XZ-053档案管理制度守则

档案管理制度

一、目的

为规范档案管理工作，特制定本制度。 二、适用范围

本文件适用于金瀚房地产开发有限公司对文书档案和声像档案的管理。 三、批准和解释 ★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；

★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部负责解释。 四、控制要求 （一）文书档案管理 1、文书档案分为行政档案、人事档案、技术档案和会计档案四类。 a)行政档案包括： ★重要会议材料，如报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

★部门发来与本公司有关的文件，包括通知、决定、纪要、决议、指示、条例、规定、计划等；

★公司对外正式发文或与有关单位来往的文件，包括请示、报告、总结、计

版本：A/01KHC/TG-001

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★公司的各种行政文件，包括决议、总结、计划、请示、工作协调单、会议记录、统计报表及简报等；

★公司其他文件，包括合同、协议书、干部任免、职工奖惩、劳动、工资、福利等。

★其它，行政档案移交清册、保管清册、销毁清册、工作标准、管理标准。 注：本类文件正式发出盖章时要留两份存档，各职能部门及内部形成的文件每月25日至月末搜集整理完毕，一式两份交行政事务部归档。 b)人事档案包括： ★员工合同书、入职登记表、应聘书、员工试用期考评表； ★员工求职自荐（推荐）材料、简历，学历证明、各类资格证明的复印件等； ★员工绩效考核材料，历次所写的小结材料、个人述职材料等； ★任免、调动、奖励、惩处登记表、离职通知书； ★公司员工花名册及其它有保存价值的文件资料等。 c)技术档案包括： ★各类施工、规划资料； ★各类生产、科研、设计等资料。

注：各类技术文档收到和形成当日要在本部门的“档案登记簿”上登记，以备查阅，使用完毕后由本部门归档保存；有副本或备份必须交行政事务管理部门档案管理人员保存。 d)会计档案

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★由财务部派专人搜集整理归档。 ★会计档案包括：

――会计凭证，如原始凭证、记账凭证和汇总凭证、工资单等； ――会计账簿，如日记账、明细账和辅助账薄、银行对账单等；

――会计报表，如主要财务指标及文字分析、月/季度会计报表及文字分析、

年度会计报表/决算及方案分析、不定期的、重要的一次性报表及文字分析； ――其它，如会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、业务制度、规定办法、工作标准和管理标准、有保存价值的文件材料等。 e)审计档案 ★由审计部派专人搜集整理归档。 ★审计档案包括： ――审计通知书和审计方案； ――审计报告及其附件； ――审计记录、审计工作底稿和审计证据； ――反映被审单位和个人业务活动的书面文件； ――董事长对审计事项或审计报告的指示、批复和意见； ――审计处理决定以及执行情况报告； ――申诉、申请复审报告； ――复审和后续审计的资料； ――其他应保存的。

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2、文书档案的归档、立卷管理

a）档案分类，依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别；

b）归档前将资料按类分组放置在待办卷宗内；

c）档案的立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内应把文件正文、底稿，附件请示和批复按一定顺序放在一起； d）每个档案案卷要及时整理，使之厚度适宜，一般应控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加称边，材料过宽应折叠整齐，字迹难以辨认的，应附抄件，并为每一案卷书写端正的标题； e）对所有公司档案应按一定次序排列和存放，并确定保管期限。 f）应编制档案目录（卡片），并在每年年底对档案进行一次检查，清理不必要保存的档案。 g)文书档案的工作环境要求：工作环境干净、整洁、无污染。 （二）声像档案管理 1、声像档案：反映公司主要活动和其他单位形成的与本公司有关的录音、录像、照片。

2、收集、整理和归档

a）各部门形成和收到的声像资料应及时交行政事务部存档。行政事务部应对声像档案进行整理，其工作内容包括分类、组合、排列和编目。 b)声像档案的分类、编号

照片档案按年代、事件分类，同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其

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底片号，底片在卷宗内编流水号，格式为：卷宗号—流水号；录音带、录像带、摄像带按年代分类，按内容编号，同一内容分录几盘的应视为一宗卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

c)声像档案应编注与其他载体档案相联系的参照号，其格式为：（档案形态）档号/（档案形态）档号。

3、声像档案的保管期限应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。 4、声像档案的文字说明 a）文字说明的基本内容可包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。

b）文字说明的要求 ★准确揭示档案的内容，概括其全部信息，标注项目正确齐全； ★照片的自然张（内容相似的亦可以若干张）编写文字说明； ★录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明；一组声像资料联系密切的也应加文字说明。该文字应简洁，通顺，时间用阿拉伯数字表示。 5、声像档案编制格式 a）照片编制按横写格式编制，其格式为：照片/底片—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者；照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。 b)

6、声像档案的保管

a）声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

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b)底片册、录音、录像带、摄像带应立放。

c)存放磁带最好不用铁皮柜，对库存的照片档案，要一年检查一次。 d)对有共同主题的若干声像资料组成案卷，集中编放。 e)案卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理和变动情况。

7、建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等各项统计工作。 （六）档案的借阅、使用 1、凡需使用档案者，必须填写文件“档案调阅单”，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。 2、案卷一般仅供在档案室看，立卷的文件、资料可外借，外借的须办理登记审批手续，填写“档案借阅登记审批表”。 3、借阅时间不得超过一个星期，到期需归还；如需再借，应办理续借手续。 4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁，借阅档案交还时当面查看清楚，如发现遗失或损坏应及时报告主管副总经理/行政总监。 5、外单位借阅档案，经总裁/总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室，其摘抄内容需经总裁/总经理同意且审核后方能带出。

6、建立声像档案借阅、使用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定使用范围。

7、具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理，已移交档案室的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案

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室收取保管费用。

8、声像档案原版一般不得借出档案室之外，如有特殊需要，经总裁/总经理批准后，方可办理，并按有关规定收费，实行有偿服务，如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

9、档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为信息、管理信息、产品信息、工程信息等。 （七）文书与声像档案的保管 1、应防止档案的损坏，确保档案的寿命，维护档案的安全。 2、公司应设立专门地点或专用文件库以保存档案。 3、做好档案室的防盗、防潮、防尘、防高温、防水、防火、防鼠、防强光等工作，门窗应结实牢固。 （八）文书与声像档案的鉴定 1、应从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。 2、确定各类档案的管理期限表，档案保存分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限的，保管期限从长。 （九）文书与声像档案的销毁

对已失效的档案，要经过认真鉴定，方决定是否销毁，同时编制“档案销毁清单”，并永久保存；办理销毁手续征得归档单位和各公司总裁/总经理批准后方能销毁；销毁时要有二人以上监销，并在“档案销毁清单”上签字。 （十）其他

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公司终止解散时，档案应移交控股股东。