文件编码原则

文件编号 文件编号规范 版本号 页码 制定日期 一.目的 为进一步加强技术文件的管理，统一技术文件的编号，便于公司内外的协作、交流，对技术文件编号方法作科学、合理的规定，特制定本规范。 二. 范围 适用于各类技术文件的编号。 三.基本原则 本公司技术文件和资料按照下列标准统一编号，建立《技术文件目录》，以便于技术文件保管和查阅。 未经技术经理授权，任何人不得在技术文件、图纸、图样等资料的编号上作任何标记、涂改。 1.图样和文件编号一般采用下列字符： ——0~9阿拉伯数字 ——A~Z拉丁字母（O、I除外） -实心短横杠线 2.编号原则及要求 a.选用公司涉猎或成熟的产品系列进行分类 b.采用最稳定的本质属性或特征作为信息分类的基础和依据 c.一个代码只能唯一地标示一个分类对象 d.同一文件有数页时，每一页都必须填同一编号 e.引证或借用某一技术文件时应注明其编号 f.技术文件的编号应按规定的位置填写 四.技术文件的分类及编号 技术文件包括:设计文件、结构（或生产）图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设

第 1 页 共 1 页

备操作规程等。 技术文件的编号有特征号和顺序号组成，两部分之间用一字线隔开 1. 版本号： 新制定的文件为A/0，为避免版本修订次数太多，版本修订至第十次（A/0~A/9）时，须由制订部门在修订时申请废止，重新制订B/0版„。 2. 机电公司文件编号： a.组成马达、限位器、齿轮箱的相关零件的图纸等文件编号，如：WS-G0001-TZ b.其它零配件图纸文件编号，如： 零件特征代号说明： 注：所有零件图纸必须添加料号，该料号具有唯一性 c.作业指导书、BOM等文件编号，同a、b项图纸编号（尾注号因文件而异）。 3. 智能公司BOM、零件图、工艺图、作业指导书等编号 a.零件图编号：

第 2 页 共 2 页

b.作业指导书、BOM等文件编号，如： 尾注编号说明： 五.文件编写 1. 技术文件的编写和职责 1.1技术部负责产品设计文件、工艺文件、技术标准及顾客提供的文件和资料、规范的编写、校对、审核、更改、回收的管理。 1.2工程部负责作业指导书实施过程中的编制、校对、审核、更改、回收管理。 1.3.各相关部门负责本部门的技术文件的管理。 2.文件的签署和审核 2.1设计、制图由设计、制图人员签署。 2.2校核由制图以外的技术人员签署。

第 3 页 共 3 页

2.3审核由相关主管签署。 2.4所有技术文件由技术部经理（总工程师）对文件的可操作性进行审核。 注：在技术文件（包括技术图纸和文字形式的技术文件）签署栏内署名的人员，必须是具有相应资格的人员，并对自己的署名承担责任。 3.技术文件的发放 3.1已编号登记且通过审核、批准的技术文件，由技术部负责发放。 3.2所有公司内部技术文件都需加盖“受控”标识，无受控标识的文件视为非受控文件。受控文件由技术部按实际使用阶段加盖“试样”或“试制”章。 3.3文件发放后，领用人应在《发放登记本》签名；在发放文件上注明发放日期及文件编号。 4.技术文件的借阅、复制、保管、收回、作废 4.1技术部产品档案负责人专职负责技术文件定期（每周四下午）发放登记、技术文件原本的贮存、以及技术文件的借阅收发和复制备份。 4.2各部门（生产、品控、采购、仓库等）人员需要借阅、复制技术文件或资料的，必须向技术部负责人申请，方可向产品档案负责人借阅或复制。 4.3技术文件的贮存保管要采用妥善的方法，避免文件丢失、受损、受潮霉变；按技术文件来源（内部或者外来文件）和文件类别（图纸、图样或工艺流程、技术标准、参考资料等）明确区分技术文件。 4.4技术文件收回与作废的管理 4.4.1技术文件收回。产品完工验收、工厂转产、产品技术标准变化等原因，导致技术文件不再使用的，由文件管理人员及时收回；文件丢失或损毁的，在《发放登记本》签名的领用人承担相应的经济责任。 4.4.2技术文件作废。收回的技术文件，由技术部统一归档、并决定文件的处置；决定经总工程师批准生效。 完全没有保存价值的技术文件，由技术部负责人会同有关技术人员校对核实后，填写《回收/销毁文件登记单》（注明文件名称、编号和销毁理由），即可销毁。销毁申请单应妥善保存，有据可查。 为便于今后的产品技术改造、或因法律规定原因而保留的技术文件，应加盖“作废”章以防误用，并妥善贮存。 4.5外来技术文件和资料的管理 文件管理人员应确保有用的外来文件受控，及时列入《技术文件目录》，并定期识别其有效性。 对于外来图纸、图样和技术文件，技术部应予登记，并记录提供技术文件和资料的单位、收到日期，收到文件或图纸图样的名称、数量等内容。 受控的外来技术文件，由专职文件管理人员登记，分类保管，并根据需要发放或回收。 5技术文件的修改 第 4 页 共 4 页

5.1图样、技术文件的更改，应确保不降低产品质量标准（致使产品质量低于国家标准），也不得违背有关法律或技术标准的规定； 5.2修改要遵循“谁编制、谁修改”的原则--修改后，应确保图纸、图样与文件，内容清晰和完整、格式统一； 修改后，应确保修改前的原文件或图纸、图样妥善贮存，可查阅。 5.3技术文件修改，由文件的原审批人员牵头进行、并报请技术经理审批。原审批人员不在时，由技术经理（或总工程师）指派人员实施修改，修改后的文件同样需要审批；被指派参与修改人员必须获得修改文件原审批所依据的背景资料。 5.4修改时应填写《工程变更单》（在更改申请单中注明：修改前后的内容和修改原因）。经技术部负责人审核批准后实施更改；《工程变更单》需添注修改号和修改人员签名，修改文件盖“修订”章。 6修改方法 技术文件的修改分为划改和换页两种，更改内容较少时，可在文件上“划改”；修改篇幅较长的，宜采“换页”方法。 6.1 “划改”较简便，将图纸、图样或文件中需要更改的尺寸、文字、符号、图形等用细实线划掉，然后添注正确的尺寸、文字、符号、图形。 注：被划掉的部分应当可清楚看出修改前情况；同时划线修改处，应加盖“图纸或文件修订”章并标记修改日期，同时完整填写《工程变更单》，作好修改记录，确保有据可查。（技术标准、技术通知不可以“划改”） 6.2 “换页”即用修正过的页面替换存在错误的页面。 换页适用于划改会引起误解或有损文件清晰度或内容多而添注不下等情形； 换页修改时，新换页面上应加盖“修订”章并标记修改日期，同时完整填写《工程变更单》，作好修改记录，确保有据可查。 7技术文件的重新发放 因图纸、图样及文件损坏、破坏、污损等原因不能再使用，需重新更换新图纸、图样及文件的，原分发号不变，旧图必须收回或销毁。 文件回收和重新发放，必须加盖“图纸及文件发放回收章”，注明回收或重新发放日期、以及文件名称和编号。 若丢失图纸、图样或文件的，需要补发，在《发放登记本》上记录已丢失文件名称、注明丢失图纸图样或文件的发放号并分配新的分发号。 批准 日期

审核 日期 编制 日期 2013-7-11 第 5 页 共 5 页