对档案管理工作中保密原则的探讨 员是利用档案管理制度的直接贯彻者，对 张影 刘天龙 黑龙江哈尔滨市木兰县档案局 １ ５１ ９００ 档案的安全负有直接责任，所以档案管理 人员必须具备较高的保密安全素质。 ３、监督措施在利用中，要根据不同的 利用对象的不同目的，掌握其心理和思想 动机，加强重点监护。有条件的档案馆、室 还可以安装监视器材。对某些为获取凭证 而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或 涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻 【文章摘要】 有知密早、知密多、知密深的特点。他们对 保守党和国家的秘密负有比一般工作人员 档案中包含着一些涉及国家秘密的 文件、科技成果、经济数据等，其有别 更为重大的责任，因此，在档案保密工作 于其他各类公开性资料的一个特点就是 中，档案保密工作的好与不好与档案管理 秘密性强，所以在档案管理工作中，要 人员的素质起到至关重要的作用。绝密档 对档案保密工作给与充分的重视 案管理人员必须具有较强的责任心、事业 心和高度的保密意识，不仅需要有严谨的 【关键词】 工怍作风，而且经手的每件事情需要谨慎 档案；保管；保密工作 严密，手续清楚，而且要防止“无形”储存 在头脑中的秘密泄露。 档案信息涉及国家安全和国家利益以 ３、加强绝密档案的日常管理。绝密档 及社会秩序、个人隐私等内容，其有别于各 案的调阅、移出、销毁等应严格按照规定手 类公开性资料的一个重要特点就是秘密性 续办理，必须经指定领导人审批，认真履行 强。在现如今的信息时代，如何能够充分的 登记、签字等于续，任何人无权擅自调阋。 发挥各项档案的效能，又呢确保不发生泄 绝密档案使用完毕后应及时核对、检查，发 密问题，是值得我们认真思考的一个问题， 现失密、泄密问题应及时查明原因，进行补 所以在档案管理工作中，要对保密．［作给 救 予应有的重视。 三、档案管理人员的职责 一、档案库房管理中的保密工作 档案管理人员的首要职责是要维护档 档案的库房管理是档案保密的重点， 案的完整与安全。这既是档案保管工作的 从总体上来讲，档案库房应按照国家有关 基本任务，也是档案保管工作的目的。档案 规定单独兴建，但是在一些不具备条件的 保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、 单位，往往会将库房设在机关办公楼内，在 不散、不乱。不坏是指档案保管得完好无 这里应注意的是，不是任何一间办公室都 损，不会因为各种不利因索而导致档案的 可以作为库房使用的，从档案保密的角度 损坏。对已经破损的档案，要进行及时的抢 来看，不宜将档案库房设在办公楼的最底 救。不丢是指要保证档案的绝对安全，不因 层，档案库房的门窗等应进行专门的加固， 为工作疏忽而使档案被窃，不仅保证档案 以防止盗窃事件的发生。还应尽量做到库 实体安全，也要保证档案内容的安全。不散 房与办公室分离。档案库房应指定专人负 是指按要求对档案集中保管，不发生因档 责管理，制定严格的库房管理制度，无关人 案分散保管而使档案管理不便甚至造成档 员一律禁止人内。实践证明，档案库房的科 案损坏或丢失等严重情况。不乱是指按照 学管理，是做好档案保密、维护档案安全的 要求，对档案保管的工作有条不紊，档案排 基本保障。 架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保 管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是 二．绝密档案的管理 一项重要的基础工作，档案保管人员要持 绝密档案是党和国家的核心秘密，它 之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保 关系到党和国家的安全，关系到国家的政 档案的安全，为档案工作提供物质基础。 治活动、军事活动和经济发展的成败，关系 到四化建设的进程。因此，为确保国家核心 四 做好档案利用过程中的保密工作 秘密的安全，必须做好绝密档案的管理工 （一）做好档案利用中的监督工作 作。 ｌ、制度建设。档案利用规章制度一般 １、绝密档案应与非绝密档案分别保 有阅览制度、外借制度、复制制度等。各项 管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管 档案利用规章制度的条文应严密简明，便 条件上确保绝密档案的安全。 于执行，并在实践中认真加以总结，不断充 ２、提高绝密档案管理人员的素喷。绝 实和完善。 密档案管理人员具有特殊的地位和身份， ２、队伍建设。担负档案管理工作的人 琐代商业 ＭＯＤＥＲＮＢＵＳＩＮＥＳＳ 书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。 做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤， 勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用 者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼 勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之 中：三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和 利用效果，勤检查被利用的案卷，勤监督利 用登记制度的落实。 五 进一步做好档案开放中的保密工 作 １、做好档案的审查工作。对这项工作 可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人 员根据标准，对开放期限内的档案逐件进 行审查，初步判定开放与控制使用范围。二 是中审，由具有较高政策水平和业务能力 的同志，重点审查初审中没能判定开放与 控制使用的部分档案，以确定其取合。三是 终审，由有关领导根据初审和中审的情况， 权衡利弊进行综合分析、审查，最终决定与 批准档案的开放与分否。 ２、做好档案开放前的基础工作。开放 档案首先要做好档案开放的基础工作： （１）提高开放档案案卷的内在质量。利 用原有基础，进行系统整理，达到分类科 学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。 （２）建立健全档号。要适应开放后检 索与管理的要求。 （３）编制检索工具。一是基础 检索 工具，如 开放档案目录 ；二是骨干性检 索工具，如Ⅸ开放档案卡片目录 ；三是文 字叙述性检索工具，如 开放档案全宗介 绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具 逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础 性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必 要补充的检索工具体系，实现检索途径的 多元化。 （４）准备好副．奉。对珍贵、重要的档 案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复 制，搞好档案副本。 保守国冢秘密是每个公民应尽的义 务，更是档案管理工作人员的神圣职责。在 日常工作中，档案管理人员更应重视保密 工作，工作中尽职尽责，做一名合格的档案 管理工作者。圃
