办公室“5S”管理认识误区解析

办公室“5S”管理认识误区解析

作者：樊祥健

来源：《企业文化》2018年第14期

摘要：“5S”管理是现代企业管理的一种简单易行的管理方法，在国内外企业生产现场被广泛采用，但对于在机关办公室推行“5S”管理还存在着许多认识误区。本文针对办公室推行“5S”管理的错误认识进行解析，并指出正确的理解，让读者认识到在办公室推行“5S”管理的必要性。

关键词：办公室；5S；管理

随着现代企业对管理水平的要求越来越高，“5S”管理活动作为有着较新质量理念、较简单易行的一种管理方法被广泛采用，众所周知“5S”由5个日语词汇组成，即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKEISU）、素养（SHITSUKE），用罗马字母拼写时，其第一个字母都是S，故合称为5S。90年代开始在我国生产现场普及并收到良好的效果。但是在办公室推行“5S”管理还鲜有提及。为何现场生产应用非常有效的“5S”管理方法应用到办公室就不受重视了呢？这是因为在许多人的思想认识中，对办公室“5S”管理存在误区。 一、办公室推行“5S”管理的认识误区及解析

误区1——我已经做过5S了。误区说明：所谓做过了，有两种可能性，一种可能性是，说这话的人本身并不了解5S，认为5S只是阶段性的项目，做一次就可以一劳永逸了，另一种可能性是，曾经做过但是现在没有坚持，或者说没有做出效果，失败了。正确的认识应该是：5S是一项持续推进的工作，只有进行时，没有过去时和完成时的概念。就像人吃饱了还会饿，灰尘擦净了还会落上新的灰尘一样，办公的整洁不可能打扫一次，就能永远保持整洁一样。

误区2——5S就是把现场搞干净。误区说明：不了解5S活动的真正意义，混淆了5S和大扫除之间的关系。正确认识是5S和大扫除是有根本区别的，5S活动不仅要把现场搞干净，最重要的是通过持续不断的活动能够使得现场5S水平达到一定的高度，并且让员工养成良好的习惯。5S是一项需要长期坚持的工作，绝不能像大扫除那样需要（参观或领导检查）的时候做一次。

误区3：5S只是生产现场的事情。误区说明：多年来对于开展现场5S管理，普遍得到了企业的任何，但是很多管理者认为在办公室搞5S管理是没有必要的，有这种思想的人还是对5S的精髓理解不够。试想如果一个来自于办公室5S水平低下的上司或管理人员在现场要求员工一定要做好5S工作，提升5S水平的时候，那么他的要求是有说服力吗？另一个方面，在混乱不堪的办公室，其办公效率必然是低下的。正确认识应该是5S是所有人的事情，只有全员参与，管理者身先士卒，5S活动才能取得良好的效果。

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误区4——5S活动看不到经济效益。误区说明：有些管理者提出做办公室5S到底能够给我带来什么效益上的好处？既然5S并不能带来什么经济效益，不参与也罢。这种错误的认知在倡导经济效益至上的企业中大量存在。事实上，5S活动的效果更多地体现在现场管理水平的提升、员工意识的改进和企业形象的改善上，并不能很快找到直接的互为因果的关系。尽管5S活动并不能带来效益上立竿见影的效果，但是可以肯定，只要长期坚持这项活动，要着眼于企业的长远发展，作用是可以期待的。

误区5——工作太忙，没有时间做5S。误区说明：这是把5S与工作对立起来的错误认识。工作太忙了，根本没有时间做5S。这种认识最容易传染，危害性极大。说话者始终强调的是生产的重要性，听起来好像无可挑剔，因此危害性极大。正确认识应该首先就要摒弃错误的认识。其次认真对待5S活动，把它当做工作的一部分而且是十分重要的部分。因为只有良好的工作工作环境才能让人有更快的工作效率。

误区6——聪明的人桌面都很杂乱。误区说明：很多人认为有很多成功人士的桌面也是比较杂乱的，列举出爱因斯坦、马克·吐温、居里夫人，现在的扎克伯格，他们可算堪称时代开创者，然而他们的工作桌面也都是乱糟糟的。事实上这种案例是十分片面的，作为管理者的办公室和有些需要创造力的工作是不同的。机关办公室需要的是要高效率且不出差错地完成一个个冗长任务时，而不是天马星空的想象力和创作力。机关办公室的管理属性决定了杂乱的办公环境会导致错误的概率提高。

二、在办公室推行“5S”管理的必要性

办公室是企业进行行政与管理工作的场所，它每天都接触内部和外部顾客，是企业对内对外的窗口，代表企业的形象，这就要求办公室的工作必须保证有效果和有效率的完成。实施5S是办公室提高效率的重要方法。

办公室的工作过程和生产现场的生产过程是一样的，办公室和生产现场都有输出和输入活动。它们之间唯一的区别就是生产现场所处理的产品是有形的，而办公室处理的是信息、文件等无形产品。同时办公室实施5S的过程可以让管理人员能更好的理解5S的内涵，有利于生产现场实施5S取得成功。所以，5S管理不但适应生产现场也同样适应办公室的管理。 参考文献：

[1]中国质量协会.全面质量管理（第三版）[M].中国科学技术出版社，2010.4. （作者单位：中国石油化工股份有限公司胜利油田分公司技术监督处）