简析撰写英语商务信函的礼貌原则

简析撰写英语商务信函的礼貌原则

作者：孟玥

来源：《科学导报·学术》2017年第11期

摘 要： 在第二次世界大战之后，世界经济体系便趋向于一体化，这使得各国之间经济贸易往来不断。在对外贸易交往中，最重要的便是双方合作伙伴之间的沟通与交流，这也是越来越多的人开始学习并重视英语的原因。在掌握一定英语基础后撰写英语商务信函还应该注意一些基本原则与撰写技巧，其中很重要的一项基本原则就是礼貌原则，一份合格的英语商务信函是双方合作伙伴之间长期友好合作的基础，信函中体现出的礼貌能够让对方看到我方的重视程度以及综合实力以促进双方实现共赢。因此，礼貌原则在英语商务信函中的作用不容小觑，我们应该重视礼貌原则在经济交往中的重大作用。

关键词： 经济贸易交往；英语商务信函；礼貌原则；撰写技巧 【中图分类号】 G40 【文献标识码】 B

【文章编号】 2236-1879（2017）11-0047-02 1 引言

我们现代社会越来越强调文明、礼貌，八荣八耻中也有明确指出文明、礼貌的重要性，那么在商务贸易交往中，我们同样需要文明与礼貌来给合作伙伴树立一个良好的企业形象。在商务贸易交往中，合作双方很有可能会因为时间、距离等原因不能进行面对面的交谈商讨，只能通过商务信件进行沟通，那么一个企业的形象在这种情况下就只能在商务信函中体现出来。 2 商务英语信函撰写的基本原则 2.1 礼貌原则。

在英语商务信函中，体现在书面上的谦辞以及礼貌用语等还不足以表达礼貌，最重要的一点还是本着为对方着想的态度，将这种态度体现在英语商务信函中的每一句话中。与此同时，在英语商务信函中使用的语言尽量平和不能过于激烈或者是含有不礼貌、轻蔑的感觉。在双方进行贸易交往合作的过程中，礼貌原则是最基本的道德守则，我国也是礼仪之邦，自古以来我国的文明礼仪都位于世界前列，因此，我们在与外国友人进行贸易往来的过程中，在意思的表达上应该十分委婉且准确，随处体现我国的文明礼仪。在礼貌原则的基础上，将我方想要表达的意思准确、无误的传达给合作伙伴，让我们的合作伙伴看到我们的诚意以促进双方合作顺利进行，保证我国对外经济贸易长期顺利发展。

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2.2 完整、清楚、简洁原则。

书写英语商务信函的目的就是将商务信息说清楚并且说完整，将商务合作中的情况与问题反馈给对方，这是我们英语商务信函中要表达的最主要内容，一份不能完整、清楚表达我方观点与意思的英语商务信函不是一份合格的答卷。由于涉及商务信息，英语商务信函中的内容要全面，因此就要求语言要精炼且准确、简洁以达到言简意赅的效果。由于我们写的是以英语作为媒介的商务信函，因此就要求我们对英语有熟练的掌握：如何准确用语、如何注意停顿、如何用最简洁的句子将我们的意思进行完整的表达……这样的语言会让读者清楚明了并且在短时间内就明白、读懂这封英语商务信函要表达的意思，避免商务合作伙伴将很多时间浪费在对英语商务信函内容的理解上，语言简洁大方也有利于企业形象的树立，让合作伙伴意识到我们的工作效率之高。

2.3 具体、正确原则。

面对比较繁多的货物信息，货物的型号、价格、日期等协调非常复杂的局面，我们自身应该树立一个认真负责、不怕麻烦的态度，将准确并且具体的信息传递给我们的合作伙伴，那么在英语商务信函中就应该对货物商品的具体信息进行具体、正确的说明，只有这些基本信息准确无误，才能保证经济贸易双方的沟通达到高效率且真实的效果，保证全部货物的正常流通、运行。对于运用在英语商务信函中的语言，也要保证正确性，要求每一个语法、语句以及拼写都十分准确不得有些许失误，对于一些看起来非常小的失误来说，它们在一些体察入微的人眼中就是衡量对方的态度好坏以及能力强弱的“试金石”，一个小小的失误也许就会决定这项贸易是否能够正常、顺利进行。与此同时，英语商务信函的撰写还应该对一些商业上的习惯性用语有正确的理解以方便在日常商务信函中的应用，同时也方便我们在接收英语商务信函的时候对于一些专用词语有较好的理解，能够在短时间内毫不费力的读懂对方的意思，为商务贸易的顺利进行争取到更多的时间。 2.4 体谅原则。

没有两块棱角凹凸都十分吻合的玉佩碎片，都是经过不断的打磨慢慢的实现融合的，人与人之间的感情是这样，企业与企业之间的贸易合作也自然是这样。在合作的过程中会遇到大大小小许多的问题，遇到问题之后合作双方一定要以最积极的态度去相互沟通以解决问题实现共赢。而在沟通的过程中，并不能各说各的，不顾他人的立场与感受，在与合作伙伴进行商务沟通时要站在对方的角度去思考问题，多为对方提供便利以促进双方有效沟通，在书写具体英语商务信函的时候要将我方想象为对方，时刻想着对方有什么需求与顾忌之处以通过最合理的方式将我方的意思传达给对方。相信对方在接收我方英语商务信函之后也能够体会到我方的诚意，明白我方已经对这项商讨内容进行了最大的让步与努力。这样一来，我们的合作伙伴也会体谅我们，最终实现双方共赢的局面。 3 撰写商务英语信函的礼貌原则

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3.1 礼貌原则的含义。

作为语用学早起的主要研究成果之一的礼貌原则是人们对交际过程中做出的反映，在人们不断的探索中我们发现，人与人交往之中表现出的交流方式都是受某种语言原则的驱使而进行的，这种语言原则便是礼貌原则，在这种原则的影响下，人与人之间的交谈表现的尽量不失优雅，避免用不礼貌的方式表达、交流。 3.2 礼貌原则所遵循的准则 3.2.1 一致性准则。

从“一致”一词语我们可以看出，一致性原则追求的是和他人之间的一致性，在贸易合作双方的交流中，我们应该尽量缩小我方与对方之间的差异，在有分歧的问题上着重降低这种分歧的程度以促进双方都能够有所收益。在决策涉及不到我方核心利益的时候采取部分同意甚至是完全同意的态度，假使我方不得一而再再而三的做出同意决策，那么可以采取转移注意力的方式取得我们在英语商务信函沟通中的相对一致性以促进双方继续友好协商。 3.2.2 宽容性准则。

在进行贸易交往的过程中，不可避免会出现一些利益分割多少的问题，贸易双方付出的人力、物力都是各说各的，自然都会想要得到的利益较多一点，但为了促进长期的合作，我们在撰写英语商务信函的时候需要对对方提出的问题给予比较宽容、慷慨的回应，尽量减少有利于自己一方的观点而多多去关注对方观点甚至是增大有损于我方的观点以表达对对方的礼貌。对方在收到信函之后也会体会得到我方的慷慨与宽容进而也会做出适当让步，从而达到双方的一个比较合理的利益共赢。 3.2.3 尊敬性准则。

任何的交易往来都是建立在互相尊重的层面上的，在英语商务信函中我们要减少有损于对方合作伙伴的观点，以最尊敬的态度去进行贸易往来协商。假使在双方贸易交往过程中我们互相都不顾及对方的感受与颜面，在解决问题的时候揭对方伤疤而进行交谈，这样势必会使得对方对我们产生不好的印象从而把事情推向难以解决的地步，即合作双方都争得面红耳赤而草草结束合作关系，这不仅仅会影响企业的利益受损，而且对企业形象、国家形象都会产生不利的影响，久而久之，或者是这种事情发生的次数多了，也将对我国继续在世界经济中的活跃发展产生不良影响。因此，我们要在英语商务信函中遵守“尊敬性准则”以礼貌待人。 3.2.4 赞美性准则。

我们都知道，赞美人的话可以让人感觉到温暖，我们在与人交往时要本着“赞美性准则”的态度，这样才能维持良好的人际关系。在国内外经济贸易交往中也同样是这样，双方之间存在经济利益联系，并且希望各自都能够获得自己所需要的利益，那么就需要增大对合作伙伴的赞

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美以达到实现合作尽快顺利完成的目的。假设双方贸易交往中的某项工作我方希望对方来完成，那么可以在这一方面赞美对方，夸赞其在这方面的成就，指明这项工作由合作伙伴完成的话会有怎样好的效果，在这个过程中，适当指出我方做这项工作的话完成情况会不如对方完成得好，如此一来，对方会很乐意完成此项任务工作，这样不仅为我方争取了更多时间和精力去完成别的事项，还有利于双方合作的这项工作顺利、和睦的完成。但是在英语商务信函的书写内容中不宜过于夸张的赞美，会显得浮夸。因此，在英语商务信函中恰到好处的赞美对方是非常重要的。

3.2.5 理解性准则。

在经济贸易交往过程中，不可避免的会出现一些让我们都很烧脑的大大小小的问题，在我们的合作伙伴遇到棘手的问题的时候，我们应该表示理解，在合作伙伴遭遇窘境的时候，我们应该表示理解与同情，甚至可以通过“现身说法”来说明自己也有过同样的问题和遭遇，可以将自己的一些经验分享给对方。这样一来，会更加容易让对方接受我们，从心底里里觉得合作双方都是同一条船上的人，进而促进双方的信任度的提升，这对商务贸易交往的长期有效进行十分有利。

4 商务英语信函中礼貌词汇及语句撰写技巧

4.1 积极词汇。在英语商务信函的书写过程中，通篇用词都应该是比较礼貌、委婉的，这样能够为这份英语商务信函增添许多礼貌色彩。英语词语中的礼貌用词在商务信函中表示的意思是十分积极向上的，并且能够给人愉快的感觉，比如英语商务信函中“很乐意”、“很荣幸”等词语，这让人读起来感觉自己十分受尊敬，促使我们的合作伙伴能够继续读下去，去了解具体的我们要表达的意思、了解我方的真正的工作实力，这是对方了解我方的一个起点，而这些词语在这封英语商务信函中体现的是一个引导者或者是铺垫者的作用，这些相似的词语的运用能够增加我们的情感色彩，给对方以积极、礼貌的感觉，进而树立起我方的积极向上并且谦虚的形象，有利于贸易双方以后还能够有长期的合作，这是一个很简单而又有效的铺垫作用。 4.2 模糊用语。我们都知道，当我们不想要说明详细情况的时候、不能传达具体信息的时候或者是不方便提供更多信息的时候，模糊用语可以起到自我保护的作用。与此同时，只要运用得当，模糊用语在英语商务信函中不仅能够体现出我方的礼貌，而且能够实现劝导对方的目的，在不同的情况下有不同的作用。

模糊用语在英语商务信函中起到的作用有的时候是积极的，有的时候是消极的。在一份以“和谐”为主题的英语商务信函中，较多的出现一些模糊用语会使人愉悦，能够将气氛调动起来；而在一份以“合作”为主题的英语商务信函中，模糊用语会扰乱读者对重点信息的捕捉，因为在这类英语商务信函中，读者最想要了解的就是对方想要传达的最直接的意思，英语商务信函中的一些模糊用语都是多余的；在以“竞争”为主题的英语商务信函中，我们可以通过一些模糊用语将我们要推销、介绍产品的说服力大大提升以促进读者对这个产品的了解并增加了解欲望。

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5 结语

全球经济一体化对于各个国家来说都是一样的，是机会与挑战并存的，我们既得到了与外界接触的机会，也需要在世界大市场中争取机会，而机会的争取需要良好的沟通，这就使得礼貌原则在英语商务信函中起着越来越重要的作用。在英语商务信函中尽可能合理的使用礼貌性语言能够让对方感受到被尊重，促使对方愿意与我方进行进一步的沟通与合作，从而有助于我们对外贸易的长期进行。一份简简单单的英语商务信函，它表达的不仅仅是书信中简简单单的几个数字，还代表着背后那些不为人知的刻苦与努力；它代表的不仅仅是我国的一个企业的形象，还代表着我们国家的文明礼仪的形象。只有我国的企业形象得到更多的国家的认可，我们才能够有机会在世界经济发展中得到长足发展，为我国更多的企业搭建一个更高、更好的平台去进行对外贸易。因此，我们应该重视英语商务信函中的礼貌原则，让我国的优秀传统文化在任何方面都得到很好的弘扬。 参考文献

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