档案管理规程

1.目的

规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。 2.适用范围

本规定适用于公司所有档案的管理，公司员工均有义务将档案资料主动移交公司行政部统一保管。 3.术语和定义

3.1档案：本规定所称的档案是指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.2档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 4.职责

4.1行政管理部：按照档案管理工作程序建立必要的规章制度，并组织、指导规范全公司档案管理工作。明确档案资料的积累范围，按规范整理、鉴定、保管、统计、提供利用。

4.2各职能部门、项目部：执行公司档案管理制度并总结反馈。 5.工作内容 5.1行政管理部

5.1.1收集公司党群工作、行政管理、经营管理类资料。

收集公司有关资信资料；各类经营合同；会议纪要；收（发）文件；各类管理制度、规定；各类计划、总结、报告报告；公司荣誉；公司重大活动形成的资料；以及固定资产、土地权属和房屋权属资料等。 5.1.2负责健全、规范公司员工档案

真实反映公司员工在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料；员工养老保险手册、职称证书等个人资料。 5.1.3做好本部门其他资料的归档管理工作。

5.1.4将收集资料整理立卷后归档。

5.2财务管理部：负责收集公司在经济活动中一切真实记录，健全、规范公司会计档案。

5.2.1收集各类会计凭证、会计账簿、财务报表、银行余额调节表、银行对账单，按时序装订成册。

5.2.2收集税务登记证、土地价值评估报告等资料。 5.2.3将收集资料整理立卷后归档。 5.3开发部

5.3.1收集公司有关项目可行性研究、投资招标、选址看地、对外谈判等过程中形成的资料。

5.3.2负责收集公司有关工程材料预算单；采购计划单；供方评定表；合格供方名单；采购合同台账；采购合同更改记录等资料。 5.3.2做好本部门其他资料的归档管理工作 5.3.3将收集资料整理立卷后归档 5.4营销部

5.4.1收集公司有关市场调研报告；可行性分析报告；市场定位报告；楼盘推广资料（报纸、折页、楼书、电视广告、礼品制作、照片等）；月度销售分析报告。 5.4.2做好本部门其他资料的归档管理工作。 5.4.3将收集资料整理立卷后归档 5.5技术部

5.5.1收集公司有关项目设计及招标任务书（规划、建筑、景观、装饰、智有化）；设计单位评定资料；设计成果阶段性评审记录 5.5.2做好本部门其他资料的归档管理工作。 5.5.3将收集资料整理立卷后归档 5.6核算部

5.6.1收集公司有关工程预、结算审定书；钢筋翻样单；隐蔽鉴证资料；工程变更资料；工程会签单等资料。 5.7工程部

5.7.1收集公司有关项目施工管理资料；项目检查情况汇总资料；对工程建设状

况进行总结分析、提出改进意见和措施的资料；参加工程项目竣前验收的资料；提交合格供应商（工程类）的档案资料。 5.8各项目部

收集土建工程、给排水工程、电气工程、桩基工程、幕墙工程、钢结构工程、通风空调工程、电梯工程等相关施工技术管理资料及报验单、质量控制资料及报验单、工程质量验收记录及报验单，具体详见工程部《竣工验收档案制度》―“房屋建设工程档案报送目录”。 6.流程说明

序号 流程名称 责任人 流程说明 支持文件及表格 1.1根据资料归档范围，各部门/项目1.《资料归档范围》 1 档案的收集 各部门/项目部 部专/兼职档案员主动做好资料收集2.《收文登记表》 工作，并做好收、发文登记。 3.《发文登记表》 2.1各专/兼职档案员对收集资料进《资料整理归档方2 档案的整理 各部门/项目部 行初步鉴定后，对需归档的资料按要法》 求分类、整理、立卷 1.3对立卷档案编写《档案资料移交《档案资料移交表》 表》，各部门定期将档案向行政部移交。各项目部定期将档案目录上报行 档案的移交 各部门/项目部 政部，在项目结束后将档案移交行政部。 1.4合同类文件需即时移交给行政部，相关责任部门可存复印件。 由公司档案鉴定小组对库存档案进 行二次鉴定，认真分析公司各类档案3 档案的鉴定 行政部 的保存价值，对已满足保管期限和无保存价值的档案提出处理意见，并作出延期保存或销毁的鉴定报告。 4 档案的保管 各部门/项目部 4.1立卷档案按类别上柜摆放，做好 记录 4.2做好库房温、湿度记录，保证库房条件。 4.3对库藏档案进行定期检查，确保档案的完整与安全。 5.1统计接收、移出和销毁的文件份 5 档案的统计 行政部 数，以及实际保存的档案数量 5.2清查档案保管情况，统计遗失、损坏、虫蛀、作废等情况。 6.1公司的全部档案，主要供本单位《利用登记表》 查阅利用。 6.2各部门工作人员可以直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料 档案的提供利用 6.3如公司人员需借用档案或查阅其各部门/项目部 它部门的档案资料，必须经公司领导批准，并做好查阅、借用记录。 6.4经批准借出的档案，档案人员要做好收还工作。对归还档案要当面查清，如有损坏，应视情况追究责任，并作出处理。 7.附件

7.1资料归档范围 7.2文件材料整理归档方法

6 资料归档范围.xls

7.3表格类：

文件材料整理归档方法.doc

发文登记簿.xls收文登记簿.xls利用登记簿.xls卷内目录.doc档案资料移交表.doc