办公室业务・２０１０年第６期 也臀 支 ・—－●！ 板软件现状、问题 张菁一 韩姣姣陈祖芬 当前应用文模板软件发展现状 目前，市场上的应用文模板软件层出不穷，使用较为广泛的有：机关公文写作助手、日常写作无忧宝典、 ＡＨＡＨ计算机辅助写作系统、商务应用文写作大师、公文写作助手等，它们的特点对比详见表１。 表１现有应用文模板软件比较 软件名称． 共有功能 特色功能 价格 运行环境 商务应用文写作大 师１．３．９ １．提供大量的合同及应用文样本。 Ｗｉｎ９ｘ／ＮＴ／２０００／ ２．文件管理器可将该软件写出的应用文进行整 ５８兀一 理，创建新目录，方便日后查找。 Ｍｅ／ＸＰ／２００３ 机关公文助手 １．面向广大行政机关。 该软件依国家公文格式标准设定格式，用户可 Ｗｉｎ９ｘ／Ｍｅ／ １．应用文的基本格 ２２９８兀 ＮＴ／２０００／ 式与内容 直接调用．。 ３．智能输出快速排版 ２．具备查询搜索 ｉ功能 内容广泛，为“纯绿色”软件，无需安装，右 键即可删除。 ２００３／Ｘ Ｉ 日常写作无忧宝典 ２树状目录结构简单直观。 ３８兀 Ｗｉｎ２０００／ ３．涵盖的文种较 ３设置政治时事等专题类目。 ＮＴ／Ｗｉｎ９ｘ／ｖｉｓｔａ 为齐全 １．以教育辅助性为主，旨在写作方法的指导以及 ＡＨＡＨ计算机辅助 ４．主要的互动形式 软件操作的指导。 ＷｉｎＮ１ｌ２０００／ ．．ＸＰ／２００３／ｖｉｓｔａ ．写作系统３．５８．８６３ 为ＱＱ、Ｅ－ｍａｉｌ 回复、热线电话。 ２．系统操作平台具有兼容性，利用ＯＬＥ技术直 ２８９ ７１２ ＸＰ／Ｗｉｎ９ｘ／ 接嵌入ＭＳ Ｗｏｒｄ作为编辑工具，涵盖了ＭＳ Ｗｏｒｄ的全部功能。 ２００３／ｖｉｓｔａ Ｗｉｎ９ｘ／Ｍｅ／ 公文写作助手 提供丰富的例文。 ３８兀 ＮＴ／２０００／ ＸＰ／２０Ｏ３／ｖｉｓｔａ 二、当前应用文模板软件存在的问题及研发建议 市场上现有的应用文模板软件各具特色，拥有一定的用户群。但也存在一些不足，如文种不全、语言文字粗 糙、模板格式有误等等。下面笔者将从形式、内容、应用三个角度深入剖析，为研发出更符合社会需求的软件提 供思路与方向。 办公室业务・２０１０年第６期 统指令，操作上就不会出现文种属 次款式”进行选择，以免用户产生 １．分类 性相同但适用范围不同的混淆；特 审美疲劳。 科学的分类有助于高效检索， 殊情况可以特殊处理，比如某一文 针对用户群对软件的审美需 为用户节省大量的时间与精力。现 种在两个大类中都可能出现，就可 求、相关功能键的使用习惯，新研 （一）形式 在软件在分类上的主要问题有： 以偏向一种，另一种仅做说明。在 发软件的界面设计要注意突出新颖， （１）分类交叉较多。有些软件 这里笔者建议通过技术手段实现资 不要过于死板。随着科学技术的发 如《商务应用文写作大师１．３．９》按 源的链接，比如一个文种同时出现 展，已经有多种多样的技术可以满 照文章属性将应用文分为十二大类， 在两个地方，点击这两个地方的目 足这类需求，技术性的支持可以使 分类较细，子类目也较齐全，但类 录都能同时连接到这个文种包含的 界面更为友好，且可以加入各种不 目的交叉问题严重，又没有加以辅 模板内容。 同的动画色彩效果。有自身独特魅 助说明。如申请书与合同在几个类 ２．格式 力的界面设置是软件研发的一个亮 目中均有出现。类目交叉将导致用 应用文的格式与国家现行的相 点，它无疑增加了软件的卖点。具 户无法准确找到所需应用文的位置， 关规定相适应。五种软件中《机关 体可以有错误声音提醒，文章完成 降低快速检索的效率。《日常写作无 公文助手》依照国家标准规定的版 后表扬的音乐、ＦＬＡＳＨ画面等，软 忧宝典》则分为十三个大类目，类 面尺寸、排版规格、内容要素、标 件研究人员采取头脑风暴法，在技 目之间区分比较细致，比如总结分 准规则、格式和式样要求进行了设 术可以支持、不改变应用文模板专 为个人总结与工作总结，亦个性化 计，通过精确的定位和智能化操作， 业性的情况下进行软件的界面完善。地设置了热点类目，但是整体分类 实现快速、精确排版标准化公文， 帮助用户有效解决工作中的问题。 上体现不出分类的依据。 （二）内容 应用文模板软件应具备齐全性、 （２）大类目较少，子类目不够 其余四种模板软件均只提供应用文 规范性与充实性。内容的填充就是 完善。如《公文写作助手》，该软件 各要素的大概分布格局，在页边距、 为了保证充实性。目前软件内容的 分为五个大类目，主要依照行业性 字体、间距，各行的字数及每页的 不足主要表现在：质来划分，整体清晰明了，但子类 行数，应用文包含的要素及其应在 １．文种涵盖 设置尽可能全面的文种是软件 目不够细致与完善，例如经济类文 的准确方位都没有按照规定预设。 这样，用户每次写作都要调整格式， 内容构建的重点。五种模板软件中， 书应添加工商与税务等文书。 （３）无明显类目，直接选择 容易导致缺项少目．且费时费力， 文种较为齐全的为《商务应用文写 ３．９》，但由于该软件具有 所需文种。《机关公文助手》与 极不方便。研发新软件时，在格式 作大师１．《ＡＨＡＨ计算机辅助写作系统》便 设置上要严格按照国家规定进行。 针对性，软件涉及的应用文主要是 ３．界面 与商务方面息息相关的种类。《日常 无明显类目：《机关公文助手》要求 用户依据上行文、下行文、其他三 软件界面是软件的名片。它是 写作无忧宝典》与《公文写作助手》 个方式选择文种，文种的具体名称 否美观大方、简单明了，项目排列 主要包括日常生活中较为常见的应 无法立刻展现，文种使用正确与否， 是否符合逻辑，都会影响用户对软 用文，适用的行业较广，但文种涵 用户无法确认；（（ＡＨＡＨ计算机辅 件的评价，甚至是影响用户购买欲。 盖不足。例如《公文写作助手》经 助写作系统》则是通过导入外部的 这五种应用文模板软件的界面设置 济文书一类的合同类应用文，合同 文档资料文件与外部磁盘文件再进 有的采用目录结构或填空式样要求 类型较少，合同的适用范围有其局 行文章的撰写编辑，根本不存在类 用户进行“傻瓜型”操作，简单直 限性。合同还应包括劳动合同、房 目之说。 观。仅《公文写作助手》在目录设 产合同、保险合同等贴近生活的应 研发新的应用文模板软件一定 置上穿插些小图片，其余均无图片 用文。《机关公文助手》乃公文写作 要有相对科学的分类依据：大类的 或其他个性设计，在细节设置上均 专门软件，皆为公文。其它文种未 设置可以从行文主体上区别，如划 缺乏人文设计与美感。有的色彩皆 有涉猎。《ＡＨＡＨ计算机辅助写作 分成行政、党务、商务、专业、个 以白色或蓝色为主色调，较为单调。 系统》则是对导入文章进行编辑， 人等，然后再分设子类，并逐级细 仅有（（ＡＨＡＨ计算机辅助写作系 没有对涵盖的文种做细致排列，在 分，这样逻辑性较强，只要根据系 统》可对界面“皮肤”和“段落层 使用中难免会造成不便。在软件的 办公室业务・２０１０年第６期 可扩展性方面，《商务应用文写作 涵盖面广。研发新的软件时，要注 关的格式模板或内容模板。这就需 大师１．３．９》和（（ＡＨＡＨ计算机辅助 意从专业网站收集范文素材，而且 要在软件设计之初按时间、文件、 写作系统》还具备自定义设置文种 要严把审核关、筛选出具有代表性 内容提要、精彩语段、精辟见解等 功能，用户可将需要的应用文进行 的优秀范文。可设计导入或添加功 对收集的公文进行整理，建立分级 整理、保存、归类，以备日后使用。 能，以便用户随时导入或添加自己 索引系统，这样公文写作人员写作 其余的三种模板软件的灵活性较差， 认为有价值的文章。 时可以随时调阅资料、参看别人的 缺乏文种的自定义模块。 （三）应用 深刻见解和精辟表达，以启迪文思。 基于此，研发实用的应用文模 软件研发的立足点和出发点在 ３．收费 板软件时，在保证文种的齐全的基 于软件的应用。应用文模板软件的 软件的费用是用户是否购买或 使用软件的重要因素。用户要使用 础上，还要注意预留足够的空间进 应用问题主要包括操作性、检索、行用户自定义。因此，软件要便于 收费三项问题。 文种升级与更新换代，软件研发商 １．操作性 这五种模板软件的全部功能都要缴 纳一定的费用。根据软件研发成本 软件的可操作性主要表现为合 和功能，软件研发商的定价也不尽 会应用文写作的人员进行自定义操 理的软件操作程序、简单易懂的操 相同，值得一提的是，《机关公文助 作。还可以设计一些专业领域的模 作指令、设置用户熟悉的按键，可 手》提供了用户一个月的免费试用 板软件，针对不同的用户群来设计 直接输出文档或直接打印等。以此 期，《日常写作无忧宝典》提供的注 相应的系列软件。 为标准可以发现：《ＡＨＡＨ计算机 册前的演示版可以让用户查询每一 ２．范文素材 要在帮助文件中用最简洁的语言教 辅助写作系统》在提示中主要分为 类别中的前两个写作样例，《公文 有了正确规范的应用文范文作 系统简介、使用操作指南、操作注 写作助手》的未注册用户，可以看 参照，所写出的应用文才会更符合 意事项及出错处理，在指导用户的 “通知、通告、公文函和启事”四方 标准。五种模板软件中，《商务应 操作上较为详尽，所欠缺的是不能 面的内容，《ＡＨＡＨ计算机辅助写 用文写作大师１．３．９》、．《公文写作 直接打印。其余四种软件均只介绍 作系统》也提供了一些免费试用的 助手》、《日常无忧写作宝典》均提 注册、升级和简单的操作指南， 功能。这样，用户就可以在试用满 供了超过百篇的范文与素材，范文 不够详尽，但这四种软件的应用文 意后注册缴费，充分考虑到用户的 也较具针对性，能满足用户的基本 都可以直接导出或打印。 自主购买权与购买的知情权。因此， 需求。但对于大部分用户来说，提 因此，新的软件在研发设计之 研发人员在设计新软件时应注意除 供的范文与素材仍不够丰富，部分 初要对应用文写作人员进行调查， 根据软件设计成本与预期收益制定 范文的质量也有待提高。其余两种 包含公文写作习惯、熟悉的编程语 价格外，还要考虑到所设定的用户 软件的示例很少，素材也未提供。 言、易于理解的对话框等，然后注 群的经济能力和市场需求情况。可 （（ＡＨＡＨ计算机辅助写作系统》中 意智能化、人性化的设计，要设计 以有多种收费形式，如一次性收费、 的材料主要储存于信息资源库，信 简捷的操作程序。软件的使用指南 按使用时间收费，也可设置软件论 息资源库承载着为不同的用户提供 应以图解的方式为用户提供直观的 坛，与用户协商收费等。 在写作过程中最常用到的各类电子 操作演示。 文档资料信息包的使命。它包括： ２．检索 一当前，应用文模板软件的研发 正如火如荼地进行，新软件的研发 图书、杂志、资料、表格、图片、 五种软件的检索方式都较为单 应该充分考虑形式、内容和应用三 图表、模板、信息链接以及其它材 大多以关键词为搜索方式，仅 方面的各种问题，才能使这类软件 料。素材的种类较广，但数量却不 有初级检索，且搜索效率不高。因 更加规范，为写作人员提供便利， 足以满意用户的需求。虽然该软件 此，研发多途径的检索方式是检索 提高全社会的应用文写作质量。 还具保存用户所写应用文的功能， 功能改进的重要方向。新设计的应 。（作者单位：福建省莆田学院 当作用户下一次写作的参考，但以 用文模板软件要注意检索途径的多 此作为范文与素材无疑是杯水车薪。 样化，可以包括文种、标题、关键 中文系）应用文模板软件应该具有丰富 词、行业性质、全文片段等，便于 的范文与素材，做到量多、质高、 用户查找和调用与自己写作意图相 ＯＦＦＩＣＥ ０ＰＥＲＡＴＩＯＮＳ
