基于智慧校园背景下高校OA办公自动化系统建设的思考

智库时代

基于智慧校园背景下高校OA办公自动化系统建设的思考时小凡1 何旷怡2

（1.沈阳建筑大学党政办公室，辽宁沈阳 110168；2.沈阳建筑大学 学报编辑部，辽宁沈阳 110168）

摘要：在智慧校园背景下，高校建立OA办公自动化系统是当前的必然趋势，也是提高学校管理服务水平的有效方法。首先本文从OA办公自动化系统的便捷性与智能化、标准性与规范化、个性化与移动化三方面特点进行介绍。其次从搭建信息平台，提高工作效率；降低办公成本，节省学校资源；规范管理效能，优化业务流程；转换工作方式，增加灵活办公四个方面，研究分析了高校使用OA办公自动化系统的优势所在。最后对OA办公自动化系统未来发展趋势进行展望。相信数字化、信息化、智慧化的未来，高校OA办公自动化系统将取得丰硕成果。

关键词：智慧校园；OA办公自动化；规范化；移动化中图分类号：TP317.1

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文献标识码：A

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文章编号：2096-4609（2019）39-0060-0002

三、高校使用OA办公自动化系统的优势

（一）搭建信息平台，提高工作效率在高校管理中，行政管理任务较重，每天有大量上级文件和待传阅资料，因此信息量较大。传统的文件信息管理需录入、传阅、归档，花费大量时间，还存在文件在传阅过程中丢失的现象。OA系统的使用便于大量文件资源的整理和储存，提高了信息资源的有效利用。同时，各单位、部门也可在系统中发送通知、文件，其他人员可通过时间或类型随时进行查询，提高工作效率。OA办公自动化系统为高校构建了一站式办事服务大厅，搭建了管理的信息平台。

（二）降低办公成本，节省学校资源办公自动化系统的构建，让信息传播的载体由原来的有纸化转换为无纸化。文件印刷量的减少降低了办公用品的消耗，大大节省了办公成本，进而节省了学校的资源。在无纸化信息的传输中，通过OA系统这个平台和网络建立，也减轻了高校行政部门工作人员的工作强度。原本需要当面传递文件、材料的线下行为，提升到了线上，基于OA平台可以让信息“多跑路”，让高校工作人员“少跑路”，真正实现办公资源和工作时间都节省的良好态势。

（三）规范管理效能，优化业务流程高校原有行政管理模式下，部分存在工作分工不明确，责任落不到个人的情况。当信息在上传下达的过程中，会存在各单位、部门相互推脱、拖延时间的现象。在办公自动系统建立中，这种现象会得到良好的改善，每个业务流程的审批过程，明确审批单位、审批负责人，使业务审批程序更加清晰、合理、准确。同时，每个业务流程都有负责该业务的管理员进行跟踪、督办、归档。业务流转中对进度的查看也使工作管理变得透明、公正。OA系统规范化的流程设计，大大提升了高校整体行政管理办公效率，也提

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当前，随着社会信息化的迅速发展和时代信息化建设的不断前行，建设智慧校园已经成为高校信息化发展的必然趋势，也是高校发展教育信息化的有效推动力。面对这样的趋势，高校积极将信息化建设融入学校建设的每个领域。同时，建立高校OA办公自动化系统，使办公更加便捷化、标准化、规范化也成了加强高校教育管理水平的发展方向。因此，如何利用OA办公自动化系统提升高校管理与服务的规范性和协同性是需要面对的问题，也是推进高校建设智慧校园值得思考的问题。

一、智慧校园与OA办公自动化系统概念

（一）智慧校园的概念

智慧校园指的是以物联网为基础的智慧化的校园工作、学习和生活一体化环境，这个一体化环境以各种应用服务系统为载体，将教学、科研、管理和校园生活进行充分融合。从狭义层面来看，智慧校园是将物联网作为基础，将个性化服务作为基本理念，利用信息化技术使得工作、校园生活和学习趋于智慧化，主要目的是推动智慧学习以及智慧教学环境的形成。从广义层面来看，智慧校园就是将技术、服务、管理、教育以及理念等相关内容汇聚在一起，所进行的总体描述[1]。2018年6月7日，国家标准《智慧校园总体框架》(Smart campus overall framework)发布。由此可见，智慧校园在移动互联基础上，将数字化校园升级与扩展，更好顺应教育信息化发展。

（二）办公自动化系统的概念

办公自动化系统（Office Automation System），简称OA系统。OA系统自1970年以来快速发展，将计算机技术和协同办公相结合，使信息传递、流程审批更加快捷，使日常行政办公事务的处理跨越时间和空间的限制，显著提高工作效率，节省办公成本，减少不必要的工作失误，提高管理者决策水平，并且可以严格办公制度、严密办事程序，·60·

规范办文、办会、办事行为[2-3]。

二、高校OA办公自动化系统的特点（一）便捷性与智能化

在信息化建设和智慧校园背景下，高校办公自动化系统的建设具有良好的便捷性和高效的智能化。OA办公自动化系统会转变原有纸质文件流转、审批、归档的复杂程序，使学校师生基于系统的图形化界面完成线上无纸化办公，大大提高了办事效率，使工作更加便捷、准确。同时，智能化的系统可涵盖高校所需所有业务流程，为师生提供高效业务办理、公文搜索、信息发布、知识管理、会议管理、督查督办、通知提醒等多方面功能。

（二）标准性与规范化

在高校OA办公自动化系统的建设中，各项功能模块、业务流程的设计，严格遵照教育部和相关部门的信息化管理规范与标准进行建立，并完全按照学校各项业务的相关规章制度进行建立。OA公司提供专业的平台系统和后期服务，OA系统界面模块和功能清晰、标准，为高校构建了规范化信息平台，提高各项业务的数据统计与存档整理，同时，也可与校内其他已建系统数据对接，便于师生使用和查询数据。所以，OA系统的建立是对高校各项行政事务和教学事务流程的重新梳理和再次规范。

（三）个性化与移动化

与传统的纸质办公相比，OA系统建立了全新的个性化体验。整体设计可按照高校具体要求实现较强的个性化设计，系统界面的感官、模块位置的变化都可灵活进行修改和调整。用户登录办公系统后可根据个人权限查看相关的信息，满足使用者的多方面需求。随着社会信息化发展，OA系统也在逐年更新升级，目前，OA办公自动化系统已经可以兼容移动端设备及移动操作系统，全面实现办公移动化，即使走出办公室也可以随时查看信息，随时完成审批，实现电脑端和移动端一体化。

智库时代

练活动、就业资讯推送服务的选择上更有自主权。

（五）定制化的就业帮扶措施

高职院校学生的自信度普遍不足，在职业规划和就业选择上也存在自卑心理，而对于在学习、家庭、身体方面存在问题的就业困难学生，心理防线更加“不堪一击”。因此，对于就业困难学生就业指导服务要充分调研、细致周到，通过调查摸底、建档立卡、个别推荐、求职补贴等手段有步骤地进实施帮扶措施，同时要充分保护学生的自尊心。高职院校学生的自我管理意识和能力普遍较差，这也是造成就业困难的重要原因之一。学校要提高学生自我认识同时有效监管，充分利用线上指导、线下训练等方式，组织就业困难学生开展有计划、有步骤的职业生涯规划，有效提高职业能力和素养。

（六）可适应的就业能力培养

我国经济正处于转型升级阶段，一些传统支柱产业产能过剩，新兴产业缺少匹配的人才输出，中小企业生存压力较大，这些因素传导至高校带来毕业生就业压力，虽然高职院校的人才培养较贴近市场需求，但依然对学生的就业选择和职业适应能力提出了挑战。高职院校学生普遍动手能力较强，但较缺乏自主学习和自我管理能力，就业适应能力较差。

因此，高职院校应在就业指导课程中设置专门模块，利用线上平台布置课后实践作业，吸引更多的学生参与相关主题的就业训练活动，充分利用校企合作、实习实训等实践机会全面提升学生的职业适应能力。

（七）数据化的就业指导载体 对于高职院校就业指导，大数据使精准就业指导服务成为可能。高职院校可通过基础数据收集汇总和整理，深入分析学生的个

智谋方略

性化特征，协助学生规划其生涯发展前景，精确匹配用人单位的需求信息，精准推荐就业指导信息与服务。

【作者简介】王雅静（1976-），男，助理研究员，研究方向为就业创业指导。

【基金项目】本文系天津职业大学培育项目“高职院校毕业生就业需求研究”的研究成果,（项目编号：20122103）。

【参考文献】

[1]李桂贞.大数据视域下高职学生的就业匹配性探究[J].教育与职业,2019(12):68-71.

[2]姚晓辉.高职院校学生职业生涯规划与就业取向分析[J].教育与职业,2018(20):81-83.

[3]李秀华.基于就业导向的高职学生职业素养教育的研究[J].石家庄铁路职业技术学院学报,2018(1):101-104.

（上接第60页）高了为师生服务的质量。

（四）转换工作方式，增加灵活办公在智慧校园的大背景下，高校的服务管理和教学办公向一体化方向不断发展，OA办公自动化系统也正改变着原有的工作方式。师生办理业务原本需要到办公室上交表单、提出申请，在OA中取而代之的是可以在系统中直接填写表单，然后提出申请等待处理。

对于工作人员而言，在系统中读取到所负责的待处理事项时，即可立即办理。经过确认后，流程按照设计好的顺序到达下一审核部门，等待确认。

最终流程结束后，提出申请者立刻得到消息提醒。

因此，一个流程的流转完成就代表本次提出申请者的事项办结。与之前传统办公方式对比，即使负责审核人出差外出时，也可在移动端进行操作，增加了办公的灵活性，提高处理解决事项的效率。

当然，在OA办公自动化系统给高校办公带来以上优势的同时，也要加强对办公人员特别是各部门OA系统管理人员的业务培训，熟悉掌握电脑端和移动端的操作技术；还要保证系统数据的安全性，涉密文件不在系统中进行传阅；并且相关部门要定期对系统的使用情况进行检查和监督，确保系统对高校的工作提供最优质的帮助。

四、OA办公自动化系统未来的发展趋势

在高校信息化建设的过程中，建立OA办公自动化系统是提升学校管理水平和办学质量的有利方法和有效途径，也是建设智慧校园的重要组成部分。在OA系统的发展中，各高校要明确自身的发展需求，细化完善流程、持续发展管理、不断创新内容，带动学校教育、教学、科研、管理更好发展。未来，OA办公自动化系统势必以其智能化、个性化、平台化的特点，为高校的发展产生更加积极的影响，为智慧校园的建设提供更加优质的选择。

【作者简介】时小凡（1990-），女，硕士研究生，助理工程师，研究方向为高校行政办公管理。

【参考文献】

[1]周畅．高校“互联网+智慧校园”技术发展和应用策略[J]．智库时代，2019（7）．

[2]周萌，任晓霞，张鸣之.OA系统在事业单位应用的现状分析[J].办公室业务, 2015(23).

[3]张炜.浅议高校办公自动化系统建设的条件和成效[J].图书情报导刊, 2008,18(9).

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政治素质、理论水平和业务能力的理论知识、管理知识、法律知识、业务知识学习和党性锻炼外，高职教育的特点还决定了广大师生要加强职业精神的培养。“弘扬劳模精神和工匠精神，营造劳动光荣的社会风尚和精益求精的敬业风气”，劳模精神和工匠精神是社会主义核心价值观的重要内容，也是高职教育人才培养的本质要求。劳动模范是劳动者的楷模，工匠精神是劳动者的品质，劳模精神和工匠精神要进高职院校党校课堂，进思想政治教育教材，使劳模精神、工匠精神进教材、进课堂、进头脑，引导师有其德、生敬其业，将“劳动光荣”“精益求精”内化于心、外化于行。

【作者简介】王亮成（1987-），女，讲师，研究方向为学生思想政治教育和党建研究。

【基金项目】本文为湖南化工职业技术学院2019年度院级党建研究专项课题“项目导向的高职院校党的建设对社区基层党建的示范作用研究”（课题编号：HNHYDJ201909）阶段性成果。

【参考文献】

[1]*.在全国高校思想政治工作会议上强调把思想政治工作贯穿教育教学全过程开创我国高等教育事业发展新局面[N].人民日报,2016-12-9.

[2]李君如.深刻领会十九大报告的精髓和要义[N].新华日报,2017-11-15.

[3]沙招友,周继超,聂羽西,等.构

建高校思想政治工作的合力育人机制[J].中国高等教育,2018(9):46-48.

[4]崔昌华.高校党建统领一体化育人体系论析[N].海南日报,2018-8-15.

[5]中共教育部党组关于高校党组织“对标争先”建设计划的实施意见,2018.

[6]曾志刚,张麦秋,黎敏娜,王亮成.论新时代高职院校党组织“对标争先”建设的几个关键举措[J].中外企业家,2018(8):221-222.

[7]黎敏娜,张麦秋,曾志刚,王亮成.以“五化”建设提升高职院校党支部建设质量[J].中外企业家,2018(8):209-210.

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