公司档案管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为加强公司的文书立卷工作，规范公司档案管理，特制定本制度。 第2条 适用范围

本公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料，均应按规定进行管理。 第3条 管理部门

1．文书结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影印本归档。

2．各分公司的档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。

第2章 档案管理

第4条 文件点收

文件结案移送归档时，应根据如下原则进行点收。

1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。 2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签字确认。

3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。 4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

5．如发现有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

第5条 文件整理

点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。

1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，并理齐钉牢。 3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 第6条 档案分类

1．档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。具体原则是先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2．档案分类应力求切合实用。如因档案较多、三级分类不够用，可在第三级之后增设第四级“细类”。 3．同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于“小类”（或“细类”）之后增设“卷次”编号，以便查考。

4．每一档夹的封面内首页应设“目次表”，归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。

5．档号的表示方式如下： A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2

其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。 第7条 档案名称及编号

1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。

2．各级分类、卷次及目次编号，均以十进阿拉伯数字表示，其位数使用视档案多少及增长情形斟酌决定。

3．档案分类各级名称确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅。

4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来公司规模扩大或业务增多时，随时增补之用。 5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订“新旧档案分类编号对照表”，以免混淆。

第 档号编订

1．新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。 2．档案如果归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

3．档号以“一案一号”为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

4．档号应自左向右编列，右方装订的档案，应将档号填写于档案首页的左上角，左方装订者则填写于右上角。

第9条 档案整理

1．归档文件，应依目次号以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第10条 保存期限

文件保存期限除有关法令或本公司其他规章特别规定者外，依下列规定办理。

文件保存期限规定

保存期限 永久保存 范围 公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书 10年保存 5年保存 1年保存 备注 预算书、决算书、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存10年的文书 期满或解除的合约、其他经核定保存5年的文书 结案后无长期保存必要者 各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存 第11条 档案清理

1．档案管理人员应定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，应给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。

2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。

第12条 调卷程序

1．各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后调阅。 2．档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上写明借出日期，然后将档案交于调卷人员。档案管理人员将“调卷单”按归还日期先后顺序整理，以备催还。

3．在档案室当众借阅者，免填“调卷单”。

4．档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。 第13条 调卷管理

1．借阅档案须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上档案文件须由经理级领导批准后方能借阅。

2．案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。 3．调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还。

4．调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件，应书管理部门主管同意。 5．借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。

6．交还档案时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。

7．外单位借阅档案应持有单位介绍信并经本公司总经理批准后方能借阅，但不得将档案带离档案室。 8．外单位摘抄卷内档案时应经本公司总经理同意，并对摘抄材料进行审查签章。

第3章 附则

第14条 本制度由行政部负责解释。 第15条 本制度自公布之日起实行。