浅谈水利工程档案的管理工作

浅谈水利工程档案的管理工作

摘要：本文阐述了工程档案的重要性，及提高案卷质量以推进档案工作规范化、标准化的几点方法，探讨了加强水利工程档案管理工作的措施。

关键词：加强；水利工程；档案管理；措施

水利工程档案的管理工作是一项系统性、长期性的工作，同时也是一项服务性、专业性很强的工作，受到国家、各省、市和水利工程建设单位的高度重视。水利建设工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设、竣工情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用。

一、水利工程档案的重要性

1、水利工程建设产生的档案材料种类多，形式多样，如文字、图纸、声像等；且具有分散性，产生于多个部门、单位或个人；同时具有联系性，往往如设计变更、预算编制、变更审核等一系列产生的文字、图纸、声像材料，都是为了完整地说明一个事件，是围绕着水利建设这一专业活动先后形成的，是不可分割的。

2、水利工程档案产生于整个水利基本建设全过程，是从项目提出、可行性研究、设计、招投标、施工、质检、监理、试运行到竣工验收等过程中形成的。故此其档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，必须将其纳入工程质量管理程序，并要与工程进度同步，确保完整性、准确性、系统性。

3、水利工程档案作为工程建设活动的真实记录，产生的大量科技、施工、管理文件材料和图纸等各种类别、各种载体的档案材料，经过收集、整理、归档后将形成有价值的系统信息资源。它为本工程的运行、管理、维护及日后的改建、扩建提供依据，也为其它工程的建设提供重要参考价值。

二、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

建立档案管理网络，加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。提稿案卷质量的具体措施如下：

一、成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专人担任兼职或专职档案员。

二、设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。

三、建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。

四、建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

三 、加强水利工程档案管理工作的措施

1、高度重视，落实领导责任制

水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。各级水利工程建设管理部门领导要对工程档案工作给予足够的重视，落实领导责任制，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，成立档案工作领导小组，明确分管档案工作领导和落实专人管理，统一协调档案管理工作，保证工程建设和档案管理同步进行，确保水利工程档案工作的正常开展。

2、 健全制度，认真履行职责

要建立健全档案管理制度, 无论是工程各阶段还是各工程参建单位，都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。各级水利工程建设管理部门应积极配合档案业务主管部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。水利工程项目法人应配备相应人员负责工程档案工作，档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作； 属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和移交工作。工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档, 如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。

3、健全制度，强化管理，落实岗位责任制

企业应建立并完善工程档案管理制度，强化各部门的实施力度，并制定相应的措施，使档案管理部门可以进行有效地监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，年终要有总结，严格考核奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束、档案资料管理通过验收的全过程。

4、加大投入，实现档案管理手段现代化

档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志， 它包括以下几方面：保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等。实现档案资料的数据化管理和网络化报送、传递，可满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务。

5、强化培训, 提高档案人员素质

水利工程档案涉及工程建设的各个领域，包含土建施工、原材料及设备检验检测、监理业务、水利专业设计及勘验等，客观上不仅对档案工作人员的专业能力水平提出了更严格的要求，而且对其综合能力素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，其专业理论知识和技术技能通常要比一般单位的档案人员更扎实、更全面，其不仅要懂文书档案的基础知识，科技档案管理专业知识，还要懂与水利工程建设有关的一些专业类别档案，并能对不同类别的档案进行分类整理。因此，为全面做好水利工程档案管理工作，就必须定期或不定期地举办针对水利工程档案管理从业人员或其它档案人员的培训班，对各专职或兼职档案管理人员讲解水利工程档案的基本知识及业务技能，提高档案管理人员的自身专业能力。举办培训活动一般应在水利工程开工前，通过培训让档案管理人员提前对水利工程档案内容进行基本的了解，有利于其在档案管理工作中更好地发挥主观能动性，积极积累相关文件资料并进行及时、准确、系统地归档。同时，还须经常邀请有经验的档案专业人员或档案行政管理部门的业务人员进行现场指导，推动档案管理工作和工程建设进程同步，为今后水利工程的建档工作奠定扎实基础，切实保障水利工程档案管理的标准化、规范化。此外，还应进一步强化和提升档案管理人员的职业道德，关心和教育工作在一线的档案人员，倡导勤勉尽责、爱岗敬业的行业之风，维护水利工程档案管理工作的安全性与稳定性。

总之，档案工作是企业生产经营中一项边缘性、基础性工作，是衡量一个企业管理水平高低的标准之一。档案工作者都应该以高度的敬业精神，良好的政治素质和广博的学识做好自己的本职工作，通过努力让档案工作为水利工程企业的生产经营、改革发展等各项工作服务。

参考文献：

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