会议管理暂行规范
1.目的:
使公司会议管理规范化，健全部门沟通管道，提高会议决议的执行力；不断总结工作经验，提高管理效率，提升管理能力。 2.范围:
公司管理的各项会议，初期会议管理的重点是公司级的周会、月会、季会、年会及其他由公司召集的重大会议。 3.职责：
3.1会议主持人负责组织、支持会议并维持会议纪律，对会议中议题作出决议，存在争议无法作出决议的事项由总经理或其代理人负责决议。 3.2与会人员按照会议程序积极参与会议。
3.2.行政部负责会议室各种设备（如白板、白板笔、白板擦、投影、电脑、音响等）及会议室的日常管理。 4.内容
4.1一般流程图：
记着别忘了通知行政准备会议室
召集部门发出通知
行政提前10分准备会议室及设备 准备相关设备，会议材料 与会部门提前提报会议议题事项
给指定人员
确认事项给部门签字并追踪执行
将会议记录发各部门
4.2会议类别：按召开的频率，会议可分为例行性会议与临时性会议两大类别。 4.2.1例行性会议：
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会议人员签到 会议 会议纪要 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司
4.2.1.1会议名称：公司年度、季度、月度、周度总结工作会议： 4.2.1.2公司经营管理周例会：
A会议时间：周一上午10:00开始（基本目标1小时，最多不超过2小时）。 B会议地点：办公楼二楼大会议室。 C会议主持：总经理或其指定主持人。
D参加人员：各部门项目经理、经理、副总（总监）等人员。（经指定的特定人员也须参加）
E会议准备及内容：
①各部门：周六下午17：30前按要求提交本部门上周工作总结及下周工作计划；②会议记录人汇总各部门下周须完成事项；
③检查上周会议事项执行进度，明确安排本周事项；
④行政提前10分钟准备会议室空调、灯光、投影、环境卫生等；
⑤会议形成的决议事项形成《周会议决议事项追踪表》，经各责任人签字后下发各部门并签收，追踪人会后按时间进度追踪完成结果情况。
4.2.1.3公司月度工作总结会：
A会议时间：次月15日前。 B会议地点：办公楼二楼会议室。 C主持人：总经理或指定其代理人。
D参加人员：各部门项目经理、经理、副总（总监）等人员。（经指定的特定人员也须参加）。
E会议主要内容：总结汇报上月工作完成情况，计划下月相关工作事项等。 4.2.1.4公司季度工作总结会：
A会议时间：次季度首月15日前。 B会议地点：公司二楼大会议室。 C主持人：总经理或其指定代理人。
D参加人员：各部门项目经理、经理、副总（总监）等人员。（经指定的特定人员也须参加）。
E会议主要内容：总结汇报上季度工作完成情况，计划下季度相关工作事项等。 4.2.1.5公司年度工作总结会议：
A会议时间：次年元月份或春节前两周内召开。 B会议地点：具体另定。 C主持人：总经理
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D参加人员：各部门项目经理、经理、副总（总监）等人员。（经指定的特定人员也须参加）。
E会议主要内容：总结上年度工作完成情况，规划下年度工作目标，对公司的相关战略目标进行检讨和确认，总结过去，展望未来。
4.2.1.6各部门例会：（详见各部门会议一览表）（暂不列为管理重点）
A会议时间：由各部门视情况具体实施。 B会议地点：由各部门视情况具体实施。 C主持人：部门一把手（总监或经理） D参加人员：部门相关人员。
E会议主要内容：工作总结与工作计划。
4.2.2临时会议：
4.2.2.1临时会议由召集部门以电话或以电子邮件形式通知相关人员参加，紧急临时会议
不得以电子邮件形式通知。
4.2.2.2通知应明确时间、地点及会议议题并做好相关会议准备安排。
4.3会议准备：会议应事先明确主题，与会人员在会议召开前，应依据本职工作做好会议发言书面资料的充分准备。 4.4会议管理规定：
4.4.1例行性会议如已规定具体会议时间，则不另行通知；如未规定具体会议时间，应提
前两天以上通知各参加人员。
4.4.2例行性会议如有变更，由行政部前台文员至少提前2小时通知各参加人员。 4.4.3临时性会议原则上由召集部门安排人员至少提前半小时通知参加人员。
4.4.4会议参加者必须于开会前五分钟准时出席并在签到表上签名(临时性会议不作签到
表)，因故无法到会者，须提前至少2小时请假，原则上还须派代理人出席。 4.4.5主持人应控制会议时程，会议时间以二个小时为宜(年度、季度、月度等总结性会议
除外)，延长不得超过一个小时，尽量在规定时间内结束会议。
4.4.6会议应围绕主题进行，避免议而不决，决而不议，行而无效，做好跟踪检查工作。 4.4.7会议中主持人须对问题作出决议，并确定执行部门及协助部门（若有必要，可另开
专题会议），并由专人跟踪进度；主持人无法决议时，由总经理或其代理人决议。 4.4.8会议纪律：
4.4.8.1开会前，与会人员的手机或其它联络工具调为静音（振动）。若有紧急事件须经主
持人同意后方可接听。
4.4.8.2会议中不可随意中途离席，不得随意进出， 若有紧急事件经主持人同意后方可进
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出。
4.4.8.3会议中不准谈论与会议内容无关的议题（除非经主持人或总经理或其代理人要求
需要讨论时除外）。
4.4.8.4会议主持人应引导发言者在预定时间内做出结论。
4.4.8.5会中议题必须是跨多（三个部门以上）部门议题或两个部门单独沟通不能解决议
题讨论；禁止不经讨论交换意见议题到会中讨论(通报事项除外)。说明：与会人员要在会前围绕自己所提议题做好充分的准备，凡只是涉及两个部门之间的问题，问题提出部门须先行在会前进行部门间的横向沟通，没有横向沟通而在例会上提出者，会议主持人会打断问题的陈述，并责令下面沟通，会上不谈；若已经过横向沟通，但没有结果或者对应责任人配合不积极时，可以在例会上再次提出确认；凡是涉及三个及三个以上部门的问题，方可在管理例会上提出，但建议问题提出部门在事前也要进行横向沟通，沟而无果者再在管理例会上提出商议；有些重大敏感问题（如涉及薪资、福利、提成等方面）尽可能会前交换意见，统一认识，管理会上只公布结果或者操作办法。
4.4.8.6议题涉及自己时，需主动积极发言。
4.4.8.7不可取用不正确的资料，不要只做期待性预测或只谈抽象概念。 4.4.8.8 不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击，须就事论事。 4.4.8.9 不能迟到、早退、旷会。 4.4.8.10会议期间禁止抽烟、吃零食。 4.4.9会议专项考核与奖惩：
4.4.9.1会议迟到者主动当场捐款50元，并记入会议记录。 4.4.9.2会议中违反相关会议纪律者每次当事人主动捐款50元。
4.4.9.3决议事项若无正当理由而未执行，对应部门负责人捐款50元，同时须再次明确完
成时间，不配合执行者交总经理问话。
4.4.9.4所有捐出款项一律用作员工福利（比如办公楼水果盘、员工生日活动等），款项每
月进行账务公开一次，由人力资源部会议追踪人负责账务管理。
4.4.9.5若当月无一次捐款记录者，由公司从财务拿出款项实施上述员工福利活动。 4.5 会议记录
4.5.1公司级会议由人力资源部负责指定人员记录，部门会议由部门文员或指定人员负责
记录，临时会议由召集部门指定人员负责记录。周会议只负责记录经会议确认需要追踪的事项。月度、季度、年度会议要形成详细的会议纪要。
4.5.2周管理例会的会议记录须在当天下午17：30前整理完毕并签发各部门；月、季、年
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度工作总结会的会议纪要须在会后的7个工作日内整理完毕并签发各部门。 4.5.3周会议记录即《周会议决议事项追踪表》经各相关责任人签字确认后由会议主持人
审核即可签发，月、季、年度工作总结会的会议纪要由人力资源总监审核、总经理签发。
4.5.4会议文件的管理：会议文件的原件及电子档由人力资源部负责派人管理，以备检索。 4.6本制度经总经理签字生效，自2011年5月27日起实施，解释权归人力资源部所有。 5.相关表单： 5.1《会议签到表》 5.2《决议事项追踪表》 5.3《周工作总结与计划表》 5.4《各部门常规会议一览表》
拟制： 批准：
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审核：
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