高校电子文件管理中的问题与对策研究

高校电子文件管理中的问题与对策研究

信息化时代的到来，决定了高校在日常管理中必然要采取适应信息化时代下电子化办公模式。当前，电子文件管理已经在高校日常管理中得到了广泛运用，成为新时期高校管理必须要引进和掌握的新技术。探讨如何发现高校电子文件管理中存在的问题，做好高校电子文件管理工作，成为时下档案管理工作的重中之重。

电子文件 高校管理 对策研究

一、高校电子文件管理形式分析 随着计算机技术不断发展以及电子文件管理人员操控电脑水平的不断提高，电子文件的便捷性、安全性、可靠性得到了广泛的认可。电子文件管理在高校的规划管理中所占的比重越来越大，为高校管理工作的高效开展创造了诸多有利的条件。随着电子文件管理水平的提高和应用范围的扩大，电子文件管理实现了不受时空限制和文字、影像等综合信息方式的共享，分类处理越来越细致化，逐渐形成了许多相应的原则，如：电子文件管理的提前介入性原则、电子文件管理的真实性原则、电子文件信息保持不变性原则、电子文件管理的完整性原则、电子文件借助必要工具的可读性原则。然而，在高校规划管理升级的过程中，电子文件的不足之处也逐渐暴露了出来。例如：电子文件对读取设备的依赖性越来越强，第三者可以不留痕迹地实现对文件的修改，电子文件载体的不稳定性制约它难以长期的保存等。这就需要管理人员认真分析存在的问题，及时改进调整，以使电子管理发挥更好、更大的功能作用。

二、高校电子文件管理存在的问题事物的发展，是一个不断发现问题、不断解决问题的逐步完善的过程。当前，我国电子文件管理正在向高校管理的方方面面深入，但还普遍存在着一些不足，主要有以下几点： （一）电子文件管理存在信息安全隐患 由于计算机网络自身存在的漏洞，很容易造成信息资料受损、丢失和被盗，这就造成了电子文件管理中的首要问题——信息安全问题。例如：随着网络开放性的不断增强和病毒技术的发展，电子文件常常会受到攻击和破坏，甚至出现难以察觉的被恶意修改和窃取；电子管理的媒介的某个硬件或软件出现问题，就会导致信息系统损坏，电子文件的丢失等等。（二）高校对电子文件管理人才的培养重视度不够虽然电子文件管理在高校得到了普及，但是很多高校对电子文件管理工作的仍然缺乏足够的认识，不注重电子文件管理专业人才的培养。由于电子文件管理对管理人员有着很高的专业技术素养要求，这就要求高校必须及时引进高素质的电子文件管理人才，这种人才必须具备高超的操控计算机和网络的能力。而从当前情况来看，这样的人才引进工作上还存在很大不足，针对此类的实践性专业业务培训还相当缺乏。（三）电子文件管理所需的硬件、软件系统不兼容电子文件管理对计算机硬件设备的性能和软件的配置构成要求很高，必须在两者都符合电子文件管理的要求时，管理才能发挥其操作性能。这样必然会存在一个硬件或者软件不兼容的问题。如计算机及其外围设备的不兼容、电子文件管理系统不兼容或者安装不到位，这些都阻碍了电子文件管理工作的正常进行。（四）电子文件管理制度不够健全电子文件的高效管理必须依靠良好的管理制度。虽然国家已经颁布了相关的制度规范，但是目前很多高校还是没

有建立规范、完善的管理制度，使得电子文件管理工作混乱不堪。比如：没有完备的管理制度对职责分工进行明确，出现了相关人员之间互相的推诿，从而导致电子文件的丢失、损坏等现象时有发生。而这种混乱局面也使得电子文件管理效率降低，管理的完整性、准确性难以得到有效的保障。

三、解决高校电子文件管理中存在问题的应对之策电子文件管理存在的诸多问题，必须得到应有的重视。我们需要做的是扬长避短，找到解决问题的方法，不断提高管理水平，推动电子文件管理的健康发展。笔者认为要做好以下几点： （一）把安全放在首位，不断提高安全防护水平 严格实行“四位一体”的安全防护措施。1.电子文件管理要严格遵循定时定人、准确核对鉴定等原则。2.设专人负责电子文件的实体安全，为保证系统设备的运行安全，全天候对电子文件储存的环境因素进行调控。3.派专人负责虚拟网络的严格监控、防火墙和杀毒软件的及时更新以及系统上流通的数据信息安全审核，对登录人员操作进行严格限制，为保证系统的安全运行，不使用外来存储介质。4.重视电子文件载体的质量，做好数据库的备份工作，保证电子文件的存储安全。 （二）提高认识，加强电子文件管理队伍的建设 我们必须提高对电子文件管理工作重要性的认识，这种认识，要从高校的领导开始，到具体做某一细节工作的普通工作人员终止。只有这样，才能才能保证电子文件管理工作的完整、准确、安全。在此基础上，高校还要吸收一些责任心强、素质好并热心电子文件管理工作的专业人才，从而建立一支专业的电子文件管理队伍。要积极开展现有电子文件管理人员培训工作，鼓励他们积极学习电子文件管理的相关知识和技能，不断提高他们的高专业能力。 （三）未雨绸缪，解决管理系统的兼容问题电子文件管理的工作效率，与管理系统的硬件、软件的兼容性是密不可分的。这就要求在引进计算机设备或管理系统时，我们要提前想到硬件和软件之间的兼容性问题，避免出现冲突而引起文件受损。对于已经存在的不兼容系统，我们必须创造条件，积极寻找二者的结合点，通过相关部门的配合来实现二者的紧密连接。 （四）明确标准，共同协商，完善管理制度根据国家的相关规定，并结合学校自身的情况，电子文件应逐步地完善其管理制度。在明确相关标准的基础上制定科学、可行的电子文件管理制度。管理制度的制定可以参考传统的管理制度，更要注意制度的约束性和前瞻性。同时，要杜绝“一言堂”，要充分调动相关部门的协商，以保证管理制度制成后能够满足电子文件管理的实际需要。 总之，随着计算机网络技术的不断发展，高校电子文件管理也得到了深入快速的发展。随着电子文件管理中存在的问题不断得以解决，电子文件管理工作在高校管理中的分量必将越来越重。各高校只有切实加强电子文件管理工作，才能与时俱进，提高自身的管理水平。

参考文献：

[1]李惠红.互联网环境下电子文件归档策略的探讨

[j].现代交际，2010，（5）.

[2]韩李敏.电子文件分阶段归档管理的探索与实践

[A].2009年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集

[C].2009.