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内 部 文 件
编号No：财务部[2010]第001号 签发人：谢振华 致 To：徐 总、谢 总 页码 Page： 第 1页 共2页
由From: 财务部 日期 Date: 2010/11/30 事由Subject： 关于采购、报销的程序和规定
一、采购程序及规定
为规范酒店物资采购、报销程序，特制订以下规定：
1、临时性采购：日常原料（厨房原料）采购，由部门填写《申购单》，部门经理（行政总厨）签字后，交采购经理签字，方可采购；日常调料、酒水、物料等（仓库正常备料的），由仓管人员填写《申购单》或《物资申购单》，由部门经理签字后，交采购部采购。
2、计划性采购，针对各部门每月或每周常用的或需备量的物资由各部门填写《计划性采购单》部门经理签字→仓库管理员签字（证明仓库没有备货）→采购部经理签字→酒店总经理签字→董事长签字→交采购部采购。根据目前实际情况：房务部每月25日填写计划性采购单，其他部门每周三报下周计划性采购单。
3、询价性采购：主要针对筹备期各部门需购买的大宗物资，价值较高的物资（単宗价值大于1000元的）或需外联制作的物资，需多方询价，确定采购物资，由采购部部门填写《询价采购单》→部门经理签字→采购部经理签字→酒店总经理签字→董事长签字→采购部外联询价确定多家供货商→交使用部门提出意见→总经理签字→董事长确认→采购部采购。
4、物资采购单要写明数量、规格和用途。 二、报销程序
1、公司人员外出学习、外出考察等，回公司后一星期内到财务填写《费用报销单》→部门经理签字→财务经理签字→酒店总经理签字→董事长签字→财务部报销。
2、采购员报销：到财务部填写《费用报销单》→部门经理签字→财务经理签字→酒店总经理签字→董事长签字→财务部报销。每月16日—20日，报销上半月账目，每月1日—5日，报销上月下半月账目，每月报销2次。
3、原料、物料供应商报销：每月20日—25日为报销日，供应商把上月账目（单据）交采购部整理并负责找相关人员签字。采购经办
人签字→采购经理签字→财务经理签字→酒店总经理签字→董事长签字→财务部报销。如在报销日不能及时报销的，要等到下月报销日报销。
4、酒水供应商报销：酒水供应商每月20日—30日到财务核对上月销量，下月10日—15日为付款日，财务部负责找酒店总经理和董事长签字，通知供应商付款。
以上规定自2010年11月30日起执行。
打印者：时贞燕 拟稿者：杨翠霞 核稿者：杨翠霞
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