（一）前期工作 1. 确定组织方 主办单位 联系人及联络方式 经费 经费用途 承办单位 联系人及联络方式 协办单位 联系人及联络方式 2. 会前宣传 事项 宣传稿件 网站宣传 微信宣传 新闻媒体宣传 其他 3. 联络嘉宾 内容 落实人 备注 涵盖召开时间、地点、论坛主题、报名方式等信息 注意活动信息是否有更新 注意活动信息是否有更新 注意活动信息是否有更新 类型 姓名 A 政府部门 B C D A 金融领域 B C D A 新闻媒体 B C D A 律师行业 B C D 职务 联系方式 联络人 拟邀请嘉宾名单 4. 确定会议主题 （二）筹备工作 1．活动安排 事项 上午 第一天 确定时间 第二天 会议 地点 选择地点 用餐 地点 住宿 地点 统计报名人数 下午 晚上 上午 下午 晚上 内容 备注 提前预定场地 考虑用餐类型，中餐/西餐/自助餐 提前与酒店联系，预定房间 每天进行更新汇总 根据预计人数，有选择性跟进 每天进行更新汇总 每天进行更新汇总 根据预计人数，有选择性跟进 和与会人员电话或邮件确认住宿的信息，持续更新信息。 和与会人员电话或邮件确认住宿的信息，持续更新信息。 和与会人员电话或邮件确认住宿的信息，持续更新信息。 已报名 待定 统计收费情况 已缴费 待定 免费 参会人数共计 名 第一类 单人间 标准间 参会人数共计 名 单人间 标准间 参会人数共计 名 第三类 单人间 标准间 姓名 联系方式 统计住宿信息 第二类 2. 会务筹备人员及分工 类别 领导小组 人员 组长 副组长 组长 组员A 组员B 组员C 组员D 工作内容 负责准备背景板、横幅、音响、投影等工作 负责准备笔、本子、手提电脑、会议记录 负责打印胸牌、会议指南、准备资料袋、签到表、嘉宾牌 负责准备鲜花、水、餐券 负责更新统计报名人数、住宿信息 会务筹备组 嘉宾联系组 组员E 组长 组员A 与嘉宾联络，准备嘉宾发言PPT，嘉宾个人简介等 组员B 组员C 组员D 组长 现场布置组 组员A 组员B 组员C 组长 宣传报道组 组员A 组员B 组员C 3. 活动具体流程安排 事项 时间： 地点： 签到表 签到 签到台 打印机 签字笔 微信指示牌 发言人 领导A 领导致辞 领导B 主持人 合影 具体安排 负责嘉宾机场酒店的接送 配合嘉宾其他需求，如退宿等 会后给嘉宾寄发票、写感谢信 布置背景板、横幅 调试投影仪、电脑、音响、麦克风 摆放纸笔、水、及座位卡 联系媒体、记者 现场拍照、录音录像 通讯稿的整理、会议速记 备注 在活动开始前的2-3个小时 时间 主题 做好排序，尽量与会务材料一致，方便发放。 提前与酒店协商好，并放置收纳名片的托盘 检查是否可以打印 准备 事项 备用2-3支 设置微信公众账号，引导 大家扫码加入讨论群组 备注 准备法官PPT、法官简介、演讲大纲等 准备律师PPT、律师简介、演讲大纲等 提示嘉宾是否需要提前准备一些问题 准备律师PPT、律师简介、演讲大纲等 统计好就餐人数 5 分钟 5 分钟 15 分钟 演讲人 X法官 Y律师 时间 30 分钟 主题演讲 主持人进行现场互动 Z律师 午餐 主题演讲 时间地点 演讲人 嘉宾A 主题 1-2个小时 备注 准备嘉宾PPT、嘉宾简介、时间 演讲大纲等 嘉宾B 茶歇 嘉宾C 准备嘉宾PPT、嘉宾简介、演讲大纲等 15 分钟 主持人现场现场互动 准备嘉宾PPT、嘉宾简介、演讲大纲等 视活动具体时间情况而定 会议总结 会后合影 4. 经费 总结人： 15 分钟 预算 类型 餐费 场地费 嘉宾住宿费 及车费 预算经费 材料会务费 费用 备注 统计好就餐人数 与酒店提前协商 酒店停车票 背景板 横幅 会务资料 摄影费 鲜花、水 讲课费 类型 餐费 场地费 决算经费 嘉宾住宿费 及车费 材料会务费 讲课费 （三）会后工作 事项 送嘉宾及 与会人员 离场 负责人 组员A 组员B 组员C 组员A 会场清理 组员B 组员C 组员A 会后宣传 会后结算 组员B 组员C 组员A 决算 预计支出 实际支出 备注 工作内容 备注 帮助嘉宾退宿 发放停车券 确保会场没有遗漏任何与论坛有关 送嘉宾到机场、火车站 的资料 清理签到台 检查是否有参会人员遗漏物品 整理通讯稿件 向主要嘉宾发送感谢信 向组织方寄送发票等资料 向酒店结算住宿费用 组员B 组员C 餐饮费结算 其他费用核算
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