一、一案一卷，使用统一规格的卷盒、封页、目录。
二、各种文书资料须用钢笔、签字笔书写或打印形成；当事人提供的文字材料用铅笔、圆珠笔书写的或者热敏传真纸的，须复印后连同原件入卷。
破损文书资料应当修补，过小的资料应衬纸粘贴，过大资料应折叠整齐入卷。
文书资料统一用阿拉伯数字逐页编码，正页编码在右上角，反页有内容的在左上角编码。
案卷封页、卷内目录和备考表填写规范，案卷装订无金属物，并符合档案法的其他要求。
不宜装订入卷的书证、物证、声像资料等应妥为保存，并在备考表中注明名称、数量及存放地点。
三、案卷资料排列顺序为：处罚决定书在前，其他文书资料按程序环节顺序及其形成时间先后排列，即： （一）行政处罚决定材料
1、行政处罚决定书 2、送达回执 （二）立案类文书材料
3、举报登记表 4、立案申请表
5、案件移送审批表 可变动的如在处罚后，移送应放在执行、 6、案件移送书 结案材料中 （三）调查类文书材料 7、现场检查笔录
8、调查笔录 作为立案依据应放在立案申请表前 9、药品抽样记录及凭证 10、药品检验报告书
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11---21项是可变动的文书 11、先行登记保存物品审批表 12、先行登记保存物品通知书 13、（先行登记保存）物品清单 14、解除先行登记保存物品通知书 15、（解除先行登记保存）物品清单 16、查封扣押物品审批表 17、查封扣押物品通知书 18、（查封扣押）物品清单 19、行政处理通知书 20、解除查封扣押物品通知书 21、（解除查封扣押）物品清单 22、案件调查终结报告
另外，属于调查性质的其他材料，如当事人身份证明、当事单位对某事项所作的文字说明报告、其他证据材料等，亦应按形成时间顺序列入调查类文书材料内。 （四）审批决定类文书材料
23、案件合议记录
24、责令改正通知书（若在调查时作出，则列入调查类文书材料内） 25、行政处罚事先告知书 26、陈述申辩笔录 27、听证告知书
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28、听证通知书 29、听证笔录 30、听证意见书
31、重大案件集体讨论记录 审批日期必须一致 32、行政处罚审批表 33、撤案申请表 （五）执行、结案类材料 34、没收物品凭证 35、（没收）物品清单
36、行政处罚缴款书（或当场收缴罚没款统一收据）
37、延（分）期缴纳罚没款审批表（附当事人申请分期缴纳保证书） 38、行政处罚强制执行申请表 39、行政处罚强制执行回证 40、没收物品处理审批表 41、没收物品处理清单 42、行政处罚结案报告 （六）其他材料
如行政复议、诉讼、赔偿资料及以上所列资料之外的有关资料列于案卷最后。
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