家具有限公司会议管理规定

××行字[2012]第 号 签发人：

会议管理规定

一、目的

改善会议功能，避免会议冲突，减少时间浪费，保证会议质量，提高工作效率。

二、适用范围

需利用公司一楼、三楼会议室以及六楼多媒体室召开的部门以上工作会议。

三、内容

（一）、会议分类：

1、公司级会议：由公司组织召开的商讨解决全局性问题的会议，包括董事会、高管会议及生产经营计划和总结会等。

2、专业会议：由各业务部门、服务部门组织召开的针对专业管理、专门技术和业务工作的会议，包括生产协调会、调度会、工艺技术会、品质分析会、项目工作会、安全生产会等专题会议。

3、临时会议：由相关部门或单位临时需召开的会议。 （二）、会议的组织安排：

1、需使用公司一楼生产部会议室的由生产部安排；凡需使用三楼会议室以及六楼多媒体室召开的会议由行政综合部统一安排地点。其中公司级的生产经营会议由行政总监具体负责；其它专项会议由会议召集部门具体负责。 2、会议准备 （1）会议通知

①需召开会议的单位或个人，应提前1-2日通知行政综合部协调安排地点，并发出会议计划安排，知会各部门以便于与会人员提前作好相应的工作调整或安排。会

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议内容应包括：时间、地点、参加人员范围（名单）、会议议题、会议主持人、要求事项等。对于一些特别重要的会议还需提前电话通知与会人员。

②凡已列入计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，会议召集人应提前报请行政综合部发出会议更改通知。临时会议类同。 （2）会议室使用安排

①公司会议室包括三楼和六楼两个。其中公司一级的重要会议，包括董事会、高管会议安排在三楼会议室，具体由总经办负责协调。公司一些临时性重要会议包括表彰会、成果发布会等，由于与会人员较多，可安排至六楼多媒体室或饭堂召开，具体由行政综合部负责协调。

②业务、服务部门等部门内会议安排到一楼生产部会议室，由生产部负责协调。 ③各部门召开内部工作会议（含例会）需利用公司会议室的，需提前一天知会行政综合部，由行政综合部负责协调，统筹安排，避免发生会议冲突（包括会议场所以及与会人员时间）。各部门应遵循小会服从大会，局部服从整体的原则。 （3）每次会议召开，会议召集部门应提前半小时指派专人配合行政综合部相关责任人落实以下事项：与会人员座位的编排、饮料和香烟（重要会议或有嘉宾时需要，内部会议不需要）、会议资料、电脑、投影仪器的安装调试等。

（4）每次会议召开前，会议主持人需认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会人员的基本意见倾向等。 （三）、会议进程管理

1、主持人必须严格守时，明确会议开始和结束时间，准时开会与散会。 2、主持人应积极支持与会者的创造精神，造成畅所欲言的有利气氛，要善于启发和引导与会者充分发表意见，对不能或不完全采纳的意见也应尽量肯定其价值。 3、组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，给与会者以平等发言机会和权利。 4、多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要集中献计献策的议

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题应放在会议前半部分时间进行。

5、注意创造与会议性质相适应的会议气氛，及时分发会议文件材料。若会议较长时，应安排短暂的休息并掌握时机。 （四）、会议纪律

1、与会者必须准时参加会议，因故缺席会议的须提前向主持人请假，征得同意方可委派代理人参加，迟到或按考勤制度处理，无故缺席按旷工处理。

2、会议正式开始前，由会议召集人说明会议应到人数、请假人数、实到人数，并宣布会议开始。

3、与会人员应自觉关闭手机或其他可能干扰会议的用具。

4、会议进行期间全体人员应专心聆听、准确记录，有顺序的发言，任何人不允许打断他人的发言，或未经许可针对他人发言进行争辩，违者处罚30-100元/次。。 5、与会人员在发言时立足本身职责范围和工作权限，不可偏离议题，对事不对人，禁止进行人身攻击，违者处罚50-200元/次。

6、与会人员未经主持人许可，一律不得中途离席，违者处罚100元/次。 7、会议结束时，与会人员自觉将会议上分发的需收退的文件资料、会议设备整理并退回指定的负责人处。并负责将会议室灯、窗、空调关闭，桌椅摆放整齐。 8、会议结束后，会议记录人于24小时内整理好会议记录交相关人员确认后，分发给与会者，对于会议决议由专人负责跟踪落实。

四、其他

（一）、以上规定自总经理批准签发之日起执行。

（二）、本制度解释及修改权归公司行政综合部。

××××家具有限公司

2012年3月30日

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附件：文件签收记录

主题词： 会议 管理 呈 报： 董事会、总经理 主 送： 各部门 抄 送： 各车间、各单位

（此页无正文）

签收记录 发文部门 拟 制 审 核 印发部门 印制份数 分发日期 分发人

行政综合部 行政综合部 董事会 总经理 生产部 雕刻车间 饭堂 董事长助理 财务部 涂装车间 本文件共 页 签收记录 行政部 工程技术部 木工车间 软包车间 保安 4