中学教学参考教育时空…… ……… 普通高中学 籍档 案的管理和利用刍议 浙江温州瓯海区任岩松中学（３２５０６０）陈健 中学学籍档案是中学生个人学习状况的原始记录， 立、管理、开发与利用的研究，使他们的专业知识在深度 具有法律凭证作用，管理和利用好学籍档案，是学校档 和广度上都有较大提高；建立学籍档案管理的激励机 案管理工作的重要任务。中学生学籍档案与学校其他档 制，通过深人全面的检查和评估，树立典型，表彰先进， 激发他们对学籍档案管理工作的热情和奉献精神；落实 案相对而言，更具有自己的一些特点。 学籍档案管理人员应有的待遇，设法提高他们的工作地 学籍档案的特点 位，充分调动他们的积极性、主动性和创造性。 １．学籍档案的分散性。一是材料形成来源的分散性， ３．稳定档案干伍。档案工作连续性强，许多工作 中学生的学籍档案来自教务处、政教处等各科室；二是 材料形成时间的分散性，一般来说，学籍档案的形成时 特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时 间都比较长，一份高中生学籍档案的形成从入学登记到 间的学习与经验积累，才能逐渐适应或逐步完善。档案 干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性。因 毕业要经过三年的时间。 ２．学籍档案的变动性。学籍档案产生形成的周期较 此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，建立健全必要 促进档案工作的持续稳定发展。 长，学生学籍情况处于不断的变化中，比如有的学生考 的人员进出管理制度，加强对学生学籍档案的管理是由学籍档案的特点 试可能从补考到及格；有的可能从受处分到取消处分； 有的可能从休学到复学等，这些变化都要及时做好记 决定的，而学籍档案的利用则是学籍档案管理的最终目 的所在。 载，以便准确反映学生的学籍情况。 三、学籍档案的利用中应该注意的几个问题 ３．学籍档案的丰富性。学籍档案的内容十分丰富，包 １．采用现代化检索手段。学生学籍档案内容繁多，要 含了学生在校期间的各种表现及相关情况，主要包括： （１）新生入学通知书、新生录取名册、考生登记表、入学 能提供准确的服务，仅凭个人的记忆查找检索会很困难 成绩。（２）新生报到注册材料、学生登记表、学生成绩登 且效率低下。因此，学籍档案要采用计算机管理，根据学 籍档案查找的要求，应录入姓名、班号、证书号码等检索 记册。（３）学生升学、休学、复学、退学、转学的报批材料。 条件。只有这样，才能提高查全率和查准率。 （４）学生思想品德评定、奖惩、加团组织的材料等。 ２．严格利用审查。学籍档案具有私密性，在提供利用 ４．学籍档案的私密性。每份学籍档案都记载了学生 时一定要注意相关的法律问题，必须按照有关规定要求 的很多个人情况，如姓名、照片、出生日期、成绩记录、品 利用者履行相关的手续，不徇私情，坚持按规章制度办 德评语等，这些都属于个人隐私，在一定的范围内需要 事。 保密，要按照有关规定进行管理，以免出现不必要的麻 ３．利用中要注意把关，利用要严、要细。利用者出于 烦。 自身利益考虑，常常会提出各种各样的不正当要求，希 ５．学籍档案利用的频繁性。根据调查显示，学籍档案 望按照自己的要求出具相关的证明，比如，有的要求改 是学校档案中利用最频繁的，其利用人次占８６％以上。 成绩、出具假学历等。这就要求档案工作者坚持原则，严 学生报考高校、证书丢失、出国等，均需利用其在校期间 格把关，维护档案的真实性和权威性。 的学籍档案。 ４．注意保护好学籍档案。由于学籍档案利用频繁，大 正因为学生学籍档案具有一定的私密性、利用率又 量的翻阅及复印，会影响其寿命。解决这一问题除了靠 高，所以更加要求学校采取措施加强对学生学籍档案的 传统的纸质档案保护方法外，更重要的是要充分利用现 管理。 代化的电子技术，尽量用电子文件提供利用，因为电子 二、加强学籍档案管理的几点建议 文件的使用次数再多也不会对其寿命产生任何影响。 １．强化意识，明确职责。为保证学籍档案工作的顺 利 综上所述：档案的管理工作是起点、是基础，而档案 进行，首先要强化档案意识，这是做好学籍档案工作的 的利用是档案管理的目的和意义所在。无论是学籍档案 根本。学籍档案管理人员应主动学习档案管理的相关政 的管理，还是学籍档案的利用，都要从学籍档案自身的 策法规，真正认识到学籍档案管理工作的重要性，从而 特点出发去开展工作。 对Ｅｔ常学籍档案材料及时加以收集、整理、保管。 ２．重视培养高素质的学籍档案管理队伍。建立一支 参考文献 高素质的档案管理队伍是提高档案管理工作水平的关 ［１］杨大玉．试论加强学籍档案管理的重要性［Ｊ］．四 键。学校的学籍档案管理人员不仅要具有较高的政治素 川档案．２００７（１）． 质，还应具有较高的文化素质，应在工作实践中加强自 ［２］吴东升，阚洲．基于网络平台下高校学籍管理工 身的修养，积极学习业务，全面提高自身素质和工作效 作的几点思考［Ｊ］．宿州教育学院学报，２００６（５）． 率；学校还应经常组织管理工作人员进行学籍档案的建 （责任编辑黄晓） 一、１２８ 中学教学参考（下旬）２０１０．６总第５４期 ｆ ／
