档案整理及数字化服务项目管理规章制度14页

第四章 项目管理规章制度

第一节 项目组织实施管理制度

为保障项目的管理规范性和操作流程顺畅，我司在多年的项目实施管理过程中形成了依稀累的项目管理规章制度，详细如下：

一、工作区域管理

工作人员在工作时间内不准会客，不到非工作场所，保持工作区域的安静，进出工作区域时需要两人以上行动。在工作间不允许抽烟、吃零食、大声喧哗及做其它可能损坏档案的事情。

二、实际操作管理

工作人员不能无故察看和互相议论档案内容。工作时统一穿戴无口袋的工作服，出入工作室不得携带任何与工作相关的物品；工作过程中产生的碎纸、废光盘等工作垃圾不得私自处理，必须交由档案室值班人员统一处理。挂包、钱包等个人物品存放在指定位置，未经档案室管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。

三、通讯及存储设备管理

现场工作人员不得携带任何手机、呼机等移动通讯设备

1

以及软驱、移动硬盘、U盘等信息存储等设备。项目现场外面安放专门供现场实施人员存放物品的保险柜，每人一柜。进入现场前，需更换工作服装，存放通讯设备。

四、工作日志管理

每位现场工作人员必须有每天的工作记录（时间、地点、数量等），并进行定期检查。项目经理每天需对每位现场工作人员的工作日志进行核实和检查。

五、出入证使用管理

工作人员工作场所的出入证件由专人管理，进入工作场所由证件管理者确认后当场发放，离开时交回。项目严禁未经许可放入非项目实施人员，私自带非操作人员入场纳入考核范围。

六、请销假制度管理

工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度，不得中途离职或无故不上班，实行奖惩制度。员工的请假（事假）需提前三天向项目经理进行申请，经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户）负责人提出，经双方批准方可执行。员工和项目经理的病假需书面提出申请，并需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。员工的离职需经客户方同意方可执行；项目经理的离职需提前一个月申请，公司批准后需报备客户方同意。

2

七、安全保密管理制度

1.档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

2.对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。

3.对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

4.凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

5.利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

6.对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售

7.发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

八、档案库房管理制度

1.档案库房是保存档案的重地，非库房管理人员未经许可不得入内。

3

2.库房要确定具体安全负责人，负责库房内一切安全工作。

3.库房钥匙由库房管理人员负责保管，不得转借他人。非档案人员禁止进入库房。

4.库房内要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放；库房要保持清洁整齐，注意空气流通。

5.库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光）；库房内的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房内当日的温度和湿度。

6.库房内禁止存放非档案用品及个人物品；严禁任何人吸烟和携带易燃、易爆物品进入库房；库房内不准使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备；库房内必须配备报警装置、灭火器材，并确定专人管理；灭火器材要放在固定位置，不准随便移动，要定期进行检测；档案管理人员必须会使用灭火器。

7.库房内不准办公、开会、会客和住宿，房管理人员离开库房必须锁卷柜、闭灯、锁门。

8.档案管理人员应定期对库房内各类档案进行清点，做好清点记录。

9.库房安全负责人要经常检查库房的安全，发现不安全因素及时排除；若个人无法排除，应及时向领导汇报予以解决。

4

九、档案统计制度

1.档案统计工作应做到准确性、及时性、科学性和连续性。

2.档案中心对接收的各类档案/文件，要办理交接手续，做好各类《档案移交清单》，一式两份，各存一份，以备核查和统计。

3.对接收的各类档案/文件，应逐卷/件整理，以件/卷/箱为单位统计档案现存总数量。

4.档案保管状况的统计。对遗失及损坏的档案要记录数量和原因。

5.每年进行一次档案提供利用的统计，内容包括借阅档案人次、件数，复印提供档案的数量，利用目的和效果。

6.定期统计一次档案的整理数量及情况。

7.定期统计一次本年度档案的归档情况，内容包括归档率、准确率、完整率。

8.定期进行一次档案综合情况统计，主要有档案总数量，本年度归档数量，库房及设备的增置情况，档案人员变更情况，提供档案利用的人次、件数、卷数、箱数，档案编研资料的编写情况等。

9.按上级主管部门要求填好统计报表并及时上报。

十、档案安全管理制度

1.成立公司安全领导小组，项目经理为第一责任人，直接负责项目的安全管理工作。

5

2.认真贯彻执行各项安全生产法律、法规和安全标准。 3.建立健全安全管理责任制和安全操作规程，包括单位领导职责、各部门领导职责、项目经理职责和员工安全生产职责。

4.主持召开公司安全管理专题会议，及时通报公司安全生产工作情况及有关安全生产的重大问题，对各个项目的人员和档案的安全做联合检查并通报情况，整改安全隐患和不断改善安全条件。

5.档案中心必须安全建档，实行分级管理，归档文件要做到及时、准确、清晰、专人管理。

6.档案管理人员随时做好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗漏。若发生遗漏和失误要追究相关人员的责任。

7.查阅档案等需办理借阅手续，借阅者必须爱护并按期归还。

各类资料、档案建立统计台帐。每半年对库房内档案资料盘点和统计一次。

十一、档案交接管理

档案交接由采购单位档案相关负责人和现场加工负责人员，在安排好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，流程中由采购单位档案管理专门人员全程监督并有书面交接记录。

6

十二、原档案保护措施

对档案原件要小心存放，拆订后的档案原件装订后要恢复原样。现场工作人员要保证档案的完整，不得损坏和丢失，不得篡改档案内容，原档案磨损、不清晰的，需采购单位专门人员签字同意，方可进行下道工序。

十三、档案安全存放

档案只能在工作间的专用保险柜内存放，工作间内的其它地方不准存放档案。

十四、操作安全管理

工作人员下班时，均应将工作间中所有档案锁在专用保险柜中，由本项目组的相关责任人保管好钥匙，并由采购单位人员锁好工作间房门，实行双重保险。

十五、防火安全管理

工作人员加强防火安全教育、工作间内严禁吸烟和任何火源。防止无关人员进出，防火设施配置齐全。

第二节 项目人员管理规章制度

为保障项目的人员的稳定性和人员的日常工作规范性，

7

我司在项目的运行过程中积累了大量的关于人员管理的经验，部分经验形成了规范的管理制度文件，部分项目人员管理制度如下：

一、日常行政管理制度

1.热爱本职工作，服从统一管理，认真钻研业务，努力提高水平。

2.爱护办公设施和公共财物，如有损坏，照价赔偿。 3.遵守考勤制度，按时上下班，配带工作标牌。 4.工作态度认真，一丝不苟，严格执行操作流程和业务流程。

5.讲究卫生，不随地吐痰，不乱丢垃圾，保持卫生间的清洁。

6.遵守工作场所的管理要求，不喧哗，不打闹，非经同意不得随意走动或做与工作无关的事情。

7.严禁在工作场所内吸烟，严禁携带火种、易燃易爆物及私人杂物进入工作场所。

8.严禁在工作场所内存放食物和进食、饮茶水。接触档案时要确保双手干净和干燥。

9.严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，未经允许不得复制、抄写档案内容。

10.遵守项目所在客户方的相关的规章制度。

二、岗位责任制

项目团队进驻采购单位后，项目经理会对每个工作岗位

8

制定岗位说明书，明确各个岗位人员的职责、职能及工作情况：

1.要树立高尚的职业道德，热爱本职工作，保密意识强，工作能够自主，培养员工严谨的工作作风。

2.档案整理、著录及档案数字化等操作人员均需经专业职能培训和安全保密培训，考试合格后方能承担操作工作。

3.工作人员对所承担的工作流程应熟悉，重视操作规范及要求，以确保工作无错误为最低目标。

4.工作开始前需认真做好操作前的各项准备工作。 5.严格执行有关规定，发现异常情况及时查找原因，进行纠正，并同时将情况向上汇报。

6.保持操作环境清洁卫生，保正扫描等设备正常工作。 7.认真填报工作日志及记录，字迹要清晰，记录要完整，要实事求是，严禁伪造数据，做到准确无误。

三、巡回检查制度

1.项目经理实施走动式现场管理，对各个环节工作人员工作情况作认真仔细的巡回检查；

2.巡回检查中发现异常情况，应及时处理，若遇重大问题，不能自行解决的，则必须尽快上报领导，在征得领导同意后，方可离开现场，并将发生的情况作详细记录。

3.若遇异常情况，须跟踪观察，详细做好记录，并向下一班值班人员作交待，以免酿成重大事故。

4.做记录时，要求真实、准确、清晰，保持记录本的整

9

洁。

5.巡回检查间隔时间规定为2小时，即每2小时现场巡检一次，每天检4次。

四、档案追溯表制度

1.严格执行内部档案追溯表制度，每个环节均应签字确认，日期要书清晰；

2.对各个环节的返工应由上一环节责任人进行处理； 3.项目经理抽检错误的，由编目人员完成处理； 4.客户抽检发生错误的由相关责任人处理，并给予一定额度的处罚；

5.流程单应与数字化系统中流程保持一致，做到线下线上同时监控；

6.追溯表在归还档案前抽出，装订成册，作为数字化加工档案，移交给客户方。

五、安全文明操作管理制度

为了认真贯彻“安全第一，预防为主”的方针，树立高度安全防范意识，特制定本制度。

1.新进项目现场的工作人员必须经“三级安全教育”“安全保密培训”并且考核合格方能上岗，项目经理必须经过“档案上岗培训”，并取得相应“档案上岗证证”方能上岗担任项目经理。

2.严格遵守各项操作规程，精心操作，保证原始记录整

10

洁、准确可靠。

3.岗位设置规范化，物品摆放应符合有关规定。 4.当班人员有权拒绝非本岗人员随意进入其岗位和动用其岗位任何物品，有权拒绝不熟练的人员接替其工作。

5.按时巡视检查，发现问题及时处理。发生事故要正确分析、判断，并及时向有关领导报告。

6.任何人不准带不相关人员进入项目现场。

第三节 项目验收管理规章制度

为保障我公司提供给用户方的是最终整理好的档案实体和档案数据资料和数据光盘等产品，我司项目验收管理规章制度包括以下几点：

一、验收标准制度 （一）档案实体验收标准

实体档案的验收以抽检方式进行，抽检比率不能小于5%。档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，抽检的合格率达到100%的才予以验收。

验收标准如下：

11

1.各文件材料归类准确、排列无误、案卷厚度适中。 2.档号无重复，案卷顺序号规范、统一。 3.档案著录格式规范，数据准确。

4.编制单位、编制日期、保管期限题写准确，文字打印清晰。

5.每一案卷其页号必须连续、需重新订号的页号准确无误。

6.图纸折叠规范、美观，档号章清晰正确。

7.案卷中的每一件都要进行数据录入，必须准确、无错别字，采购人可顺利进行查找。若电子数据内容或格式有误，该批数据退回免费重新修正，我司在5个工作日内完成。

8.案卷装订规范、整齐、牢固、不影响阅读。

9.案卷盒中撰写的文字需使用油印，界面清晰、美观。 10.如验收发现整理质量有问题，属中标人造成的错误、遗漏，我司对不合格的档案在采购人提出返工要求后5天内统一免费返工至验收合格。

（二）数据验收标准

数据验收以一个全宗为一个批次。 1.数据抽检

（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

（2）抽检比率必须大于10%，抽检的合格率达到100%的才予以验收。

2.验收标准

12

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

（1）档案原件：完整率100%；纸张页面错位、颠倒、压字等差错率≤1‰。

（2）电子目录：档号、题名等关键字段正确率100%，其余字段错误率≤5‰。

（3）图像文件：漏扫率≤0.2‰；图像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差错率≤1%；命名差错率≤1‰。

（4）数据挂接：正确率100%。 （三）光盘验收标准

主要检查备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。双方验收确认后，履行光盘移交手续。

二、验收实施步骤制度 （一）提出验收申请

我司项目组在做好档案实体、数据资料和数据光盘等项目成果的验收准备后，将向采购人以书面的形式提出验收申请。采购人在接到我司验收申请后应组织好验收组准备接收我司提交的项目成果，采购人觉得有必要时可以邀请采购中心、质检等部门共同参与本次项目验收。

（二）成果检验

采购方按照抽检的方式，对档案资料的整理质量、电子影像件质量、检索信息的正确率和数据挂接正确率按照验收

13

标准进行检查，双方对本次成果检验结果进行签字确认。

（三）质量问题修正

如果在验收过程中发现有质量问题或者验收成果达不到采购人要求的验收标准，我司将根据用户的意见进行一一修正。

如果工作成果存在严重的缺陷，则退回给我司。我司将对工作成果存在的缺陷制定出相应的补救措施。如果给采购人带来重大损失，我司愿意根据合同接受相应的处罚。待全部完成补救措施后双方再另行协商验收的时间。

（四）验收签字

当所有项目成果都顺利通过采购人的审查合格后，我司项目组向采购人提交档案实体、数据资料和数据光盘等所有项目成果，采购人应向我司出具项目成果验收报告，双方代表签字确认，作为采购人支付服务款项的凭据。

14

15