管理与文秘的关系

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【收稿日期】200

【作者简介】纳勇(1955 - ) , 男(回族) , 云南民族大学副研究馆员。 ①“管理文秘”为教育部2001年下达于公共管理学科类的专业基础课程教学任务, 目前未见该名称的教科书或

专

著

。

【管理发展史】

“管理文秘”职能的历史演变

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摘 要: “管理文秘”为现代行政学概念, 就其范围与职能而言, 管理与文秘彼此交叉又不可分割, 它是管理

的

一般原理在文秘领域中的特殊应用; 管理文秘是事务管理、文秘人员在不同程度上进行着领导或管理者的管关

键

词

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秘书管理文秘

【中图分类号】C931. 46 【文献标识码】A 【文章编号】1672 - 867X (2008) 02 - 0120 - 03

当今谈论到文秘职能或秘书职能时, 无非是办

事、办会、办文、当参谋等, 却忽略了管理在其职 能中的含义。①这就从某种程度上减弱了该项职能 的职业意愿与职业渴望(管理学中称为“职业性 向”) , 以及“问责制”对该项职能依何进行“问 责”的问题。为此, 笔者在前人研究的基础上做 扼

(

要一

) 的论管理在述, 以文秘中的含期抛义。管砖理是引一玉个大。 概

念, 社会上各行业都涉及有关管理的问题。管理概 念在行政管理、公共行政、公共管理、秘书学的研 究中运用得最多的是法国法约尔的管理五要素: “管理, 就是实行计划、组织、指挥、协调和控 制”,

它是“一种分配于领导人和整个组织成员之

间的职能”, 是一个为达到组织目标而依次成为的 一个完整管理过程, 这是从职能方面解释的管 理。[ 1 ] ( P5)依据法约尔管理的职能意义, 管理职能是 管理人员在完成管理任务过程中系处于一定职务的 人完成其职务的能力。[ 2 ] ( P12) 从动态上又指为实现 某一组织的主要目的, 并对所必须的活动进行分 组。这就有两种情况: 一是以工作的内容和活动为

核心, 能相文义

、同秘相

经的职同

将性质相同的工作群称为职能, 营职能、财务职能、作业工作群称为职能, 如制造能等。故从最广意义上讲, 系指与一个职位相关的

职能。职能, , 职能活动或

二销与工

如行政职 是售工作

将职作。

目能的即

的 、 含 我

们常说的职责与职权。这种职责与职权在掌握管理 权任务中, 是让工作完成而取得成果。这就需管理 者有效地利用人力和物力去实现组织目标。组织目 标是一切组织赖以建立和存在的前提, 是维系一个 组织发展的核心。组织目标从执行的角度可划分为 法定操作的目标; 和自身建设目标;

从任务的角度可划分为工作目标 从目标分解的角度可划分为总、

分的目标; 从职责关系的角度可划分整体、部门、 单位、个人的目标; 从时间角度可划分为长期、中 期、短期的目标等等。因而, 管理者或领导不能独 立完成组织目标所有的工作任务, 之所以需要团队 的支持与管理。这就是说领导欲完成组织目标, 必 须通过其他人来取得成果, 同时也是管理在文秘中 的涵义所在。即从计划、组织、指挥、协调和控制 等管理过程理论中归纳出管理过程里面的文秘工作 内容。这是在目前探讨得不太深不太广的问题。 (二) 关于文与秘的概念。为了你的管理者(或领导、或经理等)责和职权授权给团队的成员, 允“管理”组织目标的执行过程。那

“取 会许他么,

得成果”, 把任务的职 们到后台来 最先决策与

。提起 年代的

计划要授权的就应是文秘管理者(或秘书) “秘书”这个词, 很多人会从过去西方70

一些影片中想起下面两个老套的形象: 一个是修抹 着指甲的“浪女”, 另一个就是狂热地守卫着领导 办公室入口的凶猛的“老龙”。这显然都不是当今 的职业文秘的形象! 值得注意的是, 很多文秘管理 工作者的不自重, 缺乏自信和防卫心理正在加强人 们的这种印象。这对文秘管理工作者外在形象的塑 造有一定的影响。 首谈“文书”。据《辞海》解释, 一指文章书 法; 二指诗书古籍; 三指公文、案牍; 四指书信、 —

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t ? 1994-2010 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 契约。文书学研究人员取后二意表述为: 文书是人 类在社会活动中, 由于处理事务的需要而形成和使 用的书面文字。这种文字的形成, 主要是由于国家 的形成, 而国家的形成又标志着人类社会进入文明 社会。人类的文明“始于标音字母的发明和文字

的使用, 直止今天。”动据牍字

中的通之

用内论法

以容》令

[ 2 ] ( P12)

故文书是人们在社会活

况望法书

和之令和

作的。私

为《有人

依 公 文 文

表达意图、进行联系、记述情, 且较完整的文字材料。徐: “人类有政治之组织, 即有, 即有公牍”。文书有公务文

书两部分。据考古发现, 安阳出土的甲古文书是商 代后期的记录和奴隶主文告, 属公务文书。[ 3 ] ( P1 - 6) “秘书”经历了一个由物及人的演变过程。最 早出现在《汉书·叙传》: “游博学有俊才, 与刘 向校秘书。”指宫中秘藏之书。作为一种官职出 现,

始于“后汉恒帝延熹二年置秘书监官”,

既是官署, 又是官职,

东汉 其职

所开设的“秘书监”,

务是管理文书, 相当于皇家图书馆馆长。至曹魏有 “通事部”, 设“秘书令、丞、郎”, 都是官职, 掌 管文史图书。隋唐设“秘书省”, 开始做为国家的 行政机构, 为历代所沿袭。随史变迁, 从事秘书工 作的史料记有中书令、中书舍人、翰林学士、翰林 供奉、掌书记、主簿、录事、书吏、文案、押司 等, 虽名目繁多, 但都未用“秘书”的称谓。[ 4 ] 辛亥革命后, 孙中山的南京临时政府总统府下 设“秘书处”, 政府各部门设“承政厅”或称“政 务厅” (相当于今天的办公厅) , 各省府设秘书员, 其含义与职责大体同今天的秘书相当。 源于拉丁文的“秘书” ( Secre - tnrius) , 意 “可靠的职员”。英文是Secretary, 有两种含义: 一 是大臣, 二是书记。前者指英国王室参与机要事 务、掌管机秘文书的辅臣, 后来沿用为英、美国家 主管政府机关事务的部长或副部长; 后者指从事文 字记录的人员, 后来泛指文书和事务工作人员。据 国际秘书联合会的解释, “秘书应是主管人员的特 殊助手, 他(或她) 掌管办公室工作技巧, 上级没有过问的情况下表现出自己的责任感,

能在 以实

际行动显示出主动性和正确判断的能力, 并且在所 给予的权力范围内作出决定”。[ 5 ] ( P2) (三) 关于管理与文秘的关系。这里的“理”与“文秘”说的就是协助管理层做工作,

管 也

就是帮助管理者取得成果。为理解管理与文秘两者 的关系, 有必要了解管理与领导之间的关系。在管 理学著作中一般把“管理”看成一个上位类概念, 取广义解释就包含领导, 然而在分析各个具体问题 时, 为了区别不同情况, 将“管理”作狭义解 释。

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例如管理与领导的两者关系:

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这里, 狭义的管理与狭义的领导相比较, 在活 对具

动的层次、对象、范围、任务、手段等方面都有所 区别。此时的管理仅仅只是指在战术层次上,

体对象所进行职能性实务活动任务, 即实际性掌 管、治理和安排某种范围的事务, 并为达到任务作 出一定手段的技术性处理。这是偏重于局部和战术 方面。领导则是在带领、引导的层次上, 依据情况 汇报对象而分析情况作出计划与决策问题, 在某种 范围中为达到完成任务而指挥与使用干部人员, 其 手段是偏重于全局和战略方面的。这里, 广义的管 理包含了狭义的领导, 广义的领导包含了狭义的管 理。管理作为执行生产总体运动所产生的各种职 能为含的

, 其中包含有完成组织目组织所赋予的统领组织部有管理的含义。在实践中权力分离, 就很难进行

标的领导含属的权利, , 管理如与组织、指挥

义其组、

; 领导作 中同样包 织所赋予 协调和控

制; 同样, 领导如离开了对各个人具体活动的组 织、指挥、协调和控制, 也就无法统领其组织部属 实现组织目标。所以, 两者的关系是相互区别与相 互联系的。据此我们可以类推管理与文秘的两个概 念, 同样也是既有区别又有联系的。这是因为: 一是文秘活动从属于领导者的管理活动。由历 史发展变化来看, 管理文秘活动是因为领导者的管 理活动需要而产生的。可以说, 没有领导者的管理 活动, 便没有管理文秘活动。从文秘人员职能来 讲, 不仅要帮助领导办文、办会、办事, 还要出谋 献策与发挥参谋助手的作用。尤在领导者的决策过 程中,

文秘人员要事前帮助领导搜集、整理、提供

信息资料, 并随时随地最大限度地为领导咨询服 务。文秘职能表明, 管理文秘活动具有从属性。其 实质是在领导者的管理活动中, 文秘人员只能行使 非强制性的管理权力, 没有独立的组织决策权和 人、财、物资源的管理分配权。文秘管理活动的直 接任务是提出管理的“半成品”, 经领导者同意、 采纳、批准后才能产生管理上的效能。因而管理文

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第2期 纳 勇: “管理文秘”职能的历史演变

? 1994-2010 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. http://www.cnki.net 秘活动从属于领导者的管理活动。

二是管理文秘活动中包含管理活动。在一个组织中, 着某种程度的领导者 领导者的职能是偏重于

全局和战略方面, 不可能事事动手, 件件躬亲, 而 是交给文秘人员去代为办理。文秘人员在处理大量 事务时, 然而,

常常需要承担部分领导工作。例如计划、

都是属于领导者的管理活动职能。

组织、协调等,

文秘人员常在收集、整理信息资料的基础

上, 为领导者草拟计划, 供领导者参考或者选用; 文秘人员在具体工作中必需参与较多的组织活动, 如组织会务、组织调查、组织事务工作等; 文秘人 员经常依据领导的授权参与协调工作, 如领导者与 领导者、上级部门与下属部门、部门与部门、本单 位与外单位等之间关系的协调; 文秘人员还经常依 据领导的指示与授权参与一定意义的控制, 如对某 个任务的执行注意是否一切都按已制定的规章和下 达的命令进行控制。因此, 文秘人员的职能非常特 殊分理征

, 不仅要处理大量领导者的管理工作各个部门的工作,, 具备条件服从需

事务, 还需默默无闻。为此, 文秘人员必 了解领导或管理者要于领导者, 或者说

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的智能、素养及职业道德。[ 7管理与文秘属于两个不同的范

畴, 各自有区别

不同的特殊活动, 虽然两者以领导或管理为交叉中 介而相互区别与相互联系。然而在总体上的管理活 动中, 领导者处于最高层, 偏重于全局和战略方面 的, 管理的是全局性工作。文秘人员与文秘管理部 门的工作大多属于狭义管理的内容, 又不同于一般 的管理活动, 表现出明确的辅助性特征, 在工作中 处理领导者或者管理者大量的全局性事务性工作。 综上所述, 由于管理与文秘彼此交叉又不可分 割, 故它是管理的一般原理在文秘领域中的特殊应 用。因此,

所谓的管理文秘,

是指文秘人员及部门

协助领导及部门收集信息, 协调关系, 处理事务, 出谋献策, 以促进领导更胜一筹完成组织目标的一 系列辅助性管理活动, 即事务管理。它是指各类组 织内部的综合办事机构, 对本组织综合性的日常事 务、办公环境、工作秩序、规章制度、物质财富等 所进行的管理。它包含以下几层含义: 一是文秘管 理的主体是组织系统内部的综合办事机构。如各级

人民政府内部的办公厅(室) 司理如接

、。文参

学二书与

校是、政

、文档府

医秘案组

院管、织

, 各类厂矿企业、公

内部的办公室或者行政部门的管 理的内容是组织内部的各种事务。 会议、信息等管理。文秘管理不直 对国家政治、经济等方面的管理,

经济组织的也不直接参与对生产、经营的管理。三 是文秘管理的目的是最大限度的为组织实现高效能 运转提供工作条件和保障服务的。[ 8 ] ( P度上相当于组织运转过程中的润滑剂, 的参

[

1 , 2

]

[法]

3

它在一定程 并且在管理

)

整个过程中考

发挥着不可文

估量的职责献

与功能。 :

H·法约尔. 工业管理与一般管理[M ]. 周安 国

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会

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出

版

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,

1

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华

[ [M

等

] ].

译. 北京: 中

[美] 路易斯·亨利·摩尔根.

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育

出

版

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,

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广东高

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等教

On the Function s of“Managemen t Secretary” NA Yong

( School ofManagement, Yunnan NationalitiesUniversity, Kunming 650031, China) Abstract:“Management secretary”appears as a concep t in modern administration. As for the classification and f

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and secretary are closely related. “Management secretary”uses the generalmanagement p rincip le in the secretarial d

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way. “Management secretary”is in charge of daily affairswhile secretaries get themselves to a certain degree in the mo

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Key words: function; management; clerk; secretary; management secretary (

责任编辑 马兴东)

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云南民族大学学报(哲学社会科学版) 第25

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