前台行政岗位说明书

西安雄智信息技术有限公司

职位说明书（临时）

职位标识 职位名称 定员人数 行政前台 1 维护公司对外形象，有效完成外来宾客的接待、引导工作。做好办公用品管理、物业费交纳、通讯费交职位目标 纳、传真及复印的管理、物业维修协调等事务性工作。做好考勤管理监督、值班安排及督促工作，做好是日常行政事务的处理。 岗位职责 来宾接待 工 作 描 述 1. 注重自身形象，维护公司形象，做到职业化、专业化 2. 负责外来客户的前台接待、登记和引导，做到主动、大方、热情、有序 1. 负责总机电话的接听和转接，使用公司标准电话用语“您好，雄智信息”，声音清晰、态度和蔼，转接电话及时、准确，对未能联络上的记录在案并及时转告 2. 进行公司领导电话筛选、过滤工作，做好公司内部信息的保密工作 1. 协助上级做好员工的考勤监督工作，做到严格、公平、公正 衡量标准 电话接转 考勤管理 2. 负责统计公司员工的考勤记录，做到准确无误 3．负责做好外出人员的登记 1. 负责考勤类表格、出门证等行政管理类表格的打印、保管及发放 2. 负责制订公司员工通讯录，并及时更新，定期打印送人手一份 行政文秘 3. 按照上级指示，进行公司行政文书、通知的撰写 4. 配合公司进行文件的打印、复印、装订等工作 1. 负责与办公用品供应商的联系、询价、比较筛选和更换 办公用品2. 负责制订公司办公用品采购计划，报批并执行 管理 3. 根据计划单，进行合理采购（尽量减少外出采购次数），相关费用的报销 4. 负责办公用品的保管及发放，造册登记 1. 做好传真收发、传递、登记工作，拒绝收发私人传真 传真、复印2. 负责打印、复印内容的监督工作，节约纸张、指导员工正确使用设备 管理 3. 负责打印机、复印机、传真机的保养与维修协调工作 4. 严格遵守公司的有关保密制度，做好打印、复印、传真的保密工作 1. 负责公司固定电话等通信费用的缴纳，与相关单位保持良好的关系 根据制度要求，做好通讯监督工作，严禁拨打信息台 建立通畅的预订渠道，合理筛选、调配和更换预订机构 负责做好公司出差人员的票务预订工作 通讯管理 2 1. 2. 预订业务 3. 负责公司饮用水的预订，水票的管理工作 4. 5. 负责公司签约酒店的联系、预订，每年进行签约酒店的更新 严格遵循公司应用规范，按其要求进行员工名片的印制工作，登记与报销 1. 做好公司总部及各外地区域的后勤保障工作，保持办公物业、水电、环境保洁、动力、维修、电话、网络、消防、票务、商务酒店、物资采购、供应等渠道畅通 2. 负责公司防火、防盗、防漏电等安全责任管理，定期进行安全检查，不定期进行抽查，确保全年安全事故为零 后勤保障 3. 负责公司固定资产的统一规划、购置、调配的监督工作 4. 负责安排公司节假日的值班安排工作 5. 负责办公区环境布置、卫生清洁的监督工作，定期进行卫生检查 6. 负责公司办公花卉及鱼缸的管理 1. 协助人力资源部做好企业文化建设工作 文化建设 2. 负责监督、管理内网管理员的内网维护工作，对内网管理负主要领导责任 3. 丰富员工业余生活，负责公司各类文娱活动的组织、筹备 临时工作 完成领导交办的其它临时工作 一、电话转接是否及时准确，是否礼貌用语，来宾接待及引导过程中，是否维护公司形象 二、办公用品采购、发放是否有效控制，办公费用是否节约 三、行政文书是否准确、合理，能否及时归档 四、对传真、打印是否做到保密及监督登记 五、各种预订工作是否及时有效 六、办公环境是否整洁卫生，后勤保障有无漏洞 七、安排的工作是否及时有效的处理和反馈 八、工作态度，和细心度 工作权限：考勤违纪处罚执行权；办公用品采购、管理权；传真、复印、打印监督权 考核重点 工作职权 费用权限：办公费用使用权 人事权限：无

岗位责任人： 直接主管：