公司人员档案管理制度

一、背景

一个公司的人员档案管理制度是公司管理中非常重要的一部分。它规范了公司管理中人事档案的建立、使用、保管及销毁等方面的流程和规定，旨在保护员工的权益，促进公司管理的科学化和制度化，提高员工管理和服务的质量和效率。

二、适用范围

本制度适用于公司所属所有员工的人员档案管理。 三、人员档案的建立

1、个人应于入职之日起提交个人身份证，毕业证书，考试及资格证书等相关证明材料，公司将按照规定制作员工档案，建立一份员工人事档案；

2、员工档案分为电子版和实体版，电子版的档案由人事部门负责建立、维护和管理，实体版的档案由公司保管管理，唯一的一份在人事部门。

四、人员档案的分类

公司的人员档案主要分为基本资料、工作记录、考核记录和培训记录等四大类。

1、基本资料：包括姓名、性别、身份证号码、民族、户口所在地、学历、专业、毕业时间、联系方式、婚姻状况、家庭成员等信息。

2、工作记录：包括入职试用期、转正日期、任职职位、工作单位、工作职责、工作表现等信息。

3、考核记录：包括年度绩效考核、月度考评、月度评估等信息。 4、培训记录：包括培训课程、培训时间、培训内容、培训成绩等信息。

五、人员档案的使用

1、人事管理：公司根据员工档案的资料，进行人事管理及决策。 2、薪资管理：根据员工的薪资档案，核算员工的薪资、社保等。 3、考试管理：根据员工的考试成绩记录和工作表现记录，更好地了解和评估员工的业绩和能力。

4、历史查询：对于离职员工，可根据员工档案查询历史工作记录和离职原因等。

六、人员档案的保管和处理

1、保管要求：公司要对员工档案实物和电子版分别进行分类、归档，并制定相应的保密措施，分别进行严格的保管管理，防止丢失、泄露等不良情况的发生。

2、更新处理：员工档案的最新内容应及时更新、互相核对，确保内容真实准确。对于员工离职或调动，应及时作出相应的处理，执行相应的销毁流程。

3、销毁流程：员工档案的销毁应由人事部门主管负责，并按照一定的程序和规范进行，防止档案被恶意篡改和泄露。

七、制度保障

公司注重人员档案的管理，定期进行对人事档案的资料进行归档、更新处理和备份。对于恶意篡改、泄露公司人员档案的行为将受到严肃处理。

八、总结

通过公司人员档案管理制度的实施，能保证公司人事档案的真实、完整和安全，并且能够更好地管理员工的人事档案，更好地服务公司的各项管理工作。