２００９年１０月 第６卷第１０期 湖北经济学院学报（人文社会科学版） Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｈｕｂｅｉ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ ｏｆ Ｅｃｏｎｏｍｉｃｓ（Ｈｕｍａｎｉｔｉｅｓ ａｎｄ Ｓｏｃｉａｌ Ｓｅｉｅｎｃｅｓ ０ｃｔ．２０Ｄ９ Ｖｏ１．６ Ｎｏ．１０ 谈教学秘书如何处理高校教学 管理中的若干关系 汤传军 （长江大学体育学院，湖北荆州４３４０２３） 摘要：高校教学秘书是代表学校在院系实施教学管理的前沿战士，是联系学校教务主管部门与教学院系之 间、院系领导与师生之间的桥梁和纽带，肩负着具体执行教学管理规定与教学纪律，维护正常教学秩序，提高教学质 量的重大责任。所以教学秘书要充分认识自己所从事工作的重要性。正确处理好教学管理中的若干关系。努力掌握 现代教育管理理论，进一步增强岗位责任意识，提高职业素养和管理能力，创新教学管理方法，在日益复杂化、综合 化和规范化的教学管理岗位上为学校的建设和发展作出新贡献 关键词：教学秘书；教学管理；处理关系；职业素养 高校教学秘书是代表学校在院系实施教学管理的前沿战 士．是联系学校教务主管部门与教学院系之间、院系领导与师 生之间的桥梁和纽带．屑负着具体执行教学管理规定与教学 纪律．维护正常教学秩序。提高教学质量的重大责任。所以教 学秘书要充分认识自己所从事工作的重要性．正确处理好负 责与服务、履行岗位职责与提高教学秘书职业素养、常规规范 和科学研究服务：协调上级和下级、学生和教师、干部和群众 以及本院系与相关院系之间的关系．减少人为麻烦．为维护正 常教学秩序服务 教学秘书要正确处理好负责性和服务性的关系．不能强 调对领导负责而忽视热情为教学和师生服务的主题。教学秘 书要将“教学工作是高等学校的中心工作．提高教学质量，培 管理与特色规范管理、发挥桥梁纽带作用与协调各方面工作、 把握教学管理原则与实行人性化管理和提高教学管理水平与 加强教学管理研究教学等若干关系，努力掌握现代教育管理 理论，进一步增强岗位责任意识，提高职业素养和管理能力， 创新教学管理方法．在日益复杂化、综合化和规范化的教学管 养合格人才是高等院校永恒的主题”装在心中．做到爱岗敬 业，全心全意地为院系领导和师生提供优质服务；而教学秘书 热情为院系领导和师生提供的优质服务．又充分体现了教学 秘书崇高的社会责任感和职业的使命感。 二、履行岗位职责与提高教学秘书职业素养的关系 教学秘书要切实明确和履行自己的岗位职责。一是要懂 得高校教学工作规律，坚持教学中心地位。诚心诚意地服务师 理岗位上为学校的建设和发展作出新贡献 一 负责与服务的关系 教学秘书要本着对人民的教育事业负责．对教师教书育 生：要在领导和教学办公室统一意志的基础上对各教学过程 和各教学环节管理规范化．确保教学质量。Ｉ２ｌ二是要熟悉各专 业的课程结构、课程性质、课程内容和选用教材等级，便于安 排教学工作。三是要加强计划性，做好学期工作计划和月工作 计划与工作安排．做到要心中有数。对于每学期而言，有“开学 人的崇高事业负责，对培养学生成为合格人才负责的精神，全 心全意地做好教学管理工作。具体到一所高校的某院系，就是 要对学校教务处负责．对院系领导负责，对教师和学生负责， 这就是教学秘书的负责性。【ｌｌ负责性是教学秘书的政治思想品 格和人格的反映．是精神状态和主观意志的反映，是做好教学 秘书工作的首要条件 负责性具体体现在教务处和院系的双 工作．期中工作和期末工作”。在本学期末，教学秘书要根据教 学计划．将下学期开课的年级、班级、开课门数、可供使用的教 室、实验室和任课教师等列成草表，征求教师意见，在保证落 重直接领导下．按照一定的教学管理原则。运用恰当的管理方 法，组织协调各项教学工作，对落实教学计划，完成教学任务， 实现教学目标和提高人才培养质量负责。 服务性是教学秘书工作职责的本质属性．主要表现在为 师生排忧解难．提供优质服务。其具体工作是保证教学正常运 转。保证教室、实验室等教学资源合理配置；对学生成绩、教学 实教学计划和合理使用教学资源的前提下．尽量满足教师提 出的要求。一旦教务处批准了课程安排计划．就要严格按照计 划执行。任何人不得擅自词课。对于每学年而言，春季教学事 务性工作比较多．例如招生简章和培养方案的修订，学生毕业 实习和毕业论文工作。学生毕业资格审查。学生毕业前的清 考．发放毕业证和学位证等。四是要懂得各种应用文的写作方 法，能够起草、修改和发布各种教学文件。五是要掌握各种教 意见和建议．教材使用状况，实验教学与管理等方面的问题进 行分析归纳和整理．向院系领导汇报．为院系领导决策工作服 务：要收集、归类、排序、编号、编目、整理、装订、建卡和存放保 管等各类教学文件和教学资料，做到资料清晰，查阅快截，应 用价值高．为院系的教学活动、教学评价、学科建设、专业发展 学材料的规范要求。收集、整理、归纳和分析各种教学信息，归 档存放和保管。六是要能够及时发现和处理教学过程中的各 种可能出现的问题 在履行岗位职责的过程中要有计划地做 ・７７・ 好每学期每学年的具体工作 管三方制衡机制．充分发挥学生教学信息员和教学督导员的 作用．定期召开相关会议．反馈教学规范化管理过程中的各种 信息．及时发现、分析和协调解决教学规范化管理中的有关问 题，形成教师、学生和教学管理人员互相沟通、互相协调，共同 为了切实履行教学秘书的岗位职责．高校教学秘书必须 自觉提高自己的职业素养和能力。首先要养成爱岗敬业、严谨 务实、热情公正、勤奋高效和协作公事的工作品格。口嗄通过文 秘、管理和专业知识的学习与工作实践的锻炼、使自己具备计 维系正常的教学秩序的良好局面 划管理、写作表达、信息采集、调研分析等方面的能力和技能， 做好上传下达，联系左右，反馈信息，出谋划策工作。要用真诚 的笑脸，热情的话语．敏捷的思维．做好协调工作。行文要做到 格式规范。言简意赅，观点明确，条理清楚。要学会科学采集和 统计分析各种教学信息．形成准确的有价值的教学信息．作为 领导制定教学管理政策、办法和措施时的依据 坚持原则，灵 活处理教学过程中出现的各种问题．属于什么性质的问题，由 谁出面解决这类问题，要心中有数：需要集体研究解决的问 题。要先弄清楚问题来龙去脉．先拿出解决问题的方案；对于 自己职责范围内处置的问题，不推诿，不埋怨．该立断的就拍 板；不能随心所欲乱表态，不给解决问题留下麻烦和隐患。教 学秘书只有具备了良好的职业素养和处事能力．才能切实履 行教学秘书的岗位职责 三、常规规范管理与特色规范管理的关系 实现规范化的教学管理是国家教育部对高校提出的明确 要求．也是高校自身生存发展的迫切需要 教学秘书处在院系 教学管理的第一线．比较了解和熟悉本院系教学管理的相关 情况。所以在制定教学管理规范的过程中．要全程参与并积极 主动地提出自己的意见和建议 在院系一级实行规范的教学 管理．首先要根据学校教务处的指令精神．结合院系的实际情 况．要在调查研究和探索的基础上．建立健全符合教学运行规 律和本院系的教学管理规范文件．并按照既定的教学管理规 范严格进行教学管理。［４１这些教学管理文件包括：（１）教学计 划、教学大纲和资源配置等。包含培养目标、课程设置、修业年 限、实践教学环节、实习和毕业论文等内容的各专业的教学计 划．包含教学目的、教学重点难点、具体教学内容和要求、授课 进度、实验实习、考查和考试等内容的各门课程的教学大纲。 包含师资、教材、教室、实验室、仪器设备等内容的教学资源配 置计划。（２）各教学环节的规范要求。要选派学术水平较高、教 学经验丰富、教学效果好的教师任课；要对教师的备课、课堂 讲授、辅导学生、批改作业、学生实验操作技能培养、考查考 试、评定学生成绩和毕业论文等各教学环节提出明确具体的 要求．做到有章可循；（３）严把实践教学环节关。实践教学环节 是培养学生创新意识和动手能力的重要环节．每个实践环节 项目都要形成科学、系统的教学文件．例如对于某课程实习而 言，应该制订课程实习计划、实习教学大纲、学生实习具体安 排，指导教师选派，学生实习工作手册、实习报告及报告的批 改、实习成绩的评定和记载，实习效果检验。实习总结等。便于 师生按照规范从事 在规范教学管理的过程中．要吸收教师和学生积极参与 教学民主管理 在制定教学管理制度和规定时．要主动听取并 合理吸收教师和学生的意见和建议：在制度和规定发布后，要 向师生广泛深入宣传规定条款的精神实质．避免在执行制度 和规定时管理着与师生之间、教师与学生之间产生不必要的 矛盾和冲突：在执行教学管理制度和规定时．还要建立教、学、 ７８・ 在实行规范化管理的过程中还要结合本院系各学科、各 专业的特点，制定体现本学科、本专业特色的教学管理规范文 件．比如体育院系就要制定体现体育器材管理、活动场地使用 和竞技比赛奖励等方面的管理规范：有一定规模实验室的院 系，要在实验室建设与管理．培养学生创新思维和动手能力等 方面的管理规范。只有将常规规范管理与特色规范管理有机 地结合起来实行科学管理．才能创新本专业人才培养模式．形 成本学科本专业的特色 四、发挥桥梁纽带作用与协调各方面工作的关系 高校的教学管理过程一般都是按照“教务处一教学院系一 教学研究室”这样三大环节进行的 教学秘书正处在教学管理 的上情下达、下情上传，承上启下的中间环节上．是教学管理 的“神经中枢”．是联系教务处和院系师生的纽带和桥梁．因 此．做好协调工作是教学秘书义不容辞的责任 高校教学秘书的协调工作包括纵向协调和横向协调 对 于纵向协调工作。主要是“上情下达．下情上达”。首先要高标 准、高质量地贯彻执行上级教学管理的指令和要求、院系规范 管理的文件和规定：其次要找准本单位需要与上级主管部门 协调才能解决的问题：在问题解决后，还要总结协调解决问题 的经验和教训，便于今后更好地协调工作。对于横向协调有院 系内外之分。在院系内部．教研室和实验室等是最基本的教学 组织单位，教学秘书要尊重他们的管理权．以平等的态度进行 协调工作：要根据教师具有高度的自尊和敏感的人格特点．讲 究协调的技巧和艺术：［５１要充分体现以生为本的服务理念．以 政治思想工作为先导来协调教学主体与客体之间的关系 在 协调工作关系时，要把分清是非、把握主次、维护团结和稳定 教学秩序放在首位。院系外部的协调工作包括不同院系教学 秘书之间的互相沟通和互相学习．交流工作经验和体会．取长 补短；同时要提高与后勤、网络、设备、科技、人事和图书馆等 职能的领导进行沟通、交流和协调解决问题的能力。在以教学 为中心，努力提高教学质量的大背景下．教学秘书利用自己特 殊的岗位发挥桥梁和纽带的作用。认真做好协调工作．确保在 和谐的氛围中提高教学质量 五、把握教学管理原则与实行人性化管理的关系 规范教学管理的各种文件、规则和规范是教学秘书在院 系实施教学管理的基本原则。对于执行有关原则的师生要予 以充分肯定和表扬，对于违反原则的师生应该提醒、劝告．对 于严重违反原则造成教学事故着要根据情节轻重予以处理． 以警示他人 在执行教学规范管理的基本原则时．要特别注意工作方 式方法，实行人性化的管理。要主动热情．善解人意．化解矛 盾，多办实事；要在祥和、融洽、亲近和互信的氛围中工作 要 充分认识“教学无小事”的道理．因为教学上的任何事件都与 教师和学生的利益密切相关，稍有疏忽．都有可能导致教学事 故．影响教学质量。［６１ 六、发挥传统文字信息管理手段优势与充分利用现代信 息管理技术的关系 院系领导在为日常管理、专业设置、培养目标和招生规模 等作出选择与决策时．需要准确可靠的信息依据 因此教学秘 书必须强化信息意识，提高信息素养，掌握信息收集、管理和 应用方面的知识．要充分发挥传统文字信息管理手段的优势． 建立健全各种教学档案：要将文字和图表等信息材料进行收 集、整理、归类和存放，有的材料要进行统计、分析和鉴定：教 学信息资料的收集、整理和存放要有科学规律性、完整性和连 续性．要方便查找和提取．以便能够及时准确地为院系领导提 高所需要的信息 在重视纸质档案材料的同时．还要学会利用信息的数字 化、网络化和办公自动化技术，依托计算机建立教学信息库， 获取、传输、处理和应用各种信息资源，院系内外印发的文件 可以按照一定的原则和方法形成具有记载和应用功能的活文 件，重要的教学材料还应该保存在移动硬盘或者制作成光盘。 只有将传统文字信息管理手段优势与现代信息管理技术手段 相结合．才能提高为教学 务效率、水平和质量。 七、做好常规管理工作与处理突发事件的关系 教学秘书要按照例行性和时效性的工作特点做好教学常 规管理工作．例如按照教学计划排课和选课．按照教学时段进 行期中考试和期末考试．对学生的不及格课程进行补考或者 重修，教学质量检查中的 、收集和转达教学意见和建议等 等，都属于例行的常规教学管理工作。新学年学生入学报到． 学生课程实践活动、毕业实习、毕业论文等都有严格的时间限 制。但是这并不能说明教学秘书的工作都是程序式的一成不 变的机械性的工作．在教学过程中可能随时会发生某些突发 性事件．例如在课程进行过程中多媒体教室的设备不能正常 工作．教师因为某种特殊原因不能按时上课而来不及通知学 生调停课．毕业班同学因为找工作而不能按时完成毕业论文． 或者不能按时回校参加论文答辩等等．这时都要教学秘书适 时恰当地进行处理 在处理教学过程中出现的突发问题时．要体现以人为本 的理念．要使受教育者在如沐浴春风的和谐氛围中接受教育． 要把分清是非、分析原因、防止重犯放在首位．而不应该动不 动就以纪律处分吓唬人；要对自己有信心，对学生有爱心，对 教师有诚心，对同事有热心，处理事情有耐心，对待工作有责 任心；要设法营造和谐氛围，增强协调意识，促成教学过程的 良性循环 八 提高教学管理水平与加强教学管理研究的关系 高校的教学管理是一门跨教育学、管理学、自然科学和人 文社会学科的学科．既不是完全的教学和科研工作．也不是完 全意义上的管理工作。因此，教学秘书在切实做好日常教学管 理工作的同时．还要结合自己的工作实际从事高校教学管理 方面的科学研究工作．以进一步提高教学管理水平。例如．现 代社会无论是从思维上还是形式上都呈现出多元化和个性化 特征．与社会密切相关的大学生也不可避免地在学习、生活和 社会活动的方方面面也呈现出多元化个化特征．如果我们的 教学管理仍然沿用传统的以班级和年级为对象的宏观管理水 平，就很难有效实施对当代大学生的管理。这就提出了如何加 强对大学生进行精细化管理的课题 教学秘书可以通过深入 课堂听课，召集师生座谈，利用工作之便与师生沟通．从学生 那里了解到教师的教学情况．从教师那里了解到学生的学习 情况，将教学管理者的触角延伸到课堂、实验室、宿舍以至个 人，实现精细化管理。目前．社会对于人才的需求出现了新动 向，从强调专业性转向既看重专业素质。又注重综合能力、实 践技能和创新意识。教学秘书应该利用师生参加社会实践活 动和实习的机会，深入企业、机关、农村和学校．多渠道地了 解、收集和整理社会和用人单位对高校培养人才规格和素质 方面的需要，协助领导进行必要的人才需求分析和预测．以便 及时调整专业结构、培养目标、专业设置、课程设置和教学计 划。加强人才培养的计划性．提高人才培养的质量标准和针对 性，ｆ７ｌ【８ｌ为进一步改革现行高校人才培养模式．强化学生创新 意识培养、动手能力培养和社会适应能力培养等方面提供重 要依据。这些都为教学秘书进行科学研究提供了很好的课题 教学秘书很有必要也有可能加强这方面的研究工作．为提高 教学质量和强化人才培养素质献计献策 教学工作是学校的中心工作．是学校一切工作的出发点 和落脚点．教学质量是学校生存和发展的生命线．不断提高教 学质量是学校永恒的主题。强化教学管理是提高教学质量重 要手段，教学秘书是从事院系教学管理的基层人员．是代表学 校实施教学管理的前沿战士．肩负着学校提高教学质量的重 大责任。所以教学秘书要充分认识自己所从事工作的重要性． 努力提高自己的综合素质，掌握现代教育管理理论．提高教学 管理能力，创新教学管理方法，进一步增强质量意识、服务意 识、协调意识、效率意识、信息意识．研究意识等岗位意识和职 业素养．在日益复杂化、综合化和规范化的教学管理岗位上为 学校的建设和发展作出新贡献 参考文献： 【１】武丽丽，蒋洪瑞．掌握工作特点，做好教学秘书ｆＪ１．山西财经大学学 报（高等教育版），２００９，１２（１）：８Ｏ一８２． 【２】潘淑娟．高校教学秘书必备的素质研究啪．吉林省教育学院学报， ２００９。２５（３）：９４－９５． 【３】王京红．提高高校教学秘书的能力，发挥高校教学秘书在教学管理 中的管理、服务作ｍ［Ｊ１．科技文汇，２００９，（２）：１４． ［４王彗玲．４］论系教学秘书的素养在教学管理规范化建设中的作用叨． 湖北第二师范学院学报，２００９，２５（１２）：８９—９１． 【５】滕秀梅．对教学秘书的“横向”与“纵向”协调功能的认识叨．中国水 运（学术版），２００６，６（９）：２４６—２４７． 【６１韦双颖，苏文强，朱毅，王砥．新时期高校教学秘书应该具备的岗位 意识【Ｊ】．成都大学学报（教育科学版），２００９。２３（２）：５２—５４． 【７】李毅弘．浅谈现代高校教学秘书如何做好信息工作引进与咨询叨． ２００６，（９）：９４—９５． 【８】胡岩．教学秘书工作在本科教学水平评估中的重要意义Ⅲ．辽宁行 政学院学报，２００８，１０（５）：１５５—１５７． ・７９・
