多媒体会议室使用管理办法1

多媒体会议室使用管理办法

一 目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定： 二 范围

适用于总部会议室的使用

会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型文化活动、竞赛活动等的场所。 三 职责

会议室由企管部管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理； 四 内容

1、 部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向企管部提出申请并填写《会议室使用申

请表》，经企管部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经企管部负责人同意。 2、 使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可

以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

3、 按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。 4、 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情

况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

5、 部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室

的，企管部有权对会议室的使用权另作安排。

6、 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通

知企管部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

7、 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私

自接拉电源，私自移动设备。严禁私自调动设置音响、投影等多媒体设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

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会议室使用管理办法

8、 会议室音响KTV功能使用，需有5人以上同时参与并向企管部申请，经批准使用时间、

注意事项后方可使用。且每周不能超过1次。 重大节日或公司重大活动使用由总经理批准后使用。

9、 会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

10、 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等

会议需求，前台接待员可以协助。

11、 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫

生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。

12、 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

13、 各部门或个人因会议需要拍照、摄像、录音等记录工作的须提前书面申请；需要与会

人员席卡制作摆放的，须提前半天时间提供名单及座次顺序；如有特殊接待需要瓶装水、鲜花、水果，提供横幅、X展架、等制作类物资的须由总经理签字，并请后勤采购部门准备及时供应。 14、申请流程

1) 部门或个人到企管部处查询会议室的使用状况； 2) 部门或个人向企管部申请并提出使用会议室的相关要求；

3) 企管部根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记表》； 4) 企管部将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处； 5) 部门或个人按时间使用会议室。 15、使用流程

1) 部门或个人按会议室使用规定使用会议室；

2) 部门或个人自行指定人员或请企管部协助安排会务工作。 1、 交还流程

1) 部门或个人使用完毕后，企管部检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部

门或个人改正；

2) 如部门或个人拒绝改正，企管部经理将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。 会议室使用流程：

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会议室使用管理办法

部门填写会议室使用申请表 部门经理签字 企管部经理签字 企管部部登记 使用会议室

附件：

1、会议室使用申请表 2、会议室使用登记表

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会议室使用管理办法

会议室使用申请表

申请部门 会议主题 拟用设备 其它需求 申请人 企管部意见

使用时间 参加人数 申请部门经理 Page 4 of 5

会议室使用管理办法

会议室使用登记表

使用日期 使用时间 使用部门 会议主题 参会人数 负责人

2012、8.23

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