关于邮件使用规定及要求

关于邮件使用规定及要求

各位同事：

为了提高工作效率，能及时处理工作上的事情，对工作进展进行有力的推动以及避免不必要的纠纷及误会，针对工作邮件做出以下规定：

一、 邮件使用原则

1、 重大事件及自身无法解决的事情必须发送邮件至公司

2、 收件人必须为需回复人员的邮箱，抄送相关人员知悉、

3、 发件人必须跟进邮件进度，如需相关人员回复请主动催促

4、 各项工作文件必须以邮件的形式发送至相关人员

二、 邮件的内容?

1、 不得出现“?空白标题”?，并且标题要简短、清晰、明了

2、 标题需反映文章的内容和重要性，禁止使用含义不清晰标题

3、 每封邮件对应一个主题，不得将不同事情写进同一个主题中，以免日后混乱，不便于整理

4、 邮件内容当中如需特别注意事项或重点说明事项，需用不同颜色或字体体现，以便引起阅读人员注意，有针对性的回复相关问题或事项

5、 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串，避免阅读困难，造成信息混乱

6、 如有附件，请注明附件内容及注意事项

三、 邮件回复要求

1、 各类邮件8小时内回复，最晚不得超过24小时，以免拖延工作进度，造成工作失职，如有特殊情况应设定自动回复已告知发件人

2、 进行针对性回复；根据邮件主题及内容回复相关内容，不得回复与主题及内容无关的内容

3、 回复内容后，注明回复人员姓名，建议设置个性签名

4、 回复不得少于10个字；必须提供解决方案或思路，不可随意转发或直接回复空白邮件

5、 邮件内请勿进行多次讨论，邮件属于决定性或定义性文件，具有代表性及决策性，如需对问题进行讨论，请在邮件中注明需开会协商讨论，将会议内容以邮件形式发送全体与会人员

6、 要区分?Reply和?Reply?All（区分单独回复和回复全体）：

a) 如果只需要单独个人知道的事或仅个人有关的问题，则单独回复给个人即可；?

b) 如果你对发件人的提出的问题不清楚或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，请勿选择回复全部人员进行讨论

c) 有问题需要与发件人单独讨论，请讨论好了再发送最终结果；不得向其他同事频繁发送未确定结果的邮件；

d) 选择回复全部的邮件应为确定性文件或需相关人员提前阅读，不可发送不确定性文件

e) 点击“回复全部”前，要三思而行！

四、 关于附件

1、 如果邮件带有附件，需在正文里面提示收件人查看附件；

2、 附件文件应按标准模式进行命名，不得随意更改文件命名

3、 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；

4、 附件数目不得超过4个，数目较多时应压缩成一个文件；

5、 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；

6、 在发送邮件的时候请注意区分“ 收件人”、“抄送人”

a) “ 收件人”的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的人，他需要对邮件予以回复；

b) “抄送人”的人则是需要知道这件事的人，?“抄送人”的人没有义务对邮件予以回复，当然如果“抄送人”的人有建议，可以回复邮件；

五、 其余注意事项

1、 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源；

2、 转发邮件要突出信息；或注明你的观点及意见

3、 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人；

4、 如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息；不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑；