第一章 采购流程
一、目的
加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。 二、材料采购流程
第一条 申请单的填写、递送
施工班组长依据存量管理基准、用料预算，参酌库存情况填写《材料采购申请单》，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经施工员及项目经理审核签字后并编号，送交施工现场材料员。
第二条 确定采购地点
施工现场材料员把采购申请单传回总公司采购部门，总公司采购依据以下几项条件确定本次采购在施工所在地进行还是在深圳总部进行：
1、 本次采购金额
≥5000元的，由深圳总部采购
＜5000元的，施工现场采购，但价格需事先交由总部采购部审核。 2、 价格优势
经总部采购部审核双边价格后，将采购任务下达给价格低的一边。
3、特殊材料
对于一些施工现场所在地无法购得的材料，由总公司采购部门采购。
第三条 采购询价、比价
确定好采购地点后，采购员根据预算部提供的采购限定价和限定数量来审核材料单价和数量，寻找三家以上合格供应商进行比价，采购原则为价低者得。同时采购人员将每个合格供应商的资料录入公司供应商库。
第四条 采购合同的签订
供应商选定好以后，双方签定合同，合同需走合同评审表流程。合同商谈中应注意以下
几点：
1、 无预付款。如果实在不能做到，预付款比例不能超过20%； 2、 预留质量保证金。出货后，预留至少5%--25%的质保尾款； 3、 尽量延长付款周期；
4、 确保单价及数量在受控范围之内；
5、 若合同金额超过5000元，必须付款至对方的对公账户，严禁个人账户或支付现金。
第五条 材料生产过程的监控及材料验收
合同签订后，供应商开始生产。在整个生产过程中，相关采购人员必须全程进行监控，确保品质及交货期。供应商发货前，相关采购人员必须验货，确认品质无误后才能发货。
第五条 物流
材料生产完毕后，采购人员负责妥善安排物流，确保材料保质、保量按时运输至施工现场。
第六条 付款流程
1、资料齐全：
申请付款时，必须附上以下几项资料方可付款： （1）采购合同、发货明细清单；
（2）收款收据或者发票、且收款方户名必须与合同方一致；.
（3）付款前，相关采购员须在请款单上明确货物已验货合格、数量已经核对清楚； 2、付款流程：
（1）总公司付款流程：采购员提交付款申请-------采购部负责人审核-------财务审核------总经理审批--------董事长审批，整个流程经手人为采购员。
（2）施工现场付款流程： ① 金额在项目经理的授权范围内
采购员提交付款申请----采购部负责人------现场财务审核----项目经理审批 ② 金额大于项目经理的权限范围的
采购员提交付款申请----现场财务审核----项目经理审批----采购部负责人----财务部负责人审核-----总经理审批-------董事长审批
第二章 岗位职责
一、班组长
班组长必须按需进料，根据施工进度调整进货数量，原则上用多少进多少，不可多进。《材料采购申请表》应填写规范。班组提交材料购买申请后，采购员、施工员及项目经理必须严格审核，务必确保现场材料不能发生多进的情况；一旦发生此类状况，给公司造成损失的，由班组承担40%，项目部项目经理、施工员、采购员承担15%。
二、采购人员
1、货比三家：采购员在签订采购合同前，必须做到货比三家，即至少需要3家以上的合格供应商报价，并遵循价低者得的原则。未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员做出书面说明，并责成其下次改正。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员除承担相应损失外，另处以受贿金额十倍的罚款，并责令其下岗。
2、力争优惠的付款方式：采购人员在商谈合同条款时，须尽力达成对我司有利的付款方式，具体注意以下几点：
（1）无预付款。如果实在不能做到，预付款比例不能超过20%； （2）预留质量保证金。出货后，预留至少5%--25%的质保尾款； （3）尽量延长付款周期；
（4）确保单价及数量在受控范围之内。
（5）若合同金额超过5000元，必须付款至对方的对公账户，严禁个人账户或支付现金。 3、验厂、验货：采购人员在合同签订前应进行验厂。生产过程中须全程进行监控，确保品质及交货期。供应商发货前，相关采购人员必须验货，确认品质无误后才能发货。
4、三证齐全：出货前，主材需索要三证（产品合格证、质量保证书、出厂检测报告)，产品质量检验报告须加盖红章。
5、运输：材料出货后，采购人员须妥善安排物流，保质、保量、按时将材料运送至施工现场。
6、入库：材料到达现场后，妥善交与仓管员，办好入库手续。
三、项目经理、施工员
1、审核《材料采购申请单》：审核班组下的单，确保采购单正确无误；
2、控制采购总量，确保现场材料不能发生多进的情况；一旦发生此类状况，给公司造成损失的，由班组承担40%，项目部及采购部承担15%。
本制度自发布之日起执行，自本制度执行之日起，原有相关规定同时废止。
深圳文韵装饰设计工程有限公司 2011.8.11
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