样品管理制度

为加强公司对样品保管和领用的管理，规范和约束样品的领用及保管工作，特制定本制度。 2 适用范围

本制度规定了样品保管及发放的一般程序，及具体领用样品所必须履行的手续。本标准适用于采购原料样品、营销部客户样品、实验室调配样品及车间出货样品等。 3 职责

3.1外贸部跟单员负责客户样品确认及保管工作；

3.2实验室负责香精样品的配制保管及内销客户样品的工作； 3.3生产厂负责出货样品的保管工作（除香精产品外）； 3.4质检部负责香精原料样品及香精出货样品的保管工作； 3.5设计部负责样品外包装的设计工作；

3.6打样室负责客户索样的打样及生产厂出货样品的打样工作； 3.7跟单员负责客户的发样工作。 4 管理过程及要求

4.1香精样品的打样、确认、发样及保管

4.1.1销部跟单员负责向实验室提供客户样品或要求；

4.1.2实验室根据客户样品或要求调配样品，调香员调配好样品，经实验室主管初审，研发部经理确认后将调配样品交营销部跟单员,并填写《香精样品配制记录》；

4.1.3跟单员发样，如客户确认样品，则实验室应将客户样品返还跟单员，实验室保留一份调配样品，将客户所需产品的生产配方交香精车间；

4.1.4香精车间将生产所需原料提供给采购部，采购部根据生产要求采购生产原料，将原料信息提供给质检部；

4.1.5原料进厂后，质检部抽取进料样品，根据原料检验标准和方法检验。检验合格，则质检部保留原料样品；检验不合格，则进入《不合格品控制程序》；

4.1.6香精车间完成生产任务后，质检部应到香精车间抽取样品检验。检验合格，则质检部保留样品；检验不合格，则进入《不合格品控制程序》。 4.2包装样品的打样、确认及发样

4.2.1营销部跟单员将客户包装样品或要求交给设计部、打样间；

4.2.2设计部根据样品或要求设计包装，包装设计完成后，经设计部经理初审，跟单员确认后，将样品或客户要求及设计部设计好的包装交打样间，并填写《包装样品设计记录》；

4.2.3打样间利用设计部提供的样品或客户要求及设计部设计好的包装打样。样品完成后，经打样间主管初审，跟单员确认后交跟单员，并填写《包装样品打样记录》；

第 1 页 共 2 页

ISO9001 标准 2008版 起草：李 磊 上海思源香精香料有限公司 颁布时间：2010.1.26 执行时间：2010.1.28 GM-09-A1 支持性文件 版本：A1 文件编号 标题：公司样品管理制度 4.2.4跟单员发样单，若客户确认样品，设计部再提供一份与发样相同包装，打样间制作与发样相同的样品，经打样间主管初审，跟单员确认后交给采购部；

4.2.5采购部根据样品及生产要求采购包装材料。供应商提供的包装材料样品。经采购部初审，质检部（生产厂）审核后与跟单员提供的样品一起存放在质检部（生产厂）；

4.2.6包装材料进厂后，质检部（生产厂）根据样品（包括打样样品及供应商样品）及包装材料进料检验标准和方法对进料进行抽检，跟单员负责协助质检部制定验收标准（如跟单员向客户反馈进料误差情况，同时向质检部反馈客户意见）。检验合格，则打样间利用进货材料打样并作为出货样品生产并填写《出货样品打样记录》；检验不合格，则进入《不合格品控制程序》。 5 样品的保管方式、期限及其它

5.1样品保管遵循“谁使用（索样），谁保管，谁处理，谁填写《样品保管登记表》”，保管人对保管的样品负有丢失、损坏等责任；

5.2样品必须都有唯一的编号（具体编号方式根据保管人员制定，但至少包含收样日期），做到易于查找、易于辨别；

5.3样品保管至少保管3个月以上方可申请处理；

5.4样品如有变异或者损毁，经主管确认，总经理批准后处理，保管人并填写《样品报损单》； 5.5样品翻单生产，须经生产厂长确认，总经理批准方可领用生产；

5.6翻单生产订单，包装成套样品只需保留最近3张订单的出货样品，香精样品则全部保留。 6 相关记录

6.1《香精样品配制记录》 6.2《包装样品设计记录》 6.3《包装样品打样记录》 6.4《包装样品寻样记录》 6.5《样品报损单》 6.6《样品保管登记表》

制定：李 磊 审核： 批准：

第 2 页 共 2 页