公司管理指导手册

2011年公司

职能设置

一、 行政管理部门

办公室主任 1人 行政内勤1人

办公室主任职责：人员考勤管理（请销假），办公室管理，车辆调度和管理，卫生监督管理。

行政内勤职责：考勤表的拟定，考勤汇总，办公用品的申请和购买，办公设备的维护，人员接待，办公室事务的处理，

二、 财务管理部门

会计1人 出纳1人 债权管理2人

会计岗位职责：(一)按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐。 (二)按照经济核算原则，定期检查，分析公司财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向总经理提出合理化建议，当好公司参谋。 (三)妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。 (四)完成总经理或主管副总经理交付的其他工作。

出纳岗位职责：(一)认真执行现金管理制度。 (二)严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不认白条抵压现金。 (三)建立健全现金出纳各

种帐目，严格审核现金收付凭证。 (四)严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经总经理签字后，方可生效。 (五)积极配合银行做好对帐、报帐。做好现金和银行账务的处理，费用的报销，银行账务及时核对，工资发放。

债权管理职责：做好公司合同的签订，合同及时上交，货款的及时催收，做好销售的融资管理。

三、营销管理部门

分公司经理3人 销售工程师6人 销售信息员若干 销售内勤1人

分公司经理职责：全面负责分公司相关事宜，日常事务的管理，人员的管理，销售的管理，财务的管理，做好与公司各部门的对接

四、 售后服务部门

售后经理1人 配件经理1人 售后工程师5人 服务内勤1人 配件管理员1人

日常管理制度

为规范公司日常工作，树立良好的外部形象，提高工作质量和办事效率，制定如下制度：

第一条 着装仪表规范

公司员工日常着装应以端庄大方、整齐清洁为标准。不允许衣着暴露、前卫或着运动

装出现在办公场所。

仪容要以干净、整洁、素雅为标准，不得浓妆。

行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，从事违法乱纪的活动。

说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语。为集体创造团结、友善的氛围。

第二条 工作行为规范

遵守党和国家的法律、法规，遵守公司的各项规章制度。

各部门员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。临时有事外出必须向行政部请假，经主任批准后方可离开。

办公室工作人员在接待来访和接听电话时要注意行为规范和文明用语；办公电话铃声应调到适量位置，讲电话声音应适量；不准用办公室电话进行私人交往或闲聊。

员工手机应24小时开通，若确实有特殊原因无法开通应事先告知办公室并通知各部门负责人。无故关机4小时以上罚100元，若无故12小时未开通电话视为旷工一天，超过24小时扣除当月奖金，1周被相关业务单位和人员反应电话不接或本单位人员打电话未接通3次罚款100元。

每日打扫办公室卫生，公共区域安排之日人员，注意保持室内办公环境和办公台面的整洁有序。

上班时间不得干与工作无关的事，严禁上班时间看电视，炒股票、打牌、上网聊天、看电影、玩游戏等与工作无关的行为发生。

保守企业秘密和技术秘密，不准对外泄露资金及经理部管理等有关的事情。否则一经发现，将根据情节轻重，给予经济及行政处罚，严重的解除上岗合同。

生活区内严禁随地乱扔、乱倒垃圾，严禁从窗户向外或从楼上往下倒水、扔烟头、纸屑、吐痰等。

节约用电、用水，做到人走灯灭，人走水停。

爱护办公设备、仪器，节约使用纸张，能用废纸打印复印的不得使用新纸，严格按照办公室规定使用办公设备。

每位员工都有权利、有义务维护集体利益，爱护集体财产，严禁将集体财产居为私有。为企业树立良好的形象，对损坏企业、集体利益的人员给予以下处分：

（1）窃取集体财物者，除追回非法所得外，处以500－1000元罚款；情节严重者交司法部门处理；

（2）损坏或丢失集体财物者，按以下原则赔偿：

a、损失值500元以下者，按价赔偿；

b、损失值500－1000元者，赔偿50%（但不低于500元）；

c、损失值1000－5000元者，赔偿80%－50%（但不低于800元）；

d、损失值5000－10000元者，赔偿50%－20%（但不低于2500元）；

e、损失值10000元以上者，赔偿10%－5%（但不低于5000元）；

加强学习，学习型组织是分公司的追求目标，每个人都应该积极主动的参与到各种学习活动中来，不能以各种理由逃避和拒绝学习。

第二节 考勤管理制度

第 行政部负责全体员工的考勤工作。

第九条 考勤由办公室安排专人记录，记录必须准确真实，相关票据要和考勤表有照应可追溯。

第十条 出勤规定工作人员应按时上下班，事假及正常休假应按照制度执行，到行政部备案。

第十一条 考勤员应认真负责，加强考勤，做到不虚报、不乱报、不徇私情；

第十二条 考勤表必须与所批复的请假条相一致。无假外出者按旷工处理，旷工期间无工资奖金，月旷工天数累积超过3天者，扣发当月工资和绩效；年累计旷工超过10天者，扣除所有剩余工资福利，清退回公司。

第十三条 出差

公司人员出差一律书面报批，出差人员需填写《出差审批单》，由部门经理签字批准。

部门以上负责人出差需报分管领导和公司经理批准；各部门部员出差需报部门主管批准。

如有特殊情况需出差，来不及办理手续的，应先电话告知部门经理事后补办手续。

第十四条 事假

员工正常假尚未休完，不批事假；已休完正常假，确有特殊情况需请事假时，经分管领导同意后报项目经理审批。

事假每季度不准超过10天，事假期间只发基本工资。

婚、丧、产假按国家规定执行。

考勤表在每月的1号由行政内勤负责整理，报送财务部门经领导审查后作为当月工资奖金发放的依据。

办公室管理制度

第一节 办公用品管理规定

第六条 办公用品购买

办公用品购买本着实用、节约的原则，每月由行政部统一购买。

办公用品管理实行需求审批、计划采购、入库建帐、领取登记和使用专人负责制度。

各部门根据实际需求填写《办公用品申请（领用）表》，每月25日交行政部，由行政部核定汇总后报经理批准，再购置发放，并建立台帐。

临时急需使用的办公用品由行政部报总经理同意后采购。大型办公用品采购必须报请总经理审批后方可购买。

采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用，质量可靠，价格合理的办公用品。

办公用品入库前，行政内勤应认真检查验收，建帐登记，妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

第七条 办公用品发放和使用

本着节约的原则使用办公用品。

购置回的办公用品统一放在办公室管理、登记和发放。

行政内勤须清楚的掌握办公用品库存情况，经常整理清点，库存不足及时申请和购进。

领用办公用品用具必须认真履行手续，应填写《办公用品申请（领用）表》。

各部门的电脑、打印机、复印机等设备由部门主管指定专人负责，禁止其他人员随便使用；出现故障需以报告形式交行政部，由行政部报请总经理批准后联系维修。

办公用品费用由行政部统一报销，其他部门不能报销办公用品费用。

财务管理制度

第五节 会议制度

公司实行例会制度，主要包括月例会、临时性会议。月例会须有会议记录，由行政部负责记录。

第二十二条 公司月例会每月月末召开一次，会议由总经理主持，同时要形成会议纪要，会议纪要由行政部负责在会后一天完成。

第八节 车辆使用管理规定

第四十条 车辆的使用管理由行政部统一负责。

第四十一条 驾驶员要认真学习上级有关车辆管理、安全驾驶方面的规定，经常对车辆保养情况进行检查。

第四十二条 遵守交通规则，服从交管人员的管理，凡发生等级事故主要责任在我方者，给予驾驶员经济处罚和辞退处理。

第四十三条 驾驶人员要保持车辆清洁，经常对车辆进行保养，使车辆处于良好的工作状态，提前做好出车准备。避免出车途中发生车况故障。

第四十四条 用车部门或个人必须提前30分钟向行政部提出用车申请，并填写《派

车单》，由行政部统筹安排。

第四十五条 行政部派车后，司机应按派车路线行驶，办完事后应立即返回。否则，发生不良后果由司机负责。凡无派车单出车，按司机私自出车处理。

第九节 电话管理制度

第五十条 移动电话费用标准

第五十一条 办公室座机电话由行政部安排专人每月按时到当地营业厅交费。

固定电话响过过两声之后必须有人接听，电话接听第一句为：您好，郑州众一

售后电话专人接听并做好报修记录

第五十二条 公司座机电话为传真专用，未经批准不得用于其它活动。座机电话实行来电登记制度，办公室应对每次来电在电话记录本上进行详细登记。

财务部是公司一切财政事务及资金活动的管理与执行机构，负责公司日常财务管理、筹资管理和财务分析工作，其工作范围和职责主要有：

1.负责公司财务管理工作。编制公司各项财务收支计划；审核各项资金使用和费用开支；清理催收应收款项；办理日常现金收付、费用报销、税费交纳、银行票据结算，保管库存现金及银行空白票据，按日编报资金日报表；做好公司筹融资工作；处理、协调与工商、税务、金融等部门间的关系，依法纳税。

2.负责公司会计核算工作。遵守国家颁布的会计准则、财经法规，按照会计制度，进行会计核算；编制年度、季度、月份会计报表；按照会计制度规定设置会计核算科目、设置明细账、分类账、辅助账，及时记账、结账、对账，做到日清月结，账账相符、账实相符、账表相符、账证相符；管理好会计档案。

3.负责公司费用核算和成本管理。做好费用的管理和控制

4.建立经济核算制度，利用会计核算资料、统计资料及其他有关的资料，定期进行经济活动分析，判断和评价企业的经营成果和财务状况，为公司领导决策提供依据。

5.配合公司内部审计。

第一章 资金审批制度

1.总则

⑴所有款项的支付，须经公司主管领导批准。如果主管领导不在公司，应以电话或传真的方式与其联系，确认是否批准款项的支付，事后请其在支出单上补签意见；

⑵财务专用章、公司法人章及支票必须分开保管，公司法人章由办公室主任负责保管，财务专用章和支票由出纳负责保管。办公室主任或出纳不在单位期间，印章应由法定代表人指定的专人保管。印章代管须办理交接手续，代管人员必须对印章的使用情况进行登记；

⑶财务部原则上不得将已加盖财务专用章及公司法人章的支票预留在公司，如因工作需要，需先填好限额，并经公司主管领导批准；

⑷开具的支票须写明经批准同意的收款人全称，收取的须与收款相符。如收款人因特殊情况需要公司予以配合支付给第三者，必须有收款人的书面通知并经公司主管领导批准；

⑸往来款项的冲转（指非正常经营业务），须公司主管领导批准；

⑹非正常经营业务调出资金须经过公司主管领导批准；

⑺用以支付各种款项的原始凭证必须保存原件，复印件不得作为原始凭证。如遇特殊情况须经公司主管领导批准。

3.公司差旅费开支制度

⑴公司员工到本市范围以外地区执行公务可享受差旅费补贴；

⑵公司职员出差根据需要，由部门经理决定选用交通工具；

⑶公司职员出差期间，住宿费用及补贴按以下规定执行：①房租标准：A、部门经理以上职员，房租标准为120元/日；B、一般职员，房租标准为100元/日。②伙食补贴、市内交通补贴标准伙食补贴每人20元/日；市内交通费每人6元/日。

⑷、实际报销金额超出公司的补贴标准，需由部门经理或带队经理说明原因，报经公司主管领导审批后支付。

4.车辆维修费及汽油费管理制度

⑴公司车辆维修保养由办公室统一管理，应指定维修点，维修费用一般采取银行转账的方式结算；

⑵车辆的易损备品备件由办公室统一安排采购，以支票支付。需用时应办理领用手续，并由办公室建账予以核销使用；

⑶公司汽油票由办公室统一保管并设账登记使用。

5.办公费用、会议费用及其他费用管理制度

⑴公司办公用具由办公室统一采购、管理；

⑵办公室设立账册登记公司办公用品的采购、使用情况；

⑶办公室财产台账为财务部附设账册；

⑷办公室应对各部门领用的办公用品情况进行造册、登记、定期通报；

⑸公司各部门因工作需要，需邀请有关单位人员召开会议的，应由部门经理提出建议，报总经理批准，其会务工作由办公室统一安排；

⑹有关工资、奖金、福利费等各项津贴的发放标准由公司人事劳资管理部门制定，经总经理批准后报财务部备案。

6.行政费用报销制度

⑴公司行政费用现金支出范围为：向职工支付工资、奖金、津贴、差旅费，向个人支付的其他款项及不够支票起点100元的零星开支；

⑵公司职员报销行政费用应填写报销单，由经办人员填写，公司主管领导签字认可后报送财务部按照本制度有关规定进行审核，并按本章第1条的规定进行审批支付；

⑶应酬、礼品费用支出实行一票一单、事前申报制，批准后方可实施；

⑷凡未具备报销条件（如没有对方单位的收款凭证），需领用支票或现金者必须填写借款单。借款单留财务存底，待借款还回时财务开冲账收据给经办人；

⑸支票领用单、借款单必须由经办人填写，公司主管领导签字，财务审核后，由财务部直接支付；

⑹银行支票如发生丢失，有关责任人应及时向财务部和开户银行报告。如系空白支票所造成的损失，丢失人员负有赔偿责任；

⑺其他有关费用及成本支出的程序以公司规定为准。

第三章 财产管理制度

1.公司财产的范围

⑴公司财产包括固定资产和低值易耗品；

⑵凡公司购入或自制的机器设备、动力设备、运输设备、工具仪器、管理用具、房屋

建筑物等，同时具备单项价值在2000元以上和耐用年限在一年以上的列为固定资产；

⑶凡单项价值在2000元以下或价值在2000元以上但耐用年限不足一年的用品用具均属低值易耗品。

2.公司财务部负责公司所有财产的会计核算

⑴公司本部使用的所有固定资产及公司所有办公用品用具由办公室归口管理；

⑵公司各施工工地使用机器设备、动力设备、工具仪器等由工程部归口管理；

⑶办公室和工程部应指定专人负责公司财产的业务核算，应设立台账，登记公司财产的购入、使用及库存情况，负责组织公司财产的保管、维修并制定相应的措施、办法。

3.财产的购置与调拨

⑴办公室根据公司发展需要编制财产采购计划及进行市场询价工作，经财务部会签，报公司主管领导批准后方可采购；

⑵财产购回后，应填写财产收入验收单。财产收入验收单一式两联，财务部凭财产收入验收单、财物及采购计划办理报销手续。财产归口管理部门凭验收单登记台账；

⑶各部门需领用固定资产时，应填写领用单，领用单需经部门经理同意，报办公室审批，公司主管领导批准；

⑷固定资产的领用单由使用部门开具，领用单一式三联。一联由领用部门存查，一联

送财产归口管理部门作为财产发出凭据，一联由财产归口管理部门定期汇总后向财务部报账；

⑸财产在公司内部之间转移使用应办理移交手续，移交手续由财产归口管理部门办理，送财务部备案。

4.财产的清查、盘点

⑴公司财产归口管理部门应定期进行财产清查盘点工作，年终必须进行一次全面的盘点清查；

⑵各部门的年终财产盘点必须有财务人员参加；

⑶财产盘点清查后发现盘盈、盘亏和毁损的，均应填报损益报告表，书面说明亏、损原因。对因个人失职造成财产损失的，必须追究主管人员和经办人员的责任；

⑷凡已达到自然报废条件的固定资产，财产归口管理部门应会同财务部组织评估，评估情况上报公司主管领导，由公司主管领导决定处理意见；

⑸凡尚未达到自然报废条件，但已不能正常使用的固定资产，使用部门应查明原因，如实上报；属个人责任事故的应由有关责任人员负责赔偿损失；属自然灾害或其他不可抗力原因造成损失的，应上报总经理，决定处理意见。

样机的管理

配件的管理

为了加强配件及材料的管理，提高经济效益，特制订如下管理制度：

1、自觉遵守各项管理制度，积极学习业务知识，定期组织业务培训，坚守岗位，上班时间中午、星期日安排人员值班，仓库严禁闲杂人员入内。

2、 配件部要及时保证维修所用各种配件，超期一天，扣罚50元同时还要及时组织对外销售，和对外的各种订货。

3、配件经理要做好材料的计划工作，仓库的库存要合理。采购要有计划性，防止库存积压。工具采购，批量进货，总成件的采购要经总经理审批，凡是盲目采购，造成积压的，要追究责任。

4、配件采购要有固定进货网点，因固定网点无货，需要其他点进货的，价格不能偏高。价格高于固定网点的，需先请示报价，经同意后方能购买。

5、严格进货检验手续，所有采购回来的配件，进库时必须核对数量、价格、质量，特别防止质量问题，质量问题要追究责任。

6、售后人员领料要派工单，由配件管理员填写，领料人签名，总成或价值较大的配件要有厂部审批手续。

7、配件管理员在发料时，应填写《发料单》，领料人必须在《发料单上签章》，售后内勤凭领料人签证的《发料单》及时登记库存做帐，发料应与派工单核对。

8、严格执行交旧领新料同时交回旧件，旧件必须编上号，贴上标签交回车主。

9、对二保车、大修车的消耗量要实行定量管理，发现多领、冒领要追究责任。

10、零配件的价格要合理，销售价不能超过市场价（与车主协商定价的除外），发现随便加价影响公司信誉的要追究责任。

11、零配件及材料进库后要立卡、建帐，做到帐、卡、物相符。月底要做好进、存销核算表，每月要盘存一次。

12、要严格执行工具管理制度、保管好各种工具和设备。

13、配件管理员如有违反制度，不履行岗位职责，发现一次扣罚10-50元，造成损失的全部由个人承担，一月内连续出现三次的调离岗位，情节严重的予以除名。

售后管理

目的

为迅速处理客户投诉，维护公司信誉，促进质量改善与售后服务水平，制定本细则。

2、 范围

包括公司产品、备件及服务等客户投诉的受理，原因调查，质量问题的处理，产品、备件的修复、退还，追踪改善和信息反馈的项目。

3、 责任

服务经理负责售后服务工作，综合管理部售后服务管理人员负责流程和信息传递，售后服务人员、各驻外机构、业务部负责协调、处理售后服务具体工作。

4、 处理程序

电话接听-电话记录-24小时回复客户-派工-修理-客户回访

5、 售后服务工作分类及处理办法

5、1由于公司产品质量问题导致的客户投诉，由售后服务管理人员填写“客户意见处理表”后，按照公司制定的售后服务执行程序进行。售后服务管理人员应编写客户投诉编号并登记于“客户投诉登记追踪表”，并最终负责将最终处理结果落实、反馈到有关领导、部门。

5、2 非质量原因导致的客户投诉，由客户产品所属业务部门配合售后服务人员对人为因素造成的损坏进行问题分析、解释，弥补、修复损坏部位，对客户操作人员进行操作指导和培训，其它配合部门要按照流程，按产品质量问题同等对待、处理。其间发生费用由业务部门与客户商谈、追讨。

6、 在处理售后服务工作过程中，售后部门负责分析问题原因并拟定处理对策，然后与公司业务部门协商处理办法，特别异常问题要会同厂家进行分析，最终确定处理方案。

7、 售后服务工作一般原则

7、1公司每名员工对客户投诉均应积极应对，礼貌接待。服务经理具有最终决定是否受理、如何处理的权利。

7、2接到客户投诉，在公司内严格执行流程，迅速处理，尽快解决，在第一时间答复客户。

7、3遇有争议，按合同有关条款由专人负责协调。

8、 售后服务人员的管理

公司的售后服务工作，由服务经理统筹安排，需要由公司相关部门配合的，按规定程序执行。驻外办事处的售后服务工作，由驻外办事处经理负责。

公司其它售后服务工作，由服务经理负责组织协调，售后服务人员由售后部负责安排。

9、 售后服务费用

9.公司所属售后服务人员的差旅费、宿费、补助费等费用，按制度执行；

属于产品维修、换件、运输、包装等发生的费用，计入经营费用。

薪酬体系

基本工资+绩效工资+考核工资+三金补贴

绩效考核

销售部绩效考核

行政部绩效考核

财务部绩效考核

售后服务部绩效考核

配件部绩效考核

促销活动

附表

样机盘存表

样机出库单

经销商对账单

销售信息反馈表

配件管理

为规范营销管理行为，统一业务人员指导思想，具体指导原则如下：

1. 分公司经理是各分公司日常业务的主要负责人和管理人，负责本区域任务量的完成和业务人员日常业务工作的指导和监督以及售后服务人员的协调管理，对业务费用审核把

关，属于费用总承包的分公司，分公司经理对费用总量把关。

2. 业务员和售后服务人员每天须将工作情况以短信或邮件的形式报营销助理（设信息和售后各一人）

3. 销售信息实行及时上报制度，优先上报人员是客户购车的第一责任人和受益人。

4. 公司相关人员在接受客户询价时，均以销售价格表为对外报价，具体谈判价格以分公司经理经销代理价为底线，需进行特价申请时，经书面载明情况报公司备案，待批准后方可实施。

5. 公司销车分四种形式，①全款销售②一年内的分期销售③一年以上的融资租赁业务④一年以上按揭销售。除全额销售外，属公司开展的信用销售，须谈判信用管理费，%的贷款利息，按揭车辆还须交纳公证费和车辆保险费。信用管理费按30类300元/月，50类和道机500元/月，挖机700元/月收取，主要用于债权部人员的工资，差旅费等费用补贴。

6. 对于以旧换新业务，坚持慎重操作原则，先联系回收部，待价格谈定、定金收取合同意向签订后方可进行实际操作。

7. 从2011年3月10日起到2011年6月30日止，开展百日促销活动回馈新老客户，在活动期间按正常销价提车的用户均获赠贵宾卡一张和一台42寸液晶彩电一台，持贵宾卡提车的用户在继续享受送彩电活动基础上推荐其他用户购买可获赠数码摄像机或数码照相机一部。

8. 销售人员执行以下薪金和补贴办法：

分公司经理：基本工资2500+三金补贴300元+工龄工资（每年50元，300元封顶）+出差补助（30元住宿，20元生活补助，10元交通补贴）+提成奖励（无车人员核报长途费用，有车人员核报邮费，过桥过路费，10元交通补助取消，分公司所在地出差30元住宿费取消）

分公司经理实习期（1-3个月）：基本工资2000元+差补+提成办法实施。

业务骨干：基本工资2000元+三金补贴300元+工龄工资+出差补助+提成奖励

业务信息员（实习期1-3个月），按基本工资1500+差补+提成办法实施

9. 业务骨干自带车辆的，公司配装GPS定位系统，属工作用油的据实核报，公司按5万元以下车辆1000元/月，5万-10万元车辆1200元/月，10万元以上车辆1500元/月给予车辆补贴，车辆保养和保险费用由车辆拥有人承担。

10. 销车奖励按30、40类2000元/台，50类3000元/台，道机4000元/台，20吨以下小挖5000元/台，20吨以上挖机10000元/台，小额客户招待费由业务人员从提成中支付，会议和大客户招待费报公司备案集中核报。

郑州众一工程机械有限公司

2011年3月8日