科 档ｌ案ｊ管』理 试论开放档案的利用与管理 李巍巍 （富裕县农村卫生工作站，黑龙江齐齐哈尔１６１２００） 摘要：所谓开放档案，就是指在档案形成后的一定期限内，解除封锁，禁令和不必要的限制，向社会开放，允许社会各方面和人民群众通过各 种方式利用档案，以满足他们工作查考和科学研究及维护个人合法的权益等方面的需要。 关键词：开放档案；利用；管理 案馆自身还是对于利用者，都有一个适应的过 １开放档案的意义和作用 有的档案馆已宣布对外开放，但是周六、周 程，要求档案馆在一个早晨将开放和保密档案 开放档案的意义和作用是多方面的，但总 日仍然大门紧闭，这让人一直持不解的态度。如 括起来，主要有以下几个方面： 区分的泾渭分明，一开门便迎来纷沓而至的查 果说，档案馆的这种在只服务于机关工作时养 １．１开放档案的意义 档者，是不现实的。但是，这并不说明在开放档 成的时间观念和管理方法还勉强适应机关人员 １．１．１档案的开放是档案利用工作在档案 案问题上不需要我们增强紧迫感。面对不很踊 对档案馆一般利用的话，那么，对开放档案后日 事业的改革开放形势下的新发展，它是我国档 跃的利用者，档案部门总埋怨社会档案意识不 益增多的学者型、研究型和因私利用者就显得 案工作由封闭型转向开放型转变的重要标志之 强，而社会公众则责怪部门封闭太严。应该承 不方便了。我们常埋怨社会档案意识不高，我们 同时，它也是我国科学文化事业走向繁荣发 认，在对待档案开放问题上，现有档案法规比较 常讲档案和老百姓挨得这般近、那般近，可为什 展的一个标志，，它是社会进步的一种具体体 笼统，许多档案馆沿袭使用的又多为一些内部 么档案馆就是要固守那个离百姓生活有段距离 现。从档案事业的发展史上看。档案开放的程度 掌握的文件规定，与社会发展现状不完全合拍 的“时间表”呢？档案馆开放时间看似简单，实则 如何，在一定意义上说也是衡量一个国家文明 甚至有的很不合拍。缺乏可以明示于众的具体 有许多内涵，到底档案馆是缺乏主动精神？还是 程度高低和社会是否进步的标志之一。 范围，利用者的不便当然不言而喻。 缺乏吸引民众的自信心？ １．１．２开放档案是推动档案馆（室）事业发 ２．２档案馆要大力宣传开放档案的目录 ２．５以强烈的尊法守法意识对待利用者 展的具有战略意义的措施，它对于我国长期以 人们在社会生活经常听到一些老话、空话、 对于让社会公众普遍树立起较高的档案意 应该 来封闭式的档案管理方式是一大改革。这种变 套话、大话、废话，这一切又称为“官话”。细细琢 识，档案部门的同志是心向往之的。但是，革就必然会推动我国各级各类档案馆事业的蓬 磨档案部门，也可见“官话”的痕迹。例如，一些 承认，我们对较高的社会档案意识表现的理解 档案馆的工作报告，检讨不足是：“档案利用不 或说希翼，还对局限于社会对档案部门机构、编 勃发展，因为动则发展，静则不前。 １．１．３档案档案是开发档案信息资源的一 活跃”，所提出的对应措施是：“加强编研工作”。 制、经费、人员的重视和支持，以及在档案归档、 种社会形式，它是档案提供利用工作适应社会 这粗听起来，很有“专业昧”和针对性，实际上却 向国家档案馆移交档案等方面的协调、配合，当 主义事业发展客观需要的必然结果，也是档案 空洞无物，隔靴搔痒，无的放矢。用群众的话是 然也包括利用档案的踊跃程度。而把社会对档 无味、无用”，因为编什么，怎样编，编出 案部门的监督，社会组织和公民依法维护在档 提供利用工作制度的一个重大改革。因为通过 “无错、档案的开放，人们在利用档案的过程中不仅简 的材料是束之高阁，还是派什么用场？这接下去 案方面的权益，直至向档案行政管理机关申请 化了手续，而且我们也合理地缩小了保密范围， 的关键话便不说了。研究工作，撰写文章，不钻 行政复议，向司法机关寻求司法救济，将档案部 相应地开放扩大了手续，而且我们也合理地缩 研鲜活的实际情况，习惯“拼搭积木”式的说“套 门诉上法庭，也应同样看成是社会档案意识提 小了保密范围，相应地开扩了利用档案的范围。 话”注重做工作的过程，忽略其结果，这是我们 高后的表现，而目前是想之不多，准备不足的。 ３解决措施 因此，通过多种渠道，多种方式的开展档案的利 应该注意防止的。鉴于此，在如何吸引更多的民众利用开放 在开放档案工作领域，我们需认真对待这 用工作，逐步形成我国档案向社会开放，为社会 各方面服务的新格局，就可以使档案信息资源 档案的问题上，我认为一个实实在在的措施就 样几个问题：得到充分地开发。毫无疑问，这将会对我国的社 是把档案馆开放档案的目录告诉民众。要让尽 ３．１要从遵法守法的高度看待开放档案工 会主义建设事业起到积极的作用。 可能多的人来利用档案，首先要让尽可能多的 作 １．２开放档案的作用 人知道档案馆都藏有什么档案，到开放什么档 依法开放档案是对公民依法享有的档案权 案，社会大众媒体和档案馆出版物都是宣传开 益的尊重和保护；拒不向公民提供应予以开放 开放档案是我们整个国家对外文化学术 交流工作的一个组成部分，它是我国的对外开 放档案目录的途径。至于有的人抽象地讲起档 的档案，是对公民权益的蔑视和践踏。 ３Ｉ２要加强对开放档案工作的法制化管理 放政策服务的重要方面之一。随着我国对外开 案和档案馆的作用眉飞色舞，而一涉及本馆的 犹抱琵琶半遮面”，那就是有违档 何类、何件档案能够开放要有法律法规依 放领域的不断扩大和对我开放工作的不断深 具体馆藏便“据，何类、何件档案不能开放也要有法律法规依 入，我们的对外文化学术交流工作正在不断加 案工作者的职业道德了。 ２．３以“平和”的面孔迎接利用者 据。而不能再将档案开放与否单纯当成伸缩余 强。作为祖国科学文化事业重要的组成部分档 档案开放后，档案馆迎来了许多没有“官家 地很大的档案部门内部的具体业务。 案馆，同样承担着对外进行文化学术交流的重 要任务。通过开放档案工作的开展和有关档案 身份”的普通民众，对于这部分利用者的接待是 ３＿３要加强对开放档案工作的社会监督 对开放档案工作操作要至于“阳光下”，要 进一步向国外学者的开放，必定会促进我国与 有别于公职人员的。其实，即便是公职人员，大 透明度”。社会立法要对这项工作给予关 世界上其他国家的文化学术交流活动的进行， 家在社会交往中，也都向往一种平和的氛围。档 增强“是为社会公众服务的，查阅 注，要逐步把影响和制约这项工作开展的内部 与此同时，它也将对世界文化的发展起到重要 案馆和图书馆一样，开放档案，又有什么理由接受极不礼貌的盘问 规章上升为可以明示于众的、可以交由行政机 的作用。 ２如何以开放的姿态对待开放档案工作 呢？这让读者在馆看档如同有偷读国家机密文 关和司法机关裁决的法律法规性文件。仔细分析，档案馆工作人员给利用 参考文献 我国的专家学者已有许多研究结论，例 件的犯罪感。ｌ】杨瑞英．论档案的开放与保密【Ｊ】．太原大学学 如，加强相关的法律、法规制度建设，清楚、准 者留下生硬印象的原因有多个方面。工作人员 【一。２Ｏ０５（４）． 确、严格地划定开放和保密档案的范围、界限， 记载、收集档案利用效果的目的和习惯就是一 报，对这项工作进行广泛、深入地宣传，编制可供利 个方面原因，这弓Ｉ起了利用者的误解。如果提前 【２】陈晴，邹子刽．如何做好开放档案中的保密工 信息管理，２００８（５）． 用者自由查阅的开放档案目录等。 说明一下，利用者是能够理解的。看来，档案馆 作Ⅲ．在开放档案工作中，要增强“平民”意识，要以 ２．１增强开放档案的紧迫感和使命感 开放档案是我国档案馆工作中的一项方 “平和”的面孑Ｌ迎接利用者。 向性、政策性非常强的重要改革，无论是对于档 ２．４以“开放”的“时问表”服务利用者 一１６２—